Microsoft Teams se ha convertido en una parte integral de la comunicación en el lugar de trabajo moderno, facilitando el intercambio de información y la colaboración. A pesar de las sólidas funciones de chat y colaboración de MS Teams, es posible que necesites exportar o descargar tus conversaciones de chat por varios motivos. Este artículo explorará los principales métodos para exportar el historial de chat de Microsoft Teams.
Antes de profundizar en las soluciones, comprendamos el propósito de descargar o exportar el historial de chat de Teams. Guardar el historial de chat de Teams puede resultar útil por varios motivos, incluida la retención de datos, el mantenimiento de registros de comunicaciones, la transferencia de conocimientos, el cumplimiento de requisitos legales y de cumplimiento, etc.
Una vez entendido esto, continuemos con el artículo para explorar los mejores métodos para realizar esta tarea de manera efectiva.
1. Copie mensajes y guárdelos como archivos de texto
Esta es una de las formas más sencillas de guardar el historial de chat en Microsoft Teams. Todo lo que necesita hacer es hacer clic y arrastrar el cursor para copiar el texto que desea y pegarlo en un archivo de texto. Siga los pasos a continuación.
Paso 1: presione la tecla Windows en su teclado, escriba Microsoft Teams y haga clic en Abrir.
Nota: En Mac, presione ‘Comando+Espacio’ en su teclado, escriba Teams y presione la tecla Retorno.
Paso 2: Una vez iniciado, vaya a la sección Chat o Equipos desde la esquina superior izquierda de la ventana de Equipos.
Paso 3: Selecciona y abre el chat que deseas guardar. Puede ser un chat personal, un chat grupal o un chat de Teams.
Paso 4: Una vez abierto el chat, seleccione la parte del chat que desea guardar arrastrando el mouse desde el inicio del chat hasta el final.
Paso 5: Una vez seleccionado, haga clic derecho y seleccione Copiar o presione ‘Ctrl + C’ para copiar el texto seleccionado a su portapapeles.
Nota: Presione ‘Comando + C’ en Mac para copiar el texto seleccionado.
Paso 6: Ahora, vaya a su escritorio, haga clic derecho en cualquier espacio en blanco, elija Nuevo y seleccione Documento de texto.
Nota: Si estás en Mac, escribe Editor de texto desde la búsqueda de Spotlight presionando ‘Comando+Espacio’ en tu teclado.
Paso 7: Haga clic en abrir el documento de texto.
Paso 8: Una vez en el documento de texto, presione ‘Ctrl+V’ y se copiará el texto de su chat.
Paso 9: Presione Ctrl + S para guardar el documento. Y luego, puedes mover el documento a donde quieras o compartirlo con alguien por correo electrónico o WhatsApp.
Eso es todo. Ha guardado el chat de Teams como un documento. Si este método es demasiado largo para seguirlo, continúe con el siguiente método.
2. Toma capturas de pantalla
Este es uno de los métodos más sencillos y utilizados, no específico de MS Teams sino de cualquier plataforma social o de comunicación. Ya tenemos artículos sobre cómo realizar capturas de pantalla en cualquier plataforma; A continuación hay algunos de ellos.
- Formas sencillas de tomar una captura de pantalla en Windows 11
- Dónde encontrar capturas de pantalla en Windows 11 y 10
- Las mejores herramientas de captura de pantalla gratuitas para Windows y Mac
- Las mejores formas de tomar una captura de pantalla en Android
Para ir un paso más allá, lea los siguientes artículos, según su navegador, sobre cómo tomar capturas de pantalla de página completa de sus conversaciones de chat. Compruébalo a continuación;
- Cómo tomar una captura de pantalla de página completa en Microsoft Edge
- Cómo tomar una captura de pantalla de página completa en Google Chrome
Si no desea depender de capturas de pantalla sino que las quiere en formato de documento, consulte el siguiente método.
3. Guarde como PDF usando la opción Imprimir
Este método requiere que utilice o acceda a Microsoft Teams desde un navegador (Google Chrome, Microsoft Edge o Firefox). Siga las instrucciones a continuación para imprimir el chat de Teams de forma rápida y sencilla.
Paso 1: inicie cualquier navegador en su computadora Windows o Mac, vaya al sitio web de Microsoft Teams e inicie sesión con las credenciales de su cuenta.
Nota: Si se le solicita, haga clic en la opción «Usar la aplicación web en su lugar» para continuar accediendo a Teams en el navegador web.
Paso 2: Ahora, navegue hasta la sección Chat o Chat de Teams desde la esquina superior izquierda de la ventana de Teams. Haga clic en el ícono de tres puntos verticales en la esquina superior derecha
Paso 3: En el menú desplegable, seleccione Imprimir.
Paso 4: En la ventana Imprimir, haga clic en el menú desplegable de destino, seleccione «Guardar como PDF» y haga clic en Guardar.
