Google Drive hace que sea fácil compartir archivos y carpetas con otras personas. Como la mayoría de nosotros ya tenemos y utilizamos una cuenta de Gmail, trabajar con Drive tiene mucho sentido. Una forma de compartir es invitando a los usuarios por correo electrónico. Otra forma es crear y enviar un enlace a Google Drive.
¿Qué sucede cuando se envía un enlace de Google Drive a alguien? ¿Qué pasa con la seguridad y la privacidad? ¿Qué sucede si ya no desea compartir ese archivo o si no desea que otros hagan ningún cambio? Google Drive viene con muchas opciones para controlar los permisos que exploraremos a continuación.
Vamos a empezar.
Cómo compartir Google Drive Link
Compartir un archivo o una carpeta a través de Google Drive es muy sencillo. Abra la carpeta Unidad de Google en su ordenador con Windows 10 o Mac, haga clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que desea enviar y seleccione Compartir en la unidad de Google.
En la ventana emergente que aparece a continuación, puedes enviar invitaciones por correo electrónico o hacer clic en «Obtener enlace para compartir» para copiar y pegar el enlace directamente en cualquier lugar. Por ejemplo, aplicaciones de mensajería o foros en línea.
El proceso sigue siendo el mismo para los usuarios de macOS, Android e iOS, aunque en una configuración de interfaz de usuario diferente. Así es como se ve en la aplicación Android, en caso de que quieras sincronizar fotos.
Lo mismo ocurre con la versión web, a la que se puede acceder desde un navegador.
Precauciones que se deben tomar al enviar Google Drive Link
Esto es importante. No querrás arrepentirte de una decisión equivocada más tarde. Las precauciones significan permisos de archivo/carpeta. Usted puede controlar quién puede acceder a qué y cómo esa persona puede interactuar con él.
Continuando con el ejemplo del punto anterior, al hacer clic en el enlace Obtener compartible, verá más opciones.
Aquí es donde puede controlar no sólo quién tiene acceso al archivo vinculado, sino también en qué medida. Haz clic en el menú desplegable situado encima del enlace Google Drive para ver las opciones de uso compartido.
La primera opción es Off, donde sólo aquellos que han sido invitados directamente por correo electrónico podrán acceder al archivo o carpeta en cuestión. El segundo es Cualquier persona con el enlace puede ver donde puede ver el archivo pero no puede editarlo ni hacer cambios en él. El tercero es Cualquiera con el enlace puede editar donde también podrán hacer cambios en los documentos o carpetas. Elija sabiamente.
Espera, también está el botón Más. Al hacer clic en este botón se abre un menú oculto que ofrece un control más detallado.
La primera opción permite que cualquier persona en Internet acceda al archivo o carpeta compartido. La persona ni siquiera tiene que ser un usuario de Google Drive o acceder con una cuenta de Google. El enlace al fichero se podrá consultar públicamente. >
La segunda opción hará que el enlace sea privado. Esto significa que cualquier persona con el enlace puede acceder sin tener que iniciar sesión, pero no es público y no se puede buscar. >
La tercera opción restringirá el acceso a aquellos que han sido invitados específicamente al archivo/carpeta en cuestión.
Ha decidido quién puede acceder al archivo/carpeta. Ahora, haga clic en el menú desplegable Acceso a la derecha para controlar si sólo pueden verlo u organizar, añadir o editar el archivo/carpeta también. >
Cuando envíes un enlace de Google Drive para un archivo en lugar de una carpeta, verás dos opciones adicionales.
Uno de ellos es el permiso de comentario, donde puede permitir que el usuario sólo comente el documento. No se permitirá la edición. Otra opción será permitir/desactivar la impresión o descarga del archivo compartido. Si el usuario tiene permiso para editar el archivo, también puede descargarlo o imprimirlo. Una vez más, estos son por razones de seguridad y privacidad.
Finalmente, está el botón Avanzado.
Ahí es donde puede evitar que los editores o aquellos con acceso a la carpeta/archivo agreguen nuevas personas. Si confías en ellos, puedes permitirles que inviten a más gente a colaborar y ayudarte.
Usando una combinación de estos permisos, puede controlar fácilmente cómo se comparte el archivo/carpeta y lo que otros pueden hacer con él.
Por qué compartir Google Drive Link
Colaboración. Google ha adoptado el primer enfoque de la web con Google Drive y todas las aplicaciones que forman parte de él. Como tal, todo lo que necesitas es un navegador y estás listo para empezar. Por ejemplo, está trabajando en un informe con otros miembros de su equipo.
Si buscas comentarios y opiniones, puedes compartir un enlace de Google Drive con permiso de sólo ver. A continuación, puedes elegir enviar una invitación a tus compañeros mediante una invitación por correo electrónico o compartir un enlace directamente a través de las aplicaciones de mensajería. Pueden comentar el documento con sus comentarios si usted permite que se hagan comentarios sobre el documento.
Si usted es coautor de un libro/documento/informe, enviará una invitación con permiso de edición y organización para permitir que las otras personas contribuyan, revisen o realicen otros cambios según sea necesario.
Estos son sólo algunos ejemplos y el uso real variará de persona a persona. Pero eso es lo que sucede cuando se envía un enlace de Google Drive a alguien. Mucho depende de cómo elijas enviarlo y con qué permisos.
Colaboración es el nombre del juego
Ahora ya sabes lo que ocurrirá cuando envíes un enlace de Google Drive a alguien. Puedes compartirlo, sin embargo, donde quieras y con quien quieras. Guárdelo para usted, pida a otros que lo lean o colabore con otros en tiempo real. En cualquier caso, tienes el control total de los archivos y carpetas almacenados en la unidad de Google.
El siguiente: ¿Quieres saber más sobre el almacenamiento de Google Drive? Aquí hay una guía detallada sobre lo que cuenta para su almacenamiento gratuito y lo que no.