Cómo compartir OneNote Notebook en computadoras de escritorio y dispositivos móviles

Tomar notas en OneNote es un placer. Microsoft OneNote se divide en cuadernos dentro de los cuales algunas secciones contienen m√°s p√°ginas. Una de las caracter√≠sticas clave de cualquier aplicaci√≥n para tomar notas es compartir y colaborar. Entonces, ¬Ņc√≥mo se comparten los blocs de notas de OneNote tanto en computadoras de escritorio como en dispositivos m√≥viles? De eso se trata esta gu√≠a. Cubriremos todas las versiones de OneNote en todas las plataformas.

Cómo compartir One Note Notebook en computadoras de escritorio y dispositivos móviles

Antes de comenzar a compartir, debemos aclarar un poco las diferentes versiones de OneNote.

Entonces hay dos versiones de OneNote, en el típico estilo de Microsoft. Existe OneNote (anteriormente OneNote 2016) y OneNote para Windows 10. El primero ahora es parte del plan Microsoft 365 y se instala automáticamente cuando instala la suite Microsoft 365, incluidas otras aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint.

OneNote para Windows 10 viene preinstalado en todas las computadoras con Windows 10. Ambas versiones de OneNote se pueden ejecutar simult√°neamente pero difieren ligeramente en sus funcionalidades.

En particular, las dos versiones separadas existen solo en Windows, mientras que todas las demás plataformas obtienen solo una versión.

Nota: No puede compartir páginas individuales de un bloc de notas de OneNote. Esa característica quedó obsoleta para OneNote y OneNote para Windows 10 recientemente. Solo puede compartir un bloc de notas en OneNote.

Vamos a averiguar.

Cómo compartir OneNote Notebook en Windows

Primero comenzaremos con OneNote.

Paso 1: Abra OneNote y haga clic con el botón derecho en el bloc de notas que desea compartir para seleccionar Compartir este bloc de notas.

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Paso 2: En la pesta√Īa Compartir con personas, puede ingresar nombres o ID de correo electr√≥nico de las personas con las que desea compartir el bloc de notas. Justo al lado, en el men√ļ desplegable, seleccione si estas personas con las que comparte el bloc de notas de OneNote solo pueden ver o tambi√©n editar el bloc de notas. Finalmente, hay una opci√≥n para agregar una nota personal justo debajo. Una vez hecho esto, haga clic en el bot√≥n Compartir a continuaci√≥n.

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En el método anterior, solo aquellos invitados por correo electrónico pueden ver o editar el bloc de notas de OneNote.

Hay otra forma en la que puede invitar a ver / editar el cuaderno a través de un enlace. Cualquiera que tenga acceso a ese enlace podrá ver / editar el cuaderno, esté o no invitado.

Paso 1: Haga clic con el botón derecho en el cuaderno y seleccione Compartir este cuaderno.

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Paso 2: En la pesta√Īa ‚ÄėObtener un enlace para compartir‚Äô, haga clic en ‚ÄėCrear un enlace de vista‚Äô o ‚ÄėCrear un enlace de edici√≥n‚Äô para otorgar permiso de solo lectura o de edici√≥n al bloc de notas de OneNote, respectivamente.

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Compartir desde la aplicación OneNote para Windows

Ahora, echemos un vistazo a la aplicación OneNote para Windows. Encontrarás el botón Compartir en la esquina superior derecha de la aplicación. Ingrese los ID de correo electrónico de las personas a las que desea invitar y, debajo, seleccione Puede editar o Puede ver para otorgar permisos de edición o de solo lectura. Haga clic en el botón Compartir para enviar invitaciones.

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Ahora, tampoco puede compartir páginas individuales en OneNote para Windows, pero lo que puede hacer es enviar una instantánea o captura de pantalla de la página abierta. He aquí cómo hacerlo.

Paso 1: Abra la página de la que desea enviar una captura de pantalla. Haga clic en el botón Compartir y luego seleccione Enviar una copia.

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Paso 2: En la ventana emergente que se abre a continuación, haga clic en la aplicación Correo para enviar un correo electrónico con la captura de pantalla adjunta.

