Cómo administrar archivos y carpetas de manera eficiente en Windows 10

Los archivos y carpetas tienden a acumularse con el tiempo en nuestros ordenadores con Windows. A menudo terminamos comprando un disco duro externo y pronto lo reforzamos también. Es hora de que compruebes el sutil arte de administrar archivos y carpetas en los ordenadores con Windows 10.

Al igual que en nuestras casas, también nos gusta almacenar basura en los ordenadores. ¿Y si «lo necesitamos algún día» es la historia que nos contamos. Y antes de que nos demos cuenta, hay demasiadas carpetas y archivos. ¿Sabes cuál es el otro problema? Almacenar archivos es fácil, buscarlos y recuperarlos es difícil.

Veamos qué podemos hacer al respecto.

1. Descargar/eliminar archivos

Hay tantos datos en nuestras computadoras pero no usamos la mitad de ellos diariamente. Probablemente, incluso más. Y no necesitamos muchos de estos archivos nunca. Son viejos, redundantes, y ya no sirven a su propósito.

Le sugiero que borre estos archivos y carpetas o que los mueva a un disco duro externo o a un pen drive. Eso debería vaciar mucho espacio, haciendo espacio para nueva basura en el futuro.

2. Estructura de la carpeta

Me di cuenta de que a algunos de mis amigos les gusta guardar todos los archivos en una sola carpeta. Todos ellos. Eso es sólo pereza y mala administración. Crear carpetas y subcarpetas en una estructura lógica. De esa manera, todo estará ordenado y será más fácil de desglosar a la carpeta requerida. Haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar para crear una nueva carpeta o usa la barra superior.

Intenta usar un bolígrafo y papel o una herramienta de mapeo mental para crear una estructura que tenga sentido. Mueva los archivos a estas carpetas y siga ajustando según sea necesario a lo largo del camino. Un ejemplo puede ser la creación de una estructura de carpetas por empresa, ciudad, departamento, persona y proyecto.

3. No uses el bloc de notas

Muchos usuarios tienen un extraño hábito. Usan el Bloc de Notas para tomar notas rápidas. Eso es ineficiente. Usan una aplicación para tomar notas en su lugar. Hemos cubierto tantos a lo largo de los años en GT. Te ayudará a tomar mejores notas, buscar y editar, y a hacer mucho más. ¿Cuántos archivos de texto puedes hacer, y cómo puedes incluso buscar sus contenidos?

4. Nombre Lógico

Este es otro error que muchos usuarios de computadoras cometen. No nombran sus archivos y carpetas correctamente. Eso les dificulta encontrar lo mismo más tarde. Nombra tus archivos y carpetas de forma lógica para que puedas buscarlos incluso después de años. No uses alfabetos o números aleatorios.

Absténgase de usar abreviaturas, pero en su lugar, use nombres completos para que sea más fácil de buscar y encontrar. Un ejemplo puede ser la asignación de números. Nombra los archivos 001, 002 y 003 si es necesario y reporta a Microsoft, el perfil de Steve Jobs, y como tal. Siempre hay que buscar la ortografía correcta cuando sea necesario o una secuencia lógica en el caso de los números.

5. Usando Meta Data

¿Notaste la pestaña «Ver» dentro de una carpeta? Puedes usarla para ordenar los datos de muchas maneras. Algunos ejemplos son el nombre, la fecha, las etiquetas, el tamaño, el tipo de archivo, el autor, el título y más. También puedes cambiar el tamaño del icono, lo que te permite ver más o menos archivos en el mismo espacio.

Además, mira la característica de la columna Agrupar por y Añadir. Puedes elegir agrupar archivos y carpetas similares y agregar columnas que muestren más metadatos. Luego puedes organizarlos en orden ascendente o descendente.

6. Aplicaciones de almacenamiento en la nube

¿Has notado que tengo tres carpetas de almacenamiento en la nube en la captura de pantalla anterior? Eso se debe a que todos mis archivos y carpetas que no uso con frecuencia están almacenados en un disco duro. El resto se almacena en estas aplicaciones de nubes. La única carpeta que queda contiene algunos archivos de audio y vídeo antiguos y difíciles de encontrar.

Utiliza Google Docs o Microsoft Office para crear y guardar documentos. También puedes usarlos para guardar otros archivos en línea, manteniendo el almacenamiento fuera de línea vacío para cosas realmente importantes y sensibles.

El uso del almacenamiento en la nube también protegerá sus datos de daños accidentales por fuego, agua, robo, caídas, fallos, errores y más. Tampoco tendrás que guardar copias duplicadas de ese archivo tan crítico. Y si lo hace, consumirá menos espacio en su computadora.

7. Ocultar Archivos

La mayoría de los usuarios no prestan atención a ocultar archivos o no saben cómo hacerlo. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier archivo, deje los archivos del sistema en paz y encontrará una opción para ocultar el archivo en el menú Propiedades.

También puede ocultar, desocultar y ver los archivos y carpetas ocultos desde la pestaña Ver del Explorador de archivos. Es una forma sencilla de despejar el desorden sin tener que eliminar o incluso mover archivos y carpetas. Aprende a usarlo eficazmente para administrar archivos y carpetas en equipos con Windows 10.

8. Menú de acceso rápido

Encontrará el menú de acceso rápido en la barra lateral izquierda del Explorador de archivos. Una forma sencilla de acceder rápidamente a los archivos y carpetas más utilizados.

Desplácese hasta el archivo o la carpeta que desea agregar desde la misma barra lateral, haga clic con el botón derecho y seleccione Pin a Acceso rápido para agregarlo allí.

9. Buscar más rápido y mejor

La búsqueda por defecto de Windows 10 no es lo suficientemente buena. Puedes buscar aplicaciones en el menú Inicio y archivos en el Explorador de archivos. Aunque ambas funcionan, ambas son mediocres en el mejor de los casos. Existen herramientas de búsqueda mucho mejores y más rápidas que puede usar para buscar y localizar cualquier cosa en su equipo. Ve a verlas.

También en Tecnotuto
#Gestión de archivos

Haga clic aquí para ver nuestra página de artículos sobre gestión de archivos

Habilidades de organización

Windows 10 viene con un montón de formas de gestionar y organizar archivos y
carpetas en tu ordenador. Es sólo que la mayoría de la gente no sabe cómo o
tienen tiempo para explorar el menú. Una vez que lo hagas y empieces a pensar lógicamente,
se hace más fácil manejar archivos y carpetas. Además, es crucial para
entender que esto es un proceso. Tendrás que hacer algunas
limpieza de la casa de vez en cuando. No es un sistema de «poner y olvidar». Como
Si creas y guardas más archivos y carpetas, te darás cuenta de que las cosas
se están descontrolando otra vez. Tal vez, una vez cada pocos meses.

 

Deja un comentario