Cómo usar el calendario de Outlook para obtener recordatorios constantes y en serie

Normalmente nos basamos en recordatorios para no olvidar las tareas importantes. Pero ese recordatorio único puede que a veces no sea suficiente. Se pierde de vista una vez, y se pierde de vista antes de que te des cuenta. Esto es cuando usted necesita ser bombardeado con recordatorios constantes para asegurarse de que su cerebro no tenga el lujo de ser olvidadizo cuando se trata de esas tareas esenciales.

Una de las tareas esenciales para mí es pagar las facturas de mi tarjeta de crédito. ¿Sólo un recordatorio? Ni siquiera sirve de empujón, olvídate de empujarme a entrar en mi banco.

Lo que necesito en tal escenario es un proceso que me diga cada día, “Tienes N días para pagar tus cuentas”. Ahora, uso MS Outlook como un rastreador de tareas por hacer y no me ayuda a crear un recordatorio tan rutinario. Así que, pensé en usar mi calendario, que me pareció como el que se muestra en el ejemplo de abajo.

Nuestro artículo es una guía sobre cómo crear tales entradas de calendario. Además, necesita una guía porque una simple cita en el calendario no le ayudará a crear tales tareas de cuenta atrás.

Parte I: Crear un archivo CSV

La clave para crear estas entradas de calendario es crear un archivo de valores separados por comas y luego importarlo al calendario de MS Outlook.

Cree un archivo de MS Excel y marque los datos según sus necesidades. Las cabeceras de columna, Fecha de inicio y Asunto son obligatorias.

Las fechas aquí, deben ir en orden ascendente y el número de días debe ir en orden descendente. Para rellenar rápidamente tales series puedes usar el truco que hemos discutido en un post separado.

Note: Si desea añadir más campos al archivo, puede crear un calendario en blanco, exportarlo como un archivo CSV y estudiar los campos soportados.

Cuando haya terminado, guarde el archivo en formato CSV. Esto se debe a que lo importará a su calendario más tarde.

Parte II: Importar archivo CSV al calendario

Ahora, necesitará importar los valores de los archivos a su calendario en la herramienta MS Outlook. Estamos usando MS Outlook 2013 en nuestro ejemplo. Los pasos serían más o menos los mismos también en las versiones inferiores.

Paso 1: Navegue hasta el menú Archivo y haga clic en la sección Abrir y exportar en el panel izquierdo. A continuación, haga clic en Importar/Exportar en el lado derecho.

Paso 2: En la siguiente ventana, elija Importar desde otro programa o archivo . Haga clic en Siguiente .

Paso 3: A continuación, seleccione el tipo de archivo. En nuestro caso tiene que ser, Valores separados por comas . Haga clic de nuevo en Siguiente .

Paso 4: Busque el archivo que contiene los datos de su calendario como el que creamos en la Parte I anterior. Haga clic en Siguiente después de haber elegido el archivo correcto.

Paso 5: Elija el calendario en el que desea importar la nueva entrada de calendario y pulse Siguiente .

Paso 6: Vuelva a comprobar si el archivo de importación es correcto. También haga clic en Map Custom Fields para verificar si los encabezados Subject y Start Date han sido mapeados correctamente.

Paso 7: Después de haber verificado los campos personalizados, haga clic en Ok y luego haga clic en Finish . En cuestión de segundos, las entidades se sincronizarán y reflejarán los cambios tal y como se muestra en el calendario de muestra.

Conclusión

Para una persona como yo, estos recordatorios tienen mucho sentido. Trabajo día tras día con los calendarios y me ayudan mucho en recordar consciente y constantemente algo importante que necesito saber durante un período de tiempo.

Pruebe sus necesidades y pregúntenos si es incapaz de superar una situación específica.

Última actualización el 8 de febrero de 2018

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