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No hay forma de crear y enviar un vínculo para compartir en OneNote para Windows como en OneNote.

Cómo ocultar las iniciales del autor en OneNote

Puede hacer esto solo en OneNote y no en la versión de OneNote para Windows.

Simplemente vaya a la pesta√Īa Historial y haga clic en el bot√≥n Ocultar autores.

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Cómo compartir OneNote Notebook en Mac

Solo hay una versión de OneNote disponible para usuarios de Mac, lo que facilita las cosas.

Paso 1: Haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.

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Paso 2: Ver√° Opciones para compartir. Haga clic en ‚ÄėInvitar personas a Notebook‚Äô para enviar invitaciones por correo electr√≥nico.

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Paso 3: Ingrese los ID de correo electrónico de las personas a las que desea invitar a ver / editar el cuaderno. Marque el botón Puede editar para permitir la edición o desmárquelo si solo desea que vean el bloc de notas.

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Si desea compartir un enlace al cuaderno, también puede hacerlo, pero como se indicó anteriormente, cualquier persona con acceso al enlace podrá editar / ver el cuaderno.

Paso 1: Vuelva a hacer clic en el botón Compartir.

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Paso 2: Haga clic en ‚ÄúCopiar enlace a la libreta‚ÄĚ.

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Paso 3: Haga clic en Ver solo o Ver y editar para crear un enlace para compartir al cuaderno en consecuencia.

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Finalmente, tampoco hay forma de compartir una p√°gina en OneNote en Mac, pero puede enviar un archivo PDF de la p√°gina abierta. Para hacer eso:

Haga clic en el bot√≥n Compartir, pero seleccione ‚ÄúEnviar copia de la p√°gina‚ÄĚ. Ahora puede adjuntar un archivo PDF de la p√°gina a un correo electr√≥nico y enviarlo por correo a cualquier persona.

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Cómo compartir OneNote Notebook en la Web

Compartir en la aplicación web de OneNote funciona de la misma manera en las versiones de Windows y macOS. Sin embargo, existen algunas diferencias notables.

Al hacer clic en el bot√≥n Compartir, se abrir√° un men√ļ para compartir familiar con opciones para copiar un enlace o enviar invitaciones por correo electr√≥nico con permisos de solo lectura o edici√≥n.

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Haga clic en el men√ļ desplegable para seleccionar Configuraci√≥n de enlace.

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Puede establecer una fecha de vencimiento, despu√©s de la cual el enlace dejar√≠a de funcionar, y una contrase√Īa para agregar una capa adicional de protecci√≥n. Por lo tanto, solo las personas que tienen la contrase√Īa pueden acceder a la computadora port√°til.

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Entonces, ¬Ņpor qu√© el tratamiento especial para la aplicaci√≥n web OneNote? No es una funci√≥n de OneNote, sino m√°s una funci√≥n de OneDrive. OneDrive permite a los usuarios compartir cualquier archivo con un enlace temporal y una contrase√Īa, y dado que los archivos de OneNote se guardan en OneDrive, tambi√©n funciona all√≠. Si los est√° guardando localmente, no funcionar√°.

¬ŅPuede compartir OneNote Notebook en un dispositivo m√≥vil?

Desafortunadamente, no hay forma de compartir notas o cuadernos en las aplicaciones de OneNote para Android o iOS. Este es un defecto grave al comparar OneNote con otras aplicaciones notables para tomar notas como Notion, Evernote y Apple Notes.

Con suerte, Microsoft solucionará este inconveniente en una actualización futura. Hasta entonces, no tiene más remedio que compartirlo utilizando aplicaciones web o de escritorio.

Comparte sabiamente

Compartir es f√°cil en OneNote siempre que utilice la aplicaci√≥n web o de escritorio. La integraci√≥n de OneDrive trae algunas caracter√≠sticas adicionales y √ļtiles como la capacidad de crear enlaces temporales y protegerlos con contrase√Īa. Por desgracia, las aplicaciones m√≥viles se han dejado secar al viento. Aquellos que viajan mucho y necesitan colaborar mientras est√°n en movimiento lo har√≠an mejor con una aplicaci√≥n diferente para tomar notas.