8 Mejores Maneras de Usar Formularios Microsoft

Microsoft lanzó Microsoft Forms en septiembre de 2018. Desde entonces, ha reunido una audiencia sana de personas que buscan un servicio que les permita crear encuestas, sondeos y cuestionarios. En comparación con los formularios de Google, Microsoft Forms tiene una interfaz más limpia. Sin embargo, algunas de sus características son fáciles de pasar por alto, o bastante difíciles de encontrar.

Bueno, no te preocupes. Ahí es donde entramos nosotros. Hemos revisado los formularios de Microsoft Forms con un peine de dientes finos para que usted pueda hacer el mejor uso de ellos.

Como va a ser un post largo, vamos a saltar directamente y ver algunas de las mejores maneras de utilizar Microsoft Forms.

1. Cómo crear formularios

Cuando se trata de crear formularios, Microsoft Forms le ofrece siete opciones –

  • Múltiples opciones
  • Texto
  • Clasificación
  • Fecha
  • Clasificación
  • Net Promoter Score

Cuando se trata de preguntas de opción múltiple, lo bueno es que los formularios analizan su pregunta y le ayudan con las respuestas. Así, por ejemplo, si la pregunta comienza con «¿Compraste?

O si la primera opción es Triste, los formularios le pedirán que añada Feliz y Enojado como la segunda y tercera opción. Ingenioso, ¿verdad?

Añadirlos es muy sencillo. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar la opción y proceder a la siguiente pregunta.

Del mismo modo, para las preguntas relacionadas con el texto, puede especificar si va a ser una respuesta larga o breve. También puede restringir el tipo de respuesta. Por ejemplo, si desea un valor inferior a 5, haga clic en el menú de tres puntos y seleccione Restricciones.

A continuación, seleccione uno de los valores del menú desplegable y añada los valores.

Para las clasificaciones, puede especificar los niveles así como los símbolos.

2. Compartir e incrustar: Quién puede responder

Una vez completado el formulario, puede enviarlo para recopilar respuestas. Para ello, haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.

Puede elegir la audiencia de su formulario. Si desea mantenerlo restringido sólo a las personas de su organización, vaya con las opciones predeterminadas. Pero si no es así, haz clic en el enlace `Sólo personas en mi… y selecciona la opción `Cualquiera con el enlace .

Una vez más, puede compartir el enlace directamente con su público objetivo. Pero la mejor opción es insertar el formulario en su sitio web o blog. O mejor aún, puede simplemente descargar el código QR de su formulario y luego compartirlo en su blog, o agregarlo en un correo electrónico. Este método hace que sea increíblemente útil para que sus encuestados respondan.

Consejo rápido: ¿Desea que su formulario sea clonado? En caso afirmativo, active la opción Compartir como plantilla y comparta el enlace con sus amigos, o en su propio formulario.

3. Cuándo usar ramas

Si crea encuestas y sondeos con frecuencia, ya debe saber que no todas las encuestas o sondeos son un conjunto de preguntas directas. La lógica condicional está destinada a surgir, y lamentablemente, Microsoft Forms no le permite añadir condiciones tan fácilmente como lo hace Google Forms. Esta es una de las características ocultas de Microsoft Forms.

Para añadir lógica condicional, incluya todas sus preguntas y, una vez hecho esto, puntee en el icono de tres puntos en la esquina extrema derecha y seleccione Ramas.

A continuación, pulse sobre la pregunta que desee ampliar. Ahora, seleccione la siguiente pregunta del menú desplegable. Tenga en cuenta que tiene que hacerlo para todas las preguntas.

Para obtener una vista previa de su formulario con lógica condicional, simplemente vuelva atrás y puntee en el icono de vista previa.

4. Compartir para colaborar

Los formularios y las encuestas también pueden ser un trabajo para dos personas o más, y para ello, Microsoft Forms ha incluido la función de colaboración. Para compartir un formulario con su amigo o colega, puntee en el botón Compartir en la parte superior y seleccione la opción Compartir en el menú de la derecha.

