¬ŅQu√© significa hacer que est√© disponible fuera de l√≠nea en Google Drive?

El problema de cualquier servicio basado en la nube es que la mayor√≠a de ellos requieren una conexi√≥n a Internet. En mi estado natal de Cachemira, tenemos frecuentes suspensiones de Internet. As√≠ que usar tal servicio hace m√°s da√Īo que bien. Afortunadamente, ciertos servicios en la nube como Google Drive hacen que sus archivos est√©n disponibles para su uso fuera de l√≠nea con la funci√≥n Hacer disponible fuera de l√≠nea. Por supuesto, la funci√≥n sin conexi√≥n s√≥lo funciona con Google Chrome por ahora. Hablemos de la funci√≥n Hacer que est√© disponible sin conexi√≥n de Google Drive y de c√≥mo utilizarla en Android, en iOS y en PC.

Antes de pasar a Disponible sin conexión, debes comprender cómo funciona el uