Cómo usar una lista personalizada para ordenar datos en MS Excel

Imagen a través de Flickr.

¿Qué es lo primero que te llama la atención cuando alguien habla de clasificación? Estoy seguro de que ascender y descender son dos palabras que le suenan. O quizá sea el ilustre sombrero de Harry Potter.

Imagen original a través de Flickr.

Aunque estos métodos han sido probados y son ciertos (el Sorting Hat nunca se equivoca), hay muchas otras maneras de ordenar los datos.Tomemos, por ejemplo, los datos de ejemplo que se muestran a continuación. Tiene tres columnas: Nombre, Departamento y Salario.

Mi jefe me pidió que ordenara los datos por Departamento . Su requerimiento no era ni ascendente ni descendente. En su lugar, quería que los datos se clasificaran en el siguiente orden.

Afortunadamente uso MS Excel para trabajar con conjuntos de datos. Y por lo tanto, pude entregar los resultados con muy poco esfuerzo y en muy poco tiempo. He aquí cómo puede utilizar la función y aplicar la ordenación personalizada en MS Excel.

Buen consejo: Otra poderosa característica de datos de MS Excel es la opción Filter . Lea nuestra guía para comprender mejor y aprender a utilizarla.

Paso 1: Seleccione el rango de datos que desea ordenar. Para mí fueron los datos mostrados en la muestra.

Paso 2: Una vez que haya seleccionado los datos, diríjase a la cinta y cambie a la pestaña Datos . Haga clic en Ordenar .

Paso 3: Que lanzará la ventana de diálogo Ordenar . Despliegue la columna Ordenar por (aquí seleccioné Departamento , seleccionar Valores bajo Ordenar y Lista personalizada para Ordenar .

Paso 4: Después de hacer clic en OK se le presentará una ventana llamada Custom Lists .

Es probable que no haya añadido una lista personalizada si nunca la ha utilizado antes. Así que agrega una nueva lista, la que necesites, aquí.

Paso 5: En Entradas de la lista , escriba los valores que desea que contenga la lista personalizada. Asegúrese de que la lista está en el mismo orden en el que desea que se clasifiquen los datos. Además, cada entrada debe colocarse en una nueva línea. Cuando haya terminado, haga clic en Agregar .

Paso 6: Su lista aparecerá ahora bajo Listas personalizadas . Resalte la lista y haga clic en OK .

Paso 7: De vuelta en la ventana Ordenar , asegúrese de que Ordenar refleja la lista personalizada que acaba de crear. Haga clic en OK .

Paso 8: Eso es todo. Sus datos ya están clasificados. Echa un vistazo al resultado de mi muestra de abajo.

Buen consejo: Tenemos un consejo genial en las listas personalizadas que le ayuda a seleccionar un nombre al azar de una lista dada. Y el truco no es una función integrada de Excel. Así que no olvides echar un vistazo!

Conclusión

Todavía recuerdo una tarea universitaria en la que tuvimos que escribir un programa usando Java. La tarea consistía en ordenar una lista de datos en un orden personalizado. Resultó ser un gran esfuerzo. Y eso es exactamente lo que me hace darme cuenta del valor de la función de clasificación personalizada en MS Excel.

Esperamos que le ayude a simplificar su trabajo con Excel.

Última actualización el 8 de febrero de 2018

Deja un comentario