La era de compartir contenido a través de discos duros o pen drives ya ha terminado. Ahora, la gente utiliza los servicios en la nube para tales necesidades. ¿Y por qué no? Es conveniente, de fácil acceso, seguro y asequible. Microsoft OneDrive y Google Drive son dos ejemplos excelentes.
La forma más común de enviar los archivos y medios a través de un servicio en la nube es generando un enlace que se pueda compartir. Todos los principales proveedores de almacenamiento en nube ofrecen aplicaciones móviles con esa función incorporada y fácilmente utilizables, a menos que desee compartir algo confidencial. Ahí es donde OneDrive puntúa contra sus rivales.
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El año pasado, Microsoft anunció nuevas adiciones para proteger los enlaces compartidos antes de enviarlos a otros. Después de todo, no querrá convertirse en una víctima si la otra persona no tiene cuidado con el enlace que da acceso a archivos o medios confidenciales. En este post, hablaremos sobre cómo asegurar enlaces compartidos y utilizarlos en aplicaciones móviles y web.
1. Agregar protección con contraseña
Una de las características más solicitadas de OneDrive fue finalmente añadida por Microsoft. Ahora puede agregar una contraseña a un enlace de OneDrive antes de compartirla con otros. El destinatario tendrá que usar la contraseña exacta antes de acceder a los archivos en el enlace OneDrive.
No tiene que preocuparse de que ningún tercero acceda a los archivos de OneDrive sin acceso. Siga los pasos que se indican a continuación para acceder a él a través de la web de OneDrive.
Paso 1: Vaya a su página de OneDrive e inicie sesión con credenciales de Microsoft.
Paso 2: Elija los archivos o una carpeta que desee compartir.
Paso 3: Seleccione la carpeta y pulse sobre el botón Compartir en la esquina superior izquierda.
Paso 4: En el cuadro de diálogo Compartir, seleccione la opción Establecer contraseña.
Paso 5: Añada una contraseña al enlace y seleccione la opción Get a link .
Paso 6: Copie el enlace y compártalo con otros (necesitará compartir la contraseña con la persona que lo recibe para que pueda acceder a los archivos del enlace).
Desafortunadamente, la funcionalidad sólo está disponible en OneDrive Web y no en ninguna aplicación móvil o nativa de Windows 10. Aquí está la esperanza de que Microsoft agregue la opción a las aplicaciones móviles pronto para mayor comodidad.
2. Agregar un temporizador a los enlaces
Añadir un tiempo de caducidad a un enlace de OneDrive es otra forma práctica de asegurarse de que no se hace un mal uso de él. Después de un tiempo determinado, el enlace se apagará y no habrá ninguna acción cuando pulse sobre él. Aquí está cómo usarlo.
Para OneDrive Web, puede utilizar los pasos anteriores hasta que aparezca el cuadro de diálogo Compartir. Ahora, en lugar de seleccionar la opción de contraseña, puntee en el paréntesis del enlace de expiración y añádale un temporizador. El enlace generado expirará después de algún tiempo.
Ahora, para aplicaciones móviles, sigue estos pasos para añadir un temporizador.
Paso 1: Descargue OneDrive e inicie sesión utilizando los detalles relevantes.
Paso 2: Navegue hasta la carpeta, pulse sobre los iconos de tres puntos para seleccionar el botón Compartir.
Paso 3: Seleccione la opción Ajustes del enlace.
Paso 4: Activar la opción Añadir fecha de caducidad.
Paso 5: Añadir un temporizador para enlazarlo y copiarlo desde el menú de arriba.
A partir del ejemplo anterior, el enlace expiró el martes 5 de febrero, y utilizo esta función con más frecuencia ya que está disponible en todas las plataformas y no sólo en la web.
Para mayor seguridad, puede utilizar la opción de añadir contraseña y fecha de caducidad desde la página web de OneDrive. De esta manera el enlace estará protegido por contraseña y expirará después de un tiempo.
Note: En todos los ejemplos, he utilizado la aplicación OneDrive iOS para explicar el truco y como tanto OneDrive iOS como Android comparten la misma interfaz de usuario y los mismos elementos de diseño, la misma técnica se aplica también a la aplicación Android.
3. Use View Only Permission
Mucha gente se confunde entre las opciones `ver sólo y `editar mientras comparte el enlace. De forma predeterminada, OneDrive permite editar opciones en un enlace generado, lo que puede resultar problemático si alguien se mete con él.
Mi consejo sería usar la opción View only y, si es necesario, sólo permitir la opción de edición. Así es como se usa.
En el caso de OneDrive Web, desactive la opción «Permitir edición» en el cuadro de diálogo Compartir. De esta manera el servicio generará un enlace View only por defecto.
Para utilizarlo en aplicaciones para móviles, puntee en el menú de tres puntos, seleccione Compartir y elija la opción Ver sólo en el menú de la barra lateral.
Recuerde, la aplicación generará automáticamente un enlace editable. Por lo tanto, tendrá que seleccionar las opciones de sólo ver cada vez que comparta los archivos y medios de OneDrive.
4. Usar Biometría
Esta es la característica de seguridad más básica que todos deberían estar usando. Microsoft es compatible con todas las autenticaciones biométricas predeterminadas en Android (Fingerprint), iOS (Face ID) y Windows 10 (Windows Hello).
Diríjase a Ajustes> Seguridad y active la opción correspondiente. Por defecto, debe establecer una contraseña de 4 dígitos sólo en caso de que no pueda utilizar una opción biométrica.
Note: Si activa la opción Face ID/Passcode en la aplicación iOS de OneDrive, debe proporcionar permiso de lectura para garantizar que las carpetas de OneDrive aparezcan en la aplicación Archivos. De lo contrario, la opción biométrica bloqueará el acceso.
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No se preocupe
Muchos creen que subir archivos y medios a las plataformas de la nube es más fiable y de fácil acceso que almacenarlos en discos duros. Además, compartir es altamente personalizable con suficientes medidas de seguridad. Usando las opciones mencionadas anteriormente, puedes compartir el contenido subido de forma responsable y reforzar la seguridad al mismo tiempo.
Microsoft ha aumentado su seguridad para los enlaces compartibles, y es un cambio bienvenido. Me sorprende que Google aún no haya prestado atención a Drive.
El siguiente: ¿Sabes que puedes duplicar carpetas de Android en carpetas de OneDrive automáticamente? Lee el siguiente post sobre cómo usarlo usando la aplicación OneSync para Android.