A continuación, elija el que prefiera y comparta el enlace con sus colegas. La única desventaja es que no se pueden elegir selectivamente los nombres para compartir un formulario, algo que sería una adición bienvenida en el futuro.

5. Formularios de grupo: Qué son y qué hacen

Antes de entrar en detalles, echemos un vistazo a lo que son los Grupos. Groups es un servicio exclusivo de Office 365 que te ayuda a colaborar con tus compañeros de equipo. Y estos grupos no sólo están relacionados con los formularios, sino que también están distribuidos por todo el Office Suite.

Al llegar a los formularios de grupo, los miembros del equipo pueden ver y editar un formulario. Y si usted es parte de un grupo, no necesita tener un enlace al formulario para verlo. En su lugar, estos formularios estarán disponibles en la sección Formularios de grupo.

6. Cómo agregar límites de tiempo y otras personalizaciones

A primera vista, Microsoft Forms parece carecer de varias características. Pero como mencionamos anteriormente, algunas de las características están ocultas, y esta es una de ellas.

Para añadir la fecha de inicio y la fecha de finalización, vaya a Ajustes en el menú de tres puntos y marque la casilla correspondiente a Fecha de inicio y Fecha de finalización. Introduzca las fechas, y eso es todo.

Otra personalización que también puede hacer es mezclar las preguntas entre los encuestados. Asimismo, también puede añadir un mensaje personalizado de agradecimiento al final del formulario.

Pero la configuración que es de suma importancia es la notificación por correo electrónico. Compruebe la configuración de Notificación, y eso es todo. La próxima vez, cada vez que alguien conteste una encuesta, se le notificará de la misma.

7. Analizar respuestas

Por lo tanto, usted ha enviado la encuesta y las respuestas han comenzado a fluir. Pero, ¿cómo se analizan las respuestas?

Simplemente diríjase a la pestaña Respuestas de su formulario y verá las respuestas. Lo bueno es que Microsoft Forms ofrece una representación visual de todas las respuestas, lo que facilita su comprensión.

Sin embargo, si desea ver todas las respuestas individuales, haga clic en Ver resultados. A continuación, el nombre del respondedor aparecerá en el cuadro Responder y las respuestas aparecerán en la parte inferior.

Para ver la siguiente respuesta, haga clic en el icono de la flecha. Además, para descargar todas las respuestas en una hoja de cálculo, haga clic en el botón Abrir en Excel y la hoja de cálculo se descargará en su sistema.

8. Cambiar Tema y Plantillas

Lo que me encanta de Microsoft Forms es que la interfaz está limpia y sin desorden. Otra cosa que vale la pena amar de este servicio son sus temas. Con colores brillantes y contundentes, estos temas harán que sus formas se destaquen del resto.

Todo lo que tienes que hacer es tocar el botón Tema en la parte superior y elegir uno. Al mismo tiempo, también puede dar un color personalizado a su formulario, o mejor seleccionar una imagen en la galería de su PC.

Por ejemplo, si su encuesta se refiere a gadgets y teléfonos, un fondo con un gadget tendrá más sentido que uno con un hombre navegando.

Para ello, haga clic en el icono Más y seleccione una de las dos opciones. Para subir un fondo, también puedes elegir subir una imagen desde tu cuenta de OneDrive o buscar una desde la web.

Háganlos rockear!

Aunque Microsoft Forms tiene una gran cantidad de características junto con un buen diseño, todavía le faltan ciertas opciones como la capacidad de subir archivos. Además, tampoco tiene plantillas listas para usar que usted puede recoger y continuar su trabajo sin perder mucho tiempo en la construcción de la estructura.

El siguiente: ¿Desea crear un formulario rellenable en Microsoft Word? Lea el siguiente artículo para saber cómo.

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