Mientras realiza presentaciones en Microsoft PowerPoint con Design Ideas y docenas de opciones de edición, una mano amiga acelera el proceso. Puede invitar a otros y trabajar con ellos utilizando herramientas de colaboración en PowerPoint. Así es como puede colaborar en PowerPoint en Windows y iPad.
Colaborar en Microsoft PowerPoint en Windows
Microsoft renovó recientemente la interfaz de usuario para compartir en todas las aplicaciones de Office. Se ve más moderno, simplificado y menos confuso que antes. Siga los pasos a continuación para iniciar la colaboración en la aplicación de Windows de PowerPoint.
Paso 1: Abra PowerPoint en Windows.
Paso 2: Una vez que haya terminado de hacer cambios en PowerPoint, o cuando quiera invitar a otros a echar un vistazo, haga clic en el botón Compartir en la parte superior.
Paso 3: Se abrirá un nuevo menú Compartir. De forma predeterminada, todos los invitados pueden editar el archivo PPT. Si desea cambiar eso, puede hacer clic en el pequeño icono de edición y seleccionar Ver solo en el menú desplegable.
Antes de ingresar la ID de correo electrónico de Microsoft de otros usuarios, tiene un par de opciones de seguridad para evitar el acceso no autorizado a la presentación.
Paso 4: Haga clic en ‘Cualquiera con la opción de enlace’ y se abrirá el menú de configuración del enlace.
Verifiquemos las opciones de seguridad para usar al colaborar en PowerPoint en Windows.
Establecer fecha de caducidad: Esto le permite establecer una fecha de vencimiento para el enlace PPT compartido. Una vez que pasa la fecha, el enlace se vuelve inaccesible y las personas no podrán abrir la presentación con él.
Configurar la clave: Al compartir un archivo PPT confidencial con alguien fuera de su empresa. Use la opción de establecer contraseña para proteger con contraseña su archivo PPT. Solo aquellos con una contraseña para acceder a la contraseña PPT pueden abrir el archivo.
Puede seleccionar personas específicas del mismo menú y compartir el permiso de edición solo con ellas. Eso evitará que otros realicen cambios innecesarios en el archivo PPT.
Una vez que realice los cambios desde el menú de configuración del enlace, puede escribir la ID de correo electrónico o usar el acceso directo de Outlook para Colaborar en PowerPoint en Windows.
Compartir archivo de presentación solamente
En ocasiones, es posible que desee enviar el archivo PPT directamente a través de Outlook. La aplicación compartirá el archivo en formato PDF o PPT de solo lectura. Esto es lo que debe hacer.
Paso 1: Abre una presentación en Microsoft PowerPoint.
Paso 2: Haga clic en el botón Compartir en la parte superior.
Paso 3: Seleccione ‘Enviar una copia’ y podrá compartir directamente el archivo como presentación PDF o PowerPoint.
Se abrirá la aplicación de Microsoft Outlook y adjuntará el archivo. Escriba la dirección de correo electrónico y compártala.
Colaborar en Microsoft PowerPoint en iPad
Microsoft ha reemplazado las aplicaciones individuales de Office en iPad con una sola aplicación de Office para ver y editar archivos. Con la aplicación de Office en iPad, puede iniciar la colaboración.
Paso 1: Abra la aplicación de Office y seleccione una presentación que desee compartir.
Paso 2: Realice los cambios pertinentes y presione el botón Compartir en la parte superior.
Paso 3: Desde el menú Copiar enlace, configure el permiso Ver o Editar y desde el menú Invitar a personas, puede escribir nombres o direcciones de correo electrónico para compartir el archivo.
También puede incluir un mensaje opcional y crear una comunicación fluida.
Curiosamente, PowerPoint iPad también le permite compartir la diapositiva actual. Toque en Diapositiva actual y puede compartirla como una imagen o formato PPT usando Outlook u otras aplicaciones.
Comprobar lo que otros están trabajando en PowerPoint
Una vez que otros se unan al archivo PPT compartido, verá la miniatura de un perfil de usuario cuando esté trabajando en una diapositiva PPT específica.
Si desea verificar los comentarios dejados por otros en un archivo PPT, puede hacer clic en el ícono Comentarios en la parte superior y verificar todas las sugerencias que otros hicieron en el archivo PPT.
Detener la colaboración en Microsoft PowerPoint
Si ya no desea compartir un archivo PPT específico con otras personas, puede denegarles el acceso desde el menú Compartir.
Paso 1: Abra un archivo PPT en PowerPoint y haga clic en el menú Compartir en la parte superior.
Paso 2: Haga clic en más opciones y seleccione Administrar acceso.
Paso 3: Haga clic en el permiso actual y seleccione Dejar de compartir.
Compartir presentaciones de PowerPoint
PowerPoint ofrece suficientes capacidades para compartir con el paquete de suscripción de Microsoft 365. Puede usar las herramientas para compartir en PowerPoint para colaborar con colegas o amigos y hacer presentaciones increíbles juntos.
