Cómo borrar automáticamente los correos electrónicos en Microsoft Outlook

Después de Gmail, Microsoft Outlook es el proveedor de correo electrónico más popular que existe. A las empresas les encanta el Microsoft Outlook por su estrecha integración con el paquete Office 365. En cuanto a los consumidores, Microsoft ha hecho un trabajo encomiable con el almacenamiento, la disponibilidad multiplataforma y las características.

La aplicación de Outlook está disponible en iOS, Android, Windows, macOS y Web. La compañía compró la popular aplicación Acompli y el calendario Sunrise para acelerar el desarrollo de la aplicación móvil. En resumen, hay razones adecuadas para usar Outlook sobre los rivales para uso personal. Pero con sólo 15 GB de almacenamiento gratuito, podría quedarse sin almacenamiento. Y con la creciente tendencia de los correos electrónicos de marketing innecesarios y el spam, es más difícil que nunca filtrar los correos electrónicos relevantes de la basura de correo electrónico.

Microsoft ofrece la función de Bandeja de entrada enfocada, pero se limita a filtrar los correos electrónicos relevantes para el usuario. Otra adición útil son las reglas de Outlook. Es la versión de Outlook de IFTTT. Con Rules, se puede crear una automatización múltiple para mover ciertos correos electrónicos para archivar o eliminar la sección de correos.

En este post, te guiaremos a través de la función de Reglas de Outlook, y crearemos algunas reglas para auto-borrar y auto-archivar correos electrónicos de Outlook. El post también cubrirá otro truco de bonificación de Outlook para cancelar la suscripción de correos electrónicos irrelevantes de un lugar. Comencemos.

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Crear una regla de auto-borrado del correo electrónico

En primer lugar, la función de Reglas sólo está disponible en la aplicación Windows/Mac de Outlook y en la Web de Outlook. En este post, mencionaré los pasos para la versión web de Outlook.

Paso 1: Abrir la web de Outlook e iniciar sesión usando las credenciales de la cuenta de Microsoft.

Paso 2: Selecciona un correo electrónico irrelevante y ábrelo.

Paso 3: Toca en el menú de tres puntos y selecciona Crear regla.

Paso 4: Crear una regla para mover los mensajes del remitente a Elementos Eliminados.

Después de eso, todos los correos del remitente se moverán a la bandeja de entrada eliminada directamente. Todavía puedes acceder a ellos desde el menú de Elementos Eliminados en las carpetas.

Crear reglas de auto-borrado de la configuración de Outlook

El escenario anterior mueve todos los correos electrónicos del remitente a elementos eliminados, pero qué pasa si alguien quiere eliminar correos con ciertos temas o ciertas palabras clave del cuerpo del mensaje.

Por ejemplo, no quiero recibir las ofertas de préstamo, actualizaciones de virus de Corona, o cualquier otra basura de marketing de mi banco. Sin embargo, quiero recibir el estado de cuenta mensual y la factura de la tarjeta de crédito en mi correo. Entonces, ¿cómo establecer esas reglas? Siga los pasos que se indican a continuación.

Paso 1: Abre la web de Outlook y ve a Configuración.

Paso 2: Ver todos los ajustes de Outlook, y aparecerá el menú de ajustes dedicado.

Paso 3: Seleccione la opción Reglas y seleccione Añadir nueva regla.

Paso 4: Llamémoslo Reglas del Banco y agreguemos una condición.

Paso 5: Añadir palabras clave que ya no son relevantes para usted, he añadido los términos del mensaje como Préstamo, IME, etc.

Paso 6: Crear una regla para mover todos los correos electrónicos a la carpeta de borrado y presionar el botón de guardar.

Ahora, cada vez que reciba los correos electrónicos con Préstamo, IEM, o Palabras clave importantes, se moverán automáticamente a la carpeta de borrado.

Vamos a crear otra regla útil. ¿Vamos? Todas las empresas están enviando correos electrónicos relacionados con el Coronavirus a los usuarios. Aunque aplaudo sus esfuerzos, a veces es agotador leer noticias sobre el mortal virus a diario. Con la ayuda de las reglas de Outlook, puedes borrar automáticamente esos correos antes de que te lleguen.

Paso 1: Abre la web de Outlook y navega a Configuración> Correo> Reglas.

Paso 2: Démosle un nombre a la nueva regla Coronavirus y agreguemos condiciones.

Paso 3: Añadir condiciones como si el cuerpo del mensaje incluye la palabra clave Coronavirus , COVID-19 , y luego mover esos correos electrónicos a la carpeta de eliminación.

Las reglas de Outlook son una función poderosa, y las posibilidades son infinitas. Así es como lo uso. Siempre que estoy de vacaciones, creo una regla para mover todos los correos electrónicos entrantes a una carpeta de «Durante el viaje» y nunca se interrumpe durante el tiempo de la familia.

Anular la suscripción de remitentes de correo electrónico irrelevantes

La función de auto-borrado es útil cuando se desea filtrar los correos electrónicos relevantes de los falsos. ¿Pero qué pasa si quieres dejar de recibir correos electrónicos del remitente por completo. Bueno, siempre puedes usar la opción de desuscripción del correo electrónico.

Pero encontrar ese pequeño botón de desabono en cada correo puede ser lento y aburrido. Afortunadamente, con la Web de Outlook, puedes ver todos los remitentes de correo electrónico con un botón de desuscripción en un solo lugar.

Paso 1: Abre la web de Outlook y ve a Configuración.

Paso 2: Navegar a Mail> Subscriptions.

Paso 3: Aquí, verás la lista de remitentes de correo electrónico con un gran botón para cancelar la suscripción.

Paso 4: Deshazte de las innecesarias del menú, y también puedes tocar el menú de tres puntos para bloquear el remitente.

Utilizo esta función una vez cada trimestre para eliminar los correos electrónicos irrelevantes de la lista.

Usar Outlook como un profesional

Microsoft Outlook tiene una excelente función de reglas. Puedes usarla para auto-borrarse, auto-archivar, correos entrantes, moverlos a diferentes carpetas por un tiempo determinado, e incluso anular la suscripción del remitente innecesario desde el menú único. La solución mencionada anteriormente ha funcionado como una maravilla para nosotros. ¿Habéis encontrado una solución diferente que no implique ninguna aplicación de terceros?

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