¿Utiliza MS Outlook como cliente de correo electrónico de escritorio? Y, ¿lo usas sólo para enviar y recibir correos electrónicos? ¿Sabía que puede utilizarlo para otros fines, como organizar listas de tareas y recordatorios de tareas?
Bueno, yo hago mucho más con el mío. Lo uso como un contestador automático de correo electrónico, como una herramienta para organizar mis correos electrónicos y mucho más. Uno de mis favoritos es usar MS Outlook para realizar encuestas. El cliente puede clasificar las estadísticas de las encuestas por correo electrónico de manera hermosa y automática. En realidad, el truco necesario para hacer esto se puede aplicar en muchos otros carcasas. Estamos hablando de crear reglas para los correos electrónicos basadas en sus líneas de asunto.
Continuemos con el ejemplo de la encuesta. Supongamos que usted está en una organización y se supone que debe enviar una invitación a un evento masivo a los empleados mientras recopila datos sobre cuántos desean asistir. Es fácil, simplemente añada un botón de votación y pida a los destinatarios que respondan con un Sí o No haciendo clic en el botón de votación.
Note: Nuestro tutorial está basado en MS Outlook 2013. Sin embargo, la configuración también es aplicable a las versiones inferiores. La única diferencia sería la interfaz de usuario.
Ahora, el problema es recoger las estadísticas. ¿Va a desplazarse por su bandeja de entrada y contar cada respuesta y separar las respuestas Sí y No manualmente? Hay mejores maneras; le mostraremos una.
Voy a enviar un correo electrónico con el asunto Emita su Voto y un botón de votación que se puede usar para responder con Sí o No. Haga clic en la opción Usar Botones de Voto para insertar los botones.
Antes de enviarlo voy a configurar la herramienta para que esté lista para escuchar las respuestas y contar las estadísticas por sí misma. Esto es lo que necesito preparar.
Creación de carpetas estadísticas
Navegaría a mi Bandeja de entrada , en el panel izquierdo, haría clic con el botón derecho del ratón sobre ella y crearía una nueva carpeta. Yo lo nombraría Votó Sí .
Del mismo modo, crearía otro llamado Votó No . El resultado se muestra en la siguiente imagen.
Crear reglas de escucha
Ahora, necesito crear reglas para que Outlook pueda aplicar reglas a los mensajes a medida que llegan y empujarlos en sus respectivas carpetas. Siga los pasos para crear reglas.
Paso 1: Navegar a pestaña Inicio . En la sección Mover , pase el ratón por encima de Reglas y haga clic en Administrar reglas y alertas .
Paso 2: Comenzar haciendo clic en Nueva regla .
Paso 3: En el Asistente de reglas , Comenzar desde una regla en blanco seleccionando Aplicar reglas a los mensajes que recibo . Haga clic en Siguiente .
Paso 4: Seleccione una condición. La mejor manera es ir con palabras específicas en el asunto . Usted puede elegir tener más condiciones.
Paso 5: En el panel inferior de la misma ventana, haga clic en palabras específicas . Añadir una cadena de búsqueda como Sí: Emita su Voto . Haga clic en Siguiente .
Paso 6: Seleccione una acción. La intención deseada con una respuesta entrante es moverla a una carpeta especificada .
Paso 7: En el panel inferior de la misma ventana, haga clic en especificado . Ahora seleccione la carpeta Votó Sí y haga clic en Ok .
Paso 8: Volver al Asistente de reglas , haga clic en Finalizar . Vuelva a seguir los pasos 2 a 7. Esta vez con la cadena de búsqueda (Paso 5) como No: Emita su Voto y carpeta (Paso 7) como No votado .
Eso es todo. Vuelva al correo electrónico que está en borrador, añada su lista de destinatarios y Enviar . Una vez que las respuestas hayan llegado, simplemente verifique el conteo en cada carpeta.
Note: Como se mencionó anteriormente, la regla se basa en el asunto del correo electrónico. La respuesta precederá a la respuesta votada en la línea de asunto. Y, por lo tanto, las reglas están alineadas de esa manera. Con las opciones de votación que utilice, sus reglas variarán.
¿Suena interesante? ¿Significa eso también mucho trabajo reducido? Pruébelo y háganos saber lo bien que funcionó.
Última actualización el 8 de febrero de 2018