Eso es todo. El chat seleccionado se guardará como un archivo PDF, que se puede compartir por correo electrónico. Si no desea utilizar el navegador pero prefiere un proceso rápido para compartir el chat con alguien por correo electrónico, consulte el siguiente método.
4. Compartir en Outlook
Este método es el más conveniente si desea exportar el chat de Teams al correo electrónico. Sin embargo, tiene un gran inconveniente: sólo puedes compartir un mensaje a la vez. Si solo desea compartir un mensaje, siga las instrucciones a continuación.
Paso 1: Inicie Microsoft Teams y navegue hasta la sección Chat o Teams desde la esquina superior izquierda de la ventana de Teams.
Paso 2: seleccione el mensaje que desea compartir, haga clic derecho y seleccione «Compartir en Outlook».
En el modo emergente, se completa el mensaje, que puedes compartir fácilmente a través de Outlook. Este método no funcionará si tiene varios mensajes para compartir. Consulte el siguiente método si tiene varios mensajes para compartir.
5. Utilice la extensión Teams Chat Extractor
A diferencia de muchas extensiones de nivel operativo disponibles en Chrome Webstore, existen muchas extensiones; de hecho, sólo hay una extensión llamada ‘Microsoft Teams Chat Extractor’ disponible para extraer chats o conversaciones de Microsoft Teams. Sin embargo, durante nuestras pruebas, la extensión no funcionó. Si es así para usted, a continuación se detallan los pasos.
A continuación se detallan algunos de los artículos que quizás deba consultar antes de continuar con los pasos a continuación.
- Cómo instalar la extensión de Chrome
- Cómo fijar extensiones a la barra de herramientas de Chrome
Paso 1: En primer lugar, descargue y agregue la extensión a su navegador Chrome.
Paso 2: Una vez descargado, haga clic en el icono de la extensión de Chrome y fije la extensión Teams Chat Extractor para acceder fácilmente.
Paso 3: vaya al chat de Teams que desea exportar.
Paso 4: Desplácese hasta el primer mensaje para cargar la conversación completa y haga clic en el ícono Extrator de chat de Microsoft Teams.
Paso 4: Copie y pegue el texto en un documento de Microsoft Word o Texto cuando extraiga todos los chats con las marcas de fecha y hora.
Ahí tienes. Tienes todos los mensajes de una conversación de Microsoft Teams extraídos. Sin embargo, debes saber que las imágenes y gifs no serán capturados; sólo se copiará el texto.
El siguiente método y el último método son para aquellos que no desean utilizar extensiones y desean exportar sus chats oficialmente.
6. Exportar el chat
De todos los métodos mencionados en el artículo, este es el modo oficial de descargar conversaciones de chat. Entonces, sin más preámbulos, siga los pasos que se mencionan a continuación.
Paso 1: vaya a la página de exportación de datos de Teams desde su navegador preferido en su computadora Windows o Mac.
Nota: Deberá iniciar sesión en su cuenta de Microsoft.
Paso 2: marque la casilla junto a Historial de chat y Medios. Seleccione Enviar solicitud.
Paso 3: En la ventana emergente, haga clic en Continuar.
Microsoft indicará su solicitud pendiente.
Dale un poco de tiempo y revisa esta página después de un tiempo. Debería ver una opción para poder exportar datos de chat de Teams. Dicho esto, si tiene alguna pregunta, consulte la sección de preguntas frecuentes a continuación.
Preguntas frecuentes sobre la exportación del historial de chat de Microsoft Teams
1. ¿Se realiza una copia de seguridad del historial de chat en Teams?
Sí, el historial de chat de Microsoft Teams normalmente se almacena en la nube y se realiza una copia de seguridad como parte de los datos de Microsoft 365. Sin embargo, los usuarios individuales también pueden exportar y guardar sus historiales de chat localmente.
2. ¿Existe un límite en la cantidad de historial de chat que puedo exportar?
Microsoft Teams puede tener algunas limitaciones en cuanto a la cantidad de historial de chat que se puede exportar simultáneamente. Es posible que tengas que realizar varias exportaciones si tienes un historial de chat extenso.
3. ¿La exportación del historial de chat lo elimina de Microsoft Teams?
No, exportar el historial de chat no lo elimina de Microsoft Teams. Simplemente crea una copia del historial de chat en un formato descargable.
4. ¿Con qué frecuencia puedo exportar el historial de chat?
Es posible que no haya un límite establecido sobre la frecuencia con la que se puede exportar el historial de chat, pero generalmente se hace según sea necesario con fines de respaldo, referencia o cumplimiento.
Guarde una copia del chat de Teams
Exploramos por qué es posible que desee descargar o exportar su historial de chat de Microsoft Teams y proporcionamos los mejores métodos para realizar esta tarea de manera eficiente. Su historial de chat es un recurso valioso que puede conservar y acceder con los métodos correctos cuando sea necesario.