5 Consejos útiles para tratar con diferentes versiones de MS Office

La suite MS Office ha madurado a lo largo de los años en cuanto a sus características y funcionalidades. Sin embargo, lo que siempre ha sido una preocupación con las sucesivas actualizaciones es la compatibilidad de las nuevas versiones con las más antiguas.

Ahora, si estás usando diferentes versiones de MS Office o colaborando con personas que usan una versión de Office diferente a la tuya, entonces estás lidiando con este problema a diario. Sin embargo, te alegrará saber que puedes reducir el riesgo de tener problemas con sólo recordar y practicar unas cuantas cosas.

Veamos cuáles son.

Véase también: Aprenda y entienda las diferencias entre MS Office 2013 y Office 365 aquí mismo.

1. Conozca los formatos de archivo

Office 2007-2013 utiliza diferentes extensiones de archivos en comparación con Office 97-2003. Tienen una «x» añadida al final, que es una indicación del uso del lenguaje de marcado extensivo (XML).

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2. Trabajar en modo de compatibilidad

Cuando se abre un archivo 97-2003 en un producto 2007-2013, el archivo se abre en modo de compatibilidad. Puede seguir trabajando en ese modo para no introducir cosas/características que no estén soportadas.

Note: En el modo de compatibilidad no podrá utilizar las funciones 2007-2013 aunque esté utilizando la versión del software.

Idealmente, si va a compartir su documento con alguien que utiliza 97-2003, debería seguir trabajando en modo de compatibilidad.

3. Convertir para nuevas funciones

Si no va a compartir la versión inferior del archivo y si está en la versión superior del software, debe convertir el archivo. De esta manera, podrá aprovechar las nuevas funciones.

Para convertir su documento, vaya a Archivo -> Información -> Convertir como se muestra en el diagrama de abajo. De esta manera el archivo original será convertido y reemplazado.

4. Comprobar si hay problemas

Suponga que ha estado trabajando en 2007-2013 y al final de su trabajo se da cuenta de que necesita compartir el documento con alguien que tiene 97-2003. Mientras trabajaba, es posible que haya utilizado funciones que no son compatibles con las versiones inferiores.

En tales carcasas, antes de compartir, es aconsejable verificar si existen problemas. De esta manera, reducirá los riesgos potenciales de perder datos y el formato al compartirlos. Haga clic en File -> Info -> Check for Issues y, a continuación, rectifique las cosas que le pide el software.

5. Guardar como 97-2003

Si opta por guardar el documento como un documento 97-2003 a pesar de trabajar en la versión superior, el software comprobará la compatibilidad por sí mismo. Si encuentra alguno, se lo pedirá al usuario.

Entonces compartir nunca será una preocupación.

Buen consejo: ¿Es usted alguien que no tiene MS Office? ¿.

Conclusión

Estas son las únicas cosas básicas que debe tener en cuenta si su trabajo exige la colaboración con personas que trabajan en diferentes versiones de MS Office. Apenas algunos pasos adicionales y usted puede ahorrar realmente muchos de la confusión que puede presentarse debido a las ediciones de la compatibilidad.

Última actualización el 8 de febrero de 2018

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