Consejos para usar el calendario de Microsoft Outlook

El calendario de Microsoft Office es parte de los productos de Microsoft 365 y no es un programa independiente. Para acceder al Calendario de Microsoft Office, debe utilizar Microsoft Outlook.

La integración de ambas aplicaciones hace que sea conveniente administrar su horario tanto desde una perspectiva digital como física. Sin embargo, si desea administrar mejor su calendario de Microsoft Outlook, debe probar algunos de los consejos a continuación.

1. Cómo configurar las horas de trabajo en el calendario de Outlook

Configurar sus horas de trabajo en Outlook garantiza que cualquier persona que vea su calendario conozca sus horas de trabajo disponibles. De esta manera, las citas y reuniones se establecen según los períodos disponibles.

Paso 1: Inicie la aplicación Outlook.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 1

Paso 2: Después de iniciar Outlook, haga clic en la pestaña Archivo.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 2

Paso 3: Haga clic en el botón Opciones.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 3
Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 4

Paso 5: En el menú de Hora de trabajo, ingrese los detalles de su Hora de inicio, Hora de finalización, Semana laboral, Primer día de la semana y Primer día del año.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 5

Paso 6: Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 6

2. Recreación de una reunión

Recrear una reunión es una forma de reservar una nueva reunión utilizando información de una reunión anterior. De esta manera, en lugar de ingresar manualmente los detalles de los asistentes a la reunión, la hora, la ubicación, etc., ahorra tiempo y esfuerzo al recrear una reunión anterior. He aquí cómo hacerlo.

Paso 1: Inicie la aplicación Outlook.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 7

Paso 2: Seleccione el ícono de Calendario a la izquierda de su pantalla

Consejos del calendario de Microsoft Outlook paso 8

Paso 3: Navega por tu calendario hasta la fecha de la reunión anterior.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 9

Paso 4: Haga clic en la reunión en particular, mantenga presionada la tecla Ctrl y arrastre la reunión a la fecha u hora en la que desea que tenga lugar la nueva reunión.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 10

Paso 5: Haga doble clic en la nueva reunión creada y todos los detalles relevantes se mostrarán como completados. Haga clic en Enviar para enviar la invitación.

Consejos del calendario de Microsoft Outlook, paso 11

3. Creación de una reunión desde un correo electrónico

Cuando reciba un correo electrónico sobre un evento y desee programar una reunión con el remitente del correo electrónico, siga los pasos a continuación.

Paso 1: Haga doble clic en el correo electrónico que utilizará para programar la cita para que se abra una nueva ventana.

Consejos del calendario de Microsoft Outlook paso 12

Paso 2: Haga clic en el botón de puntos suspensivos (…) a la derecha de la pantalla junto al nombre del remitente del correo electrónico.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 13

Paso 3: Seleccione la opción Reunión y esto debería abrir una nueva ventana de reunión.

Consejos del calendario de Microsoft Outlook, paso 14

Paso 4: El nombre o la dirección del remitente del correo electrónico ya deberían aparecer automáticamente en el campo Obligatorio. Sin embargo, deberá completar otros detalles, como el lugar y la hora de la reunión.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 15

Paso 5: Haga clic en el botón Enviar.

Consejos del calendario de Microsoft Outlook, paso 16

4. Navegador de fechas

Si desea obtener una vista de sus citas o reuniones durante una semana o un mes, el navegador de fechas en el Calendario puede proporcionarlo.

Paso 1: Seleccione el icono de Calendario a la izquierda de la pantalla de Outlook.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 17

Paso 2: En la parte superior de la pantalla, debería haber opciones para ver su Calendario para Hoy, Próximos 7 días, Semana laboral o Mes. Elija su vista preferida.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 18

5. Uso del lenguaje natural para reservar la hora de inicio de las reuniones

Al reservar una reunión o cita, puede optar por utilizar el navegador de fechas para ver su calendario para el período. Una alternativa al uso de la opción Navegador de fechas en Outlook es Natural Language. He aquí cómo usarlo.

Paso 1: En la pestaña Inicio en Outlook, seleccione Elementos nuevos.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 19

Paso 2: Seleccione Reunión o Cita según sus preferencias.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 20

Paso 3: En el campo de Hora de inicio en lugar de elegir una fecha del calendario, simplemente escriba una hora propuesta en palabras. por ejemplo, 7 semanas, Navidad, Acción de Gracias, etc. Outlook debería mostrar una fecha.

Consejos del calendario de Microsoft Outlook, paso 21

6. Visualización de varios calendarios

Si desea programar una reunión con personas en Outlook, puede ver sus calendarios para verificar el horario adecuado para programar una reunión o un chat. Sin embargo, esto depende de si se le ha otorgado permiso para hacerlo en Exchange o si la persona es parte de su organización. Así es como funciona.

Paso 1: Seleccione el icono de Calendario a la izquierda de la pantalla de Outlook.

Consejos del calendario de Microsoft Outlook, paso 22

Paso 2: En la parte superior de la pantalla, haga clic en la opción Abrir calendario.

Consejos para el calendario de Microsoft Outlook, paso 23

Paso 3: Si se le ha concedido permiso para ver el calendario a través de Exchange, seleccione Abrir calendario compartido. Sin embargo, si la persona pertenece a su organización, seleccione De la libreta de direcciones. Si tiene un enlace a un calendario en Internet, también puede seleccionar Desde Internet.

Consejos del calendario de Microsoft Outlook paso 24

Paso 4: Ingrese el nombre o enlace (dependiendo de la opción elegida) de la persona y seleccione Aceptar. Debería obtener una vista del calendario de la persona.

Consejos del calendario de Microsoft Outlook paso 25

Establecer respuestas fuera de la oficina

Los consejos anteriores deberían ayudarlo a administrar mejor su Calendario de Outlook. Sin embargo, no son exhaustivos, ya que hay otros trucos que puede realizar en Outlook, como configurar respuestas de fuera de la oficina y recordatorios en serie.