Cómo compartir OneNote Notebook en computadoras de escritorio y dispositivos móviles

Tomar notas en OneNote es un placer. Microsoft OneNote se divide en cuadernos dentro de los cuales algunas secciones contienen más páginas. Una de las características clave de cualquier aplicación para tomar notas es compartir y colaborar. Entonces, ¿cómo se comparten los blocs de notas de OneNote tanto en computadoras de escritorio como en dispositivos móviles? De eso se trata esta guía. Cubriremos todas las versiones de OneNote en todas las plataformas.

Antes de comenzar a compartir, debemos aclarar un poco las diferentes versiones de OneNote.

Entonces hay dos versiones de OneNote, en el típico estilo de Microsoft. Existe OneNote (anteriormente OneNote 2016) y OneNote para Windows 10. El primero ahora es parte del plan Microsoft 365 y se instala automáticamente cuando instala la suite Microsoft 365, incluidas otras aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint.

OneNote para Windows 10 viene preinstalado en todas las computadoras con Windows 10. Ambas versiones de OneNote se pueden ejecutar simultáneamente pero difieren ligeramente en sus funcionalidades.

En particular, las dos versiones separadas existen solo en Windows, mientras que todas las demás plataformas obtienen solo una versión.

Nota: No puede compartir páginas individuales de un bloc de notas de OneNote. Esa característica quedó obsoleta para OneNote y OneNote para Windows 10 recientemente. Solo puede compartir un bloc de notas en OneNote.

Vamos a averiguar.

Cómo compartir OneNote Notebook en Windows

Primero comenzaremos con OneNote.

Paso 1: Abra OneNote y haga clic con el botón derecho en el bloc de notas que desea compartir para seleccionar Compartir este bloc de notas.

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Paso 2: En la pestaña Compartir con personas, puede ingresar nombres o ID de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el bloc de notas. Justo al lado, en el menú desplegable, seleccione si estas personas con las que comparte el bloc de notas de OneNote solo pueden ver o también editar el bloc de notas. Finalmente, hay una opción para agregar una nota personal justo debajo. Una vez hecho esto, haga clic en el botón Compartir a continuación.

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En el método anterior, solo aquellos invitados por correo electrónico pueden ver o editar el bloc de notas de OneNote.

Hay otra forma en la que puede invitar a ver / editar el cuaderno a través de un enlace. Cualquiera que tenga acceso a ese enlace podrá ver / editar el cuaderno, esté o no invitado.

Paso 1: Haga clic con el botón derecho en el cuaderno y seleccione Compartir este cuaderno.

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Paso 2: En la pestaña ‘Obtener un enlace para compartir’, haga clic en ‘Crear un enlace de vista’ o ‘Crear un enlace de edición’ para otorgar permiso de solo lectura o de edición al bloc de notas de OneNote, respectivamente.

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Compartir desde la aplicación OneNote para Windows

Ahora, echemos un vistazo a la aplicación OneNote para Windows. Encontrarás el botón Compartir en la esquina superior derecha de la aplicación. Ingrese los ID de correo electrónico de las personas a las que desea invitar y, debajo, seleccione Puede editar o Puede ver para otorgar permisos de edición o de solo lectura. Haga clic en el botón Compartir para enviar invitaciones.

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Ahora, tampoco puede compartir páginas individuales en OneNote para Windows, pero lo que puede hacer es enviar una instantánea o captura de pantalla de la página abierta. He aquí cómo hacerlo.

Paso 1: Abra la página de la que desea enviar una captura de pantalla. Haga clic en el botón Compartir y luego seleccione Enviar una copia.

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Paso 2: En la ventana emergente que se abre a continuación, haga clic en la aplicación Correo para enviar un correo electrónico con la captura de pantalla adjunta.

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No hay forma de crear y enviar un vínculo para compartir en OneNote para Windows como en OneNote.

Cómo ocultar las iniciales del autor en OneNote

Puede hacer esto solo en OneNote y no en la versión de OneNote para Windows.

Simplemente vaya a la pestaña Historial y haga clic en el botón Ocultar autores.

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Cómo compartir OneNote Notebook en Mac

Solo hay una versión de OneNote disponible para usuarios de Mac, lo que facilita las cosas.

Paso 1: Haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.

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Paso 2: Verá Opciones para compartir. Haga clic en ‘Invitar personas a Notebook’ para enviar invitaciones por correo electrónico.

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Paso 3: Ingrese los ID de correo electrónico de las personas a las que desea invitar a ver / editar el cuaderno. Marque el botón Puede editar para permitir la edición o desmárquelo si solo desea que vean el bloc de notas.

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Si desea compartir un enlace al cuaderno, también puede hacerlo, pero como se indicó anteriormente, cualquier persona con acceso al enlace podrá editar / ver el cuaderno.

Paso 1: Vuelva a hacer clic en el botón Compartir.

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Paso 2: Haga clic en «Copiar enlace a la libreta».

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Paso 3: Haga clic en Ver solo o Ver y editar para crear un enlace para compartir al cuaderno en consecuencia.

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Finalmente, tampoco hay forma de compartir una página en OneNote en Mac, pero puede enviar un archivo PDF de la página abierta. Para hacer eso:

Haga clic en el botón Compartir, pero seleccione «Enviar copia de la página». Ahora puede adjuntar un archivo PDF de la página a un correo electrónico y enviarlo por correo a cualquier persona.

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Cómo compartir OneNote Notebook en la Web

Compartir en la aplicación web de OneNote funciona de la misma manera en las versiones de Windows y macOS. Sin embargo, existen algunas diferencias notables.

Al hacer clic en el botón Compartir, se abrirá un menú para compartir familiar con opciones para copiar un enlace o enviar invitaciones por correo electrónico con permisos de solo lectura o edición.

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Haga clic en el menú desplegable para seleccionar Configuración de enlace.

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Puede establecer una fecha de vencimiento, después de la cual el enlace dejaría de funcionar, y una contraseña para agregar una capa adicional de protección. Por lo tanto, solo las personas que tienen la contraseña pueden acceder a la computadora portátil.

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Entonces, ¿por qué el tratamiento especial para la aplicación web OneNote? No es una función de OneNote, sino más una función de OneDrive. OneDrive permite a los usuarios compartir cualquier archivo con un enlace temporal y una contraseña, y dado que los archivos de OneNote se guardan en OneDrive, también funciona allí. Si los está guardando localmente, no funcionará.

¿Puede compartir OneNote Notebook en un dispositivo móvil?

Desafortunadamente, no hay forma de compartir notas o cuadernos en las aplicaciones de OneNote para Android o iOS. Este es un defecto grave al comparar OneNote con otras aplicaciones notables para tomar notas como Notion, Evernote y Apple Notes.

Con suerte, Microsoft solucionará este inconveniente en una actualización futura. Hasta entonces, no tiene más remedio que compartirlo utilizando aplicaciones web o de escritorio.

Comparte sabiamente

Compartir es fácil en OneNote siempre que utilice la aplicación web o de escritorio. La integración de OneDrive trae algunas características adicionales y útiles como la capacidad de crear enlaces temporales y protegerlos con contraseña. Por desgracia, las aplicaciones móviles se han dejado secar al viento. Aquellos que viajan mucho y necesitan colaborar mientras están en movimiento lo harían mejor con una aplicación diferente para tomar notas.