Una guía para usar Autocompletar y Flash Fill en Microsoft Excel

En la aplicación Microsoft Excel, es posible que haya encontrado las funciones Flash Fill o AutoFill. Estas dos características ayudan a reducir el tiempo que lleva completar la entrada de datos en tareas en una hoja de cálculo. Sin embargo, no los confundan entre sí e intenten usarlos indistintamente.

Ambas funciones de Relleno pueden detectar y repetir patrones de datos. Sin embargo, mientras que Flash Fill puede detectar, repetir y realizar ajustes a un patrón de datos de acuerdo con entradas anteriores del usuario, AutoFill no puede. Sólo detecta y repite patrones. Por lo tanto, cuanto más complejo sea su patrón de datos, es menos probable que pueda utilizar Autocompletar. A continuación se explica cómo utilizar ambos en Excel.

Cómo utilizar Autocompletar en Microsoft Excel

La función Autocompletar de Microsoft Excel es adecuada para llenar celdas con datos que siguen un patrón o secuencia simple. También puede usarlo para llenar celdas que dependen de datos de otras celdas pobladas. Por ejemplo, si tiene números (1,2,3) o días de la semana (lunes, martes) en una celda, Autocompletar puede ayudar a completar la siguiente aparición de la serie.

Al mismo tiempo, si solo desea repetir los mismos datos en varias celdas, Autocompletar puede ayudarlo. Estas son las diferentes formas en que puede utilizar Autocompletar en Microsoft Excel:

Para rellenar celdas automáticamente con los mismos datos

Si desea replicar los mismos datos en las celdas de su hoja de cálculo de Excel, en lugar de copiar y pegar, Autocompletar es una opción más rápida. He aquí cómo hacerlo:

Paso 1: Haga clic en el botón Inicio en la barra de tareas y escriba Excel para buscar la aplicación.

Paso 2: De los resultados, haga clic en la aplicación o documento de Microsoft Excel para abrirlo.

Paso 3: En la hoja de cálculo de Microsoft Excel, ingrese una muestra de los datos que desea replicar en las celdas. En este caso, usamos los días de la semana como ejemplo y ingresamos el lunes en una celda.

Paso 4: Coloque el cursor en la celda con la entrada de datos y haga clic en él para que se muestre un borde alrededor de la celda.

Paso 5: Mueva el cursor a la parte inferior derecha de la celda hasta que vea un + signo que representa el controlador de llenado.

Paso 6: Arrastre el controlador de relleno a la siguiente celda y Excel la completará. Tenga en cuenta que cuando trabaje con datos con un patrón conocido, por ejemplo, días de la semana, cuando utilice Autocompletar, Excel completará las celdas con el siguiente elemento de la serie. Si esto sucede al intentar simplemente replicar datos, continúe con el Paso 7.

Paso 7: Después de usar el controlador de relleno, verá la ventana emergente del icono Opciones de autocompletar. Haga clic en el icono.

Paso 8: En las Opciones de autocompletar que se muestran, seleccione Copiar celdas. Esto garantiza que a medida que continúa usando el controlador de relleno en las celdas, sus datos se copian y no se completan como una serie.

Paso 9: Arrastre el controlador de relleno a la siguiente celda para continuar copiando sus datos.

Para llenar una serie

Si tiene una serie o secuencia simple que desea completar en celdas, Autocompletar puede realizar la tarea por usted. Así es cómo:

Paso 1: Haga clic en el botón Inicio en la barra de tareas y escriba Excel para buscar la aplicación.

Paso 2: De los resultados, haga clic en la aplicación o documento de Microsoft Excel para abrirlo.

Paso 3: En la hoja de cálculo de Microsoft Excel, ingrese una muestra de los datos que desea replicar en las celdas. En este caso, usamos los días de la semana como ejemplo y ingresamos el lunes en una celda.

Paso 4: Coloque el cursor en la celda con la entrada de datos y haga clic en ella para que se muestre un borde alrededor.

Paso 5: Mueva el cursor a la parte inferior derecha de la celda hasta que vea un + signo que representa el controlador de llenado.

Paso 6: Arrastre el controlador de relleno a la siguiente celda y Excel la completará.

Paso 7: Para ver otras opciones de relleno, haga clic en el icono Opciones de relleno automático.

Paso 8: Selecciona el tipo de relleno que deseas entre:

  • Serie de relleno
  • Rellenar solo formato
  • Rellenar sin formato
  • Llenar días
  • Llenar los días laborables

Tenga en cuenta que los días de llenado y los días de la semana de llenado solo aparecerán si su entrada de datos inicial tiene que ver con los días de la semana. Si su entrada inicial tuviera que ver con los días del mes, habría visto la opción Completar meses.

Cómo utilizar el relleno flash en Microsoft Excel

La función Flash Fill de Excel es adecuada para rellenar celdas con datos que siguen un patrón o secuencia compleja. Por ejemplo, si intenta dividir datos en varias columnas o combinar datos de varias columnas en una sola. Siempre que tenga una muestra de lo que desea y coherencia en los datos, Flash Fill puede ayudarlo a replicar la información en varias celdas.

Estas son las diferentes formas en que puede usar FlashFill en Microsoft Excel:

Para dividir datos en columnas

Si estás intentando dividir números, fechas o cualquier forma de texto en diferentes columnas, aquí te explicamos cómo hacerlo:

Paso 1: Haga clic en el botón Inicio en la barra de tareas y escriba Excel para buscar la aplicación.

Paso 2: De los resultados, haga clic en la aplicación o documento de Microsoft Excel para abrirlo.

Paso 3: En la hoja de cálculo de Microsoft Excel, asegúrese de tener los datos para dividir en una columna. Además, cree otra o varias columnas para los datos que desea dividir. En este caso, usamos fechas como ejemplo e intentamos dividirlas en las columnas de días, meses y años respectivamente.

Paso 4: Ingrese un ejemplo en las siguientes columnas donde desea dividir los datos. Es decir, cómo desea dividir los datos.

Paso 5: Haga clic en una columna que contenga uno de sus nuevos conjuntos de datos de muestra.

Paso 6: En la cinta de Excel, haga clic en la pestaña Datos.

Paso 7: Dentro del grupo Herramientas de datos, haga clic en Relleno flash y Excel replicará el mismo patrón para las otras filas. Alternativamente, puede hacer clic en el método abreviado de teclado Ctrl + E para usar Flash Fill.

Paso 8: Repita esto para las otras columnas que tenga hasta que todas las columnas estén completas.

Para combinar datos en una columna

Si está intentando combinar números, fechas o cualquier forma de texto en una columna, aquí le mostramos cómo hacerlo con Flash Fill:

Paso 1: Haga clic en el botón Inicio en la barra de tareas y escriba Excel para buscar la aplicación.

Paso 2: De los resultados, haga clic en la aplicación o documento de Microsoft Excel para abrirlo.

Paso 3: En la hoja de cálculo de Microsoft Excel, asegúrese de tener las columnas con los datos que desea combinar. Además, cree otra columna para albergar la nueva combinación de datos. En este caso, estamos usando nombres como ejemplo e intentamos tener la función Nombre y Apellido en una columna de Nombre.

Paso 4: En la columna donde desea combinar los datos, ingrese un ejemplo. Es decir, cómo desea combinar los datos.

Paso 5: Haga clic en el método abreviado de teclado Ctrl + E o haga clic en el botón Relleno rápido en la pestaña Datos de la cinta de Excel para rellenar rápidamente las otras celdas.

Usando Autocorrección y Autocompletar en Excel

Otras dos funciones de Excel, como Flash Fill y AutoFill, que se confunden entre sí son Autocorrección y Autocompletar. Estas dos características son diferentes ya que tienen diferentes propósitos. Sin embargo, ambos ayudan a ahorrar tiempo en la entrada de datos.

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