Dado que las reuniones virtuales ahora son una norma, las herramientas de videoconferencia como Microsoft Teams han introducido funciones para replicar ciertas características de las reuniones físicas. Un ejemplo es una función que permite a los usuarios descargar la asistencia a reuniones.
Microsoft Teams actualmente ofrece tres clases de reuniones virtuales, que incluyen eventos en vivo, seminarios web y reuniones periódicas. En el pasado, solo los eventos en vivo ofrecían informes de asistencia. Para otras reuniones, los usuarios solo podían obtener la asistencia a la reunión tomando una instantánea o contando manualmente las personas que asisten a una reunión. Los usuarios no podían capturar a los que se unieron tarde o se fueron temprano a la reunión, según el momento en que tomaron la asistencia.
La buena noticia es que todas estas reuniones ahora tienen la función de asistencia a la reunión, aunque hay una trampa. Debe ser el organizador de la reunión o un coorganizador para acceder a esta función, y el administrador debe habilitarla antes de la reunión. Actualmente hay dos formas de descargar la asistencia a reuniones en Microsoft Teams.
Descargar Asistencia de Microsoft Teams durante la reunión
Si desea obtener su asistencia a la reunión mientras su reunión está en curso, puede seguir los pasos a continuación:
Paso 1: Únase a la reunión y espere a que los participantes se unan.
Paso 2: Haga clic en Mostrar participantes en los controles de la reunión.
Paso 3: Vaya a Participantes y haga clic en los puntos suspensivos o en la flecha que apunta hacia abajo.
Paso 4: Haga clic en Descargar lista de asistentes y Microsoft Teams debería descargar la lista en formato .CSV.
Paso 5: Vaya a su carpeta Descargas en el Explorador de archivos y busque el nombre del archivo meeting AttendanceList.
Paso 6: Haga doble clic en él para abrir el archivo. Por lo general, el archivo debe contener el nombre de los asistentes, sus horas de ingreso y luego la hora de salida de cada asistente. Si un asistente se une a la reunión antes que el organizador, su tiempo de ingreso debe coincidir con el tiempo de ingreso del organizador.
Descargar Asistencia de Microsoft Teams después de la reunión
La mayoría de la gente prefiere asistir después de la reunión por varias razones. La primera es que hacerlo durante la reunión puede distraer bastante. Así que puede esperar hasta que haya terminado para reunir su lista.
Otra razón es que quieres saber quién se quedó hasta el final de la reunión. Recuerde que obtener el informe de asistencia a la reunión durante la reunión solo captura información hasta que descarga el informe. Dicho esto, hay dos formas de obtener asistencia a la reunión en Microsoft Teams después de una reunión.
Obtener asistencia a la reunión mediante la invitación a la reunión
Antes de explicar los pasos, debe tener en cuenta que no puede usar esto si programa una reunión a través de un Canal. Consulte los pasos a continuación para averiguar cómo descargar la asistencia a la reunión a través de la invitación a la reunión:
Nota: Un canal es un sitio creado dentro de Teams. El acceso al sitio generalmente se limita solo a los miembros.
Paso 1: Inicie Microsoft Teams y haga clic en el icono Calendario.
Paso 2: Haga clic en la reunión en su calendario.
Paso 3: Haga clic en el icono emergente.
Paso 4: Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo junto a Asistencia.
Nota: También puede descargar la asistencia a la reunión desde la pestaña Asistencia junto a los detalles de la reunión. Si la reunión es periódica, seleccione el informe que necesita ver y descargar.
Descargar asistencia a la reunión usando el chat de la reunión
Una vez que finaliza una reunión, la asistencia a la reunión está disponible en el chat de la reunión. Puede usar este método si su reunión se creó desde un canal. Para descargar su asistencia a la reunión, siga estos pasos:
Paso 1: Inicie Microsoft Teams y haga clic en el icono de Chat.
Paso 2: Desplácese por sus chats para ver el chat de la reunión o, si la reunión se creó a partir de un canal, haga clic en Publicaciones.
Paso 3: Debería ver un mosaico con la etiqueta Informe de asistencia en el área de chat. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo junto a este informe para descargar su asistencia a la reunión.
Silenciar a los participantes de la reunión en Microsoft Teams
Microsoft Teams descarga el informe de la reunión en formato .CSV. Además, para acceder a un informe de asistencia, el administrador de la reunión debe habilitar la función antes de la reunión. Si encuentra que hay mucho ruido de fondo proveniente de los participantes durante la reunión, puede silenciarlos.