Cómo programar el correo fuera de la oficina en Outlook

Todo el mundo merece unas vacaciones o un pequeño descanso de la vida laboral. Sin embargo, si se va de licencia por unos días y no está disponible en la oficina para atender a los clientes, es recomendable configurar respuestas automáticas o correos electrónicos fuera de la oficina en Outlook. De esa manera, puede informar a los demás cuándo, por qué y durante cuánto tiempo no estará disponible. También puede mencionar a quién contactar en su ausencia utilizando respuestas fuera de la oficina.

Programar fuera de la oficina en Outlook

Puede configurar y programar fácilmente el correo fuera de la oficina en las aplicaciones web de Outlook, Windows y Mac. Desafortunadamente, no puede hacer lo mismo desde las aplicaciones móviles de Outlook. En esta publicación, cubriremos las tres plataformas y le mostraremos cómo programar notificaciones fuera de la oficina en Outlook.

Programar correo fuera de la oficina en Outlook Web

Las aplicaciones de escritorio de Outlook están bien, pero Outlook Web sigue siendo la más rica en funciones del trío. Nuevas funciones como Espacios de Outlook aterriza en Outlook web primero y luego se expande a otras plataformas.

A continuación, se explica cómo configurar respuestas automáticas en la web de Outlook.

Paso 1: Visite Outlook en la web.

Paso 2: Haga clic en el icono Configuración en la esquina superior derecha y seleccione Ver todas las configuraciones de Outlook.

Ver todas las configuraciones de Outlook

Paso 3: Seleccione Correo en la barra lateral izquierda y haga clic en Respuestas automáticas.

Seleccionar respuestas automáticas en la web

Paso 4: Activar alternancia de respuestas automáticas.

Habilitar respuestas automáticas en la web de Outlook

Paso 5: Puede configurar sus respuestas para que comiencen y terminen a una hora específica. De lo contrario, continuarán hasta que los apague. Habilite Enviar respuestas solo durante un período de tiempo. Seleccione Hora de inicio y Hora de finalización.

Paso 6: Escriba su respuesta personalizada con todos los detalles relevantes y presione el botón Guardar en la parte inferior.

Enviar respuestas automáticas en la web de Outlook

Mientras redacta una respuesta, puede utilizar el editor de texto enriquecido de Outlook para redactar una respuesta perfecta. También puede habilitar Enviar respuestas al menú de contactos en la parte inferior. Pero no lo recomendaremos porque si habilita la opción, solo los contactos de Outlook guardados recibirán una respuesta automática. Otros pueden perder la respuesta fuera de la oficina.

Programar correo fuera de la oficina en Outlook Mac

Microsoft maneja actualmente dos aplicaciones de Outlook en Mac. Un nuevo conmutador de Outlook en la aplicación Outlook en Mac lo lleva a la nueva experiencia de Outlook que Microsoft está planeando pronto.

La función Fuera de la oficina solo está disponible en la antigua aplicación Outlook para Mac. He aquí cómo usarlo.

Paso 1: Abra la aplicación Outlook en Mac.

Paso 2: Seleccione Herramientas en la barra de menú.

Seleccionar herramientas

Paso 3: Haga clic en Fuera de la oficina.

Seleccionar fuera de la oficina

Paso 4: Habilite Enviar respuestas automáticas para la cuenta ‘Outlook’.

Aquí tiene la opción de crear diferentes respuestas automáticas para dentro y fuera de su organización.

Habilitar respuestas automáticas para Outlook en mac

Paso 5: Seleccione la Hora de inicio y la Hora de finalización y presione Aceptar en la parte inferior.

Enviar respuestas automáticas en mac

Desafortunadamente, a la aplicación Outlook para Mac le falta el editor de texto enriquecido para redactar respuestas automáticas.

Configurar respuestas automáticas en Outlook Windows

En Windows, tenemos la aplicación de correo integrada con el sistema operativo y la aplicación de Outlook que es parte del paquete de Microsoft 365. Para el siguiente ejemplo, usaremos la aplicación Outlook de Microsoft 365.

Paso 1: Abra Outlook en Windows.

Paso 2: Mantenga abierto el menú Correo y seleccione Archivo en la barra de menú.

Seleccione Archivo

Paso 3: En la página de información, encontrará la opción Respuestas automáticas. Haz click en eso.

Seleccionar respuestas automáticas

Paso 4: Habilite Enviar respuestas automáticas y seleccione la hora de inicio y la hora de finalización.

Paso 5: Escriba su respuesta automática usando un editor de texto funcional y OK en la parte inferior.

Respuestas automáticas en windows

Un área en la que Outlook para Windows supera a Outlook Mac y Outlook web es con las reglas en las respuestas automáticas.

Después de escribir su respuesta automática, puede hacer clic en Reglas y se abrirá un menú dedicado para establecer reglas.

Seleccione Agregar regla y puede crear diferentes reglas de automatización en Outlook. Por ejemplo, puede reenviar automáticamente correos electrónicos específicos a una dirección de correo electrónico diferente.

Agregar regla

También puede configurar Outlook para que elimine automáticamente ciertos correos electrónicos con palabras clave de marketing. De esa manera, cuando regrese de las vacaciones, no será bombardeado con cientos de correos electrónicos.

Editar reglas

Otro escenario pueden ser las respuestas personalizadas. Digamos que algunos clientes son más importantes para ti. Puede agregar su dirección de correo electrónico en Reglas y configurar una respuesta de correo electrónico personalizada para ellos. El restablecimiento continuará obteniendo respuestas automáticas normales en Outlook. Las posibilidades son infinitas aquí.

Establecer respuestas automáticas en Outlook

La configuración de respuestas automáticas fuera del horario de oficina muestra su enfoque profesional hacia su trabajo. Sus clientes, clientes y aquellos que se comunican con usted por correo electrónico aprecian una actualización por correo electrónico. Siga los pasos anteriores y configure el correo fuera de la oficina en Outlook.