Los 8 mejores consejos de los equipos de Microsoft para usarlo como un profesional

Slack cambió el juego de mensajería desde su debut en agosto de 2013. Ha sustituido al correo electrónico para la comunicación interna de muchos equipos y organizaciones. Mientras tanto, los equipos de Microsoft superaron a Slack con más de 13 millones de usuarios al combinarlo con el servicio Office 365.

Además, se beneficia del sólido ecosistema de Microsoft construido a lo largo de los años. Si la configuración de su oficina u organización tiene la suscripción a Office 365, entonces la comunicación y la colaboración a través de los equipos se hace sin esfuerzo.

Echemos un vistazo a algunos de los mejores consejos y trucos para que los usuarios del equipo de Microsoft aumenten su productividad y la utilicen como profesionales.

1. Atajos de teclado

Los atajos de teclado pueden ahorrar mucho tiempo, especialmente cuando se utiliza una aplicación como Teams. Lo más probable es que lo utilice todo el día para comunicarse con sus colegas. Sólo hay dos atajos que debes recordar como principiante por ahora.

  1. / la barra oblicua hacia adelante revelará todos los comandos que puede dar utilizando varios atajos de teclado.
  2. /keys – una lista de todos los atajos de teclado que puede utilizar. La lista es bastante larga para que la compartamos aquí. Encuentre y recuerde los que le sean útiles.

Como se puede ver en la captura de pantalla, escriba estos dos accesos directos en la barra de búsqueda en la parte superior para encontrar lo que está buscando.

2. Nombre del grupo

El chat es una característica principal de los equipos de Microsoft, pero buscar una conversación en particular dentro de un canal puede ser difícil. Puedes resolver este problema dándole a esa ventana de chat o grupo un nombre significativo. Por ejemplo, si está discutiendo una nueva guía sobre el Producto A, puede nombrar la ventana de chat Product A Bugs. Facilita la búsqueda en el futuro.

Para ello, simplemente haz clic en el icono del lápiz en la parte superior de la ventana de chat para editarlo y, a continuación, dale un nombre. Sólo funciona para charlas en grupo y no para charlas privadas.

3. Reenviar correos electrónicos

En GT, apenas utilizamos el correo electrónico y la mayoría de las veces dependemos de Slack para comunicarnos entre nosotros. Funciona para nosotros, pero no significa que pueda eliminar completamente los correos electrónicos. Los correos electrónicos están aquí para quedarse. Microsoft lo sabe, y es por eso que permite a los usuarios reenviar correos electrónicos con archivos adjuntos a los canales de Team desde cualquier dominio de correo electrónico de la lista blanca.

No sólo eso, si hace clic en Configuración avanzada en la siguiente pantalla, puede controlar quién puede enviar correos electrónicos, y eso también desde dominios específicos, para reducir los correos electrónicos no solicitados.

4. Crear GIFs

Compartir los GIFs es divertido, pero crearlos lo es aún más. Me alegro de que los equipos permitan a los miembros crear sus propios GIF, permitiéndoles ser creativos y reducir el estrés para equilibrar las discusiones serias.

Teams integra Giphy, un popular destino GIF, para compartir tu obra de arte con otros miembros del equipo.

5. Bots

La automatización de las tareas repetitivas ahorra tiempo y los robots pueden ser útiles. Los equipos tienen un número de robots que puedes usar a tu favor. El bot Who es útil para encontrar a los miembros del equipo en toda la organización en función de sus funciones y responsabilidades. Por ejemplo, ¿quién es el principal comercializador del producto X?

Los bots actúan como miembros de un equipo, lo que significa que puedes chatear con ellos, hacerles preguntas y ellos responderán.

Otros bots incluyen Calendar bot para encontrar una vacante en su agenda, así como los calendarios de los miembros del equipo y la programación de citas, Polly para crear encuestas y recoger comentarios, y YellowAnt para conectarse con más de 40 aplicaciones para crear flujos de trabajo inteligentes.He aquí cómo puede crear sus propios bots.

6. Pestañas

Equipos viene con una característica única llamada Pestañas. Puede dedicar cada ficha a un único recurso, que puede ser un vídeo, un sitio web o una aplicación. Depende de lo que se quiera conseguir con él. Creo que es la mejor opción para las aplicaciones que quieras usar mientras trabajas con los equipos.

Las pestañas facilitan la gestión del flujo de trabajo y evitan que partes importantes del proceso se solapen. Por ejemplo, puede crear una pestaña para Trello para que todos los miembros del equipo puedan acceder a ella cómodamente. Sólo tienes que hacer clic en el icono + para elegir una aplicación. Tenga en cuenta que ya existe una pestaña para compartir archivos.

7. Añadir a favoritos

Una característica pequeña pero a menudo descuidada de los equipos es la opción de marcadores. En caso de que reciba un mensaje importante pero quiera volver a él más tarde, puede simplemente marcarlo y atenderlo más tarde.

Haga clic en el icono del menú junto al mensaje para hacerlo.

8. Lector de inmersión

¿Alguien compartió un documento con usted? En lugar de leerlo en su totalidad, puede utilizar la opción Lector Inmersivo para hacer dos cosas. Elimine todas las distracciones para que sólo el texto sea visible. Facilita la concentración en el documento o mensaje.

También puede escuchar el documento con las palabras resaltadas en tiempo real. Otra característica interesante es la traducción. Puede seleccionar un mensaje y traducirlo a más de 60 idiomas utilizando Microsoft Translator.

Trabajo en equipo todo el camino

Microsoft Teams es una herramienta de colaboración asombrosa, y no hay que pensárselo dos veces si ya está trabajando con otros productos de Microsoft como Office 365. Espero que algunos de los consejos que compartimos anteriormente le ayuden a ser más productivo.

El siguiente: ¿Se está descontrolando la bandeja de entrada de Outlook? Haga clic en el siguiente enlace para aprender a utilizar las reglas para administrar Outlook 365.

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