Cómo habilitar y utilizar las salas de descanso en el zoom

La gente se ha adaptado a la nueva realidad donde las videoconferencias se han convertido en la norma. Aplicaciones como Zoom se han estabilizado en las semanas siguientes a la adición de nuevas medidas de seguridad y características. Una característica interesante que me llamó la atención fueron las salas de descanso. Parte de la razón es que ninguna otra aplicación de videollamadas ofrece esto por el momento.

Las salas de reunión permiten al anfitrión dividir una reunión en salas más pequeñas y asignar participantes a cada sala. Los participantes en salas virtuales separadas mantienen las discusiones y los chats por separado. No hay superposición, lo que da al anfitrión la tan necesaria cordura. Imagina que los equipos de marketing, diseño y finanzas hablan al mismo tiempo. No quieres eso.

Las salas de descanso le permitirán invitar a todos los participantes al mismo tiempo, pero los dividirá en diferentes salas. Mantenga a los participantes relevantes y por lo tanto las conversaciones juntas. Tiene mucho sentido. Me sorprende que competidores de Zoom como Google Meet no hayan lanzado algo similar.

Averigüemos más sobre las salas de descanso, cómo funcionan y todo lo que necesitas saber sobre ellas.

Disponibilidad por Plataformas y Planes

Las salas de descanso están desactivadas por defecto. Tendrás que encenderla manualmente para usarla durante las llamadas. Esta función sólo puede activarse en la aplicación de escritorio. Los usuarios de smartphones pueden entrar en las salas de descanso ya que están controladas por el host, pero no pueden crearlas.

Un poco limitante ver cómo tanta gente usa los móviles para comunicarse en estos días. En el lado positivo, la característica de las salas de descanso está disponible en el plan gratuito, lo cual es generoso viendo que nadie más ofrece esta útil característica.

Habilitar las salas de descanso en el zoom

Tienes que entrar en el sitio de Zoom en la web para habilitar la función. Es bastante extraño cómo sólo los usuarios de escritorio pueden crear estas salas.

Puede crear hasta 50 salas de descanso con un límite de 200 participantes en cada llamada de Zoom, pero el número puede ser diferente (compruebe la captura de pantalla anterior). Creo que debería ser más que suficiente para la mayoría de los equipos, especialmente para las PYMES y las empresas de nueva creación, donde el número de departamentos suele ser inferior a 20-50.

Abra el sitio, inicie sesión con su ID, medios sociales o SSO y haga clic en My Account.

Haga clic en Configuración> Reunión y luego seleccione la opción de menú En Reunión (Avanzado) para encontrar la configuración de la sala de descanso.

Una vez que habilite el ajuste, verá otra opción visible llamada «Permitir que el anfitrión asigne a los participantes a las salas de descanso cuando se programe». Esto le permitirá crear salas para grupos y asignar participantes a las mismas incluso antes de que comience la reunión con antelación. No olvide pulsar el botón Guardar cuando termine.

Usar las salas de descanso en el zoom

Los pasos para crear y usar salas de descanso en el Zoom siguen siendo los mismos para las aplicaciones de escritorio de Windows y MacOS. Estoy usando Windows para esta guía.

Lanza la aplicación de escritorio de Zoom e inicia sesión si no lo has hecho ya. Crea una nueva reunión o programa una. Ambas opciones están bien, ya que sólo el anfitrión puede crear salas de reunión y nadie más. Estoy creando una nueva.

Haga clic en el botón «Más» en el extremo derecho para encontrar la opción «Salas de descanso».

Verás un pop-out donde puedes crear salas y controlar a los participantes en cada sala de descanso. Hay dos opciones debajo de eso. Con la opción Automáticamente, el Zoom asignará los participantes que no quieras. Así que elige la opción Manual para obtener una opción para decidir qué participantes van a cada sala de descanso. Haz clic en Crear salas cuando hayas terminado. Siempre puedes reasignar los participantes más tarde.

Deberías ver otro pop-up. Pase el cursor sobre el nombre de la sala para cambiar el nombre por defecto, que es Sala de descanso 1 y así sucesivamente. Haz clic en el botón Asignar para asignar los participantes a esa sala. A continuación encontrarás algunas opciones, como el tiempo y la cuenta atrás. Haga clic en Agregar una sala cuando haya terminado.

Finalmente, haga clic en Abrir todas las habitaciones para comenzar oficialmente la reunión. Te sugiero que pruebes esta función con tus amigos y familiares para asegurarte de que le coges el tranquillo. Evita las peleas de último minuto y los momentos incómodos.

Datos sobre las salas de descanso

Hay algunos puntos que debes recordar o tener en cuenta al usar la función de sala de descanso en el Zoom. Ya conoces los límites de la sala y de los participantes. Pero ¿sabías que cuando se graba una reunión en la nube, Zoom sólo grabará la sala principal, independientemente de la sala en la que se encuentre el anfitrión? Sí, no puede grabar salas de descanso.

La palabra clave aquí es «nube». Eso significa que si estás grabando una llamada de Zoom localmente en tu ordenador, grabará la habitación en la que se encuentra el anfitrión. El anfitrión puede elegir permitir que varios usuarios graben la llamada. Un ejemplo puede ser permitir que un participante de cada sala grabe. Digamos, el jefe del departamento. Ahora, cada habitación será grabada independientemente de donde esté el anfitrión.

El anfitrión debe permitir la grabación local y permitir que los participantes graben desde la configuración para que esto suceda.

Rompiéndolo

La característica de las salas de descanso de Zoom es bastante impresionante. Y es igualmente fácil de usar. Una mejor manera de organizar sus reuniones. Es útil cuando hay demasiado personal de diferentes departamentos o ámbitos de la vida. También debería ayudar con la privacidad ya que no querrás que los empleados escuchen lo que acabas de discutir con los altos mandos. Espero que la competencia se ponga al día rápidamente. Las cosas se están calentando en el sector de la videoconferencia.

 

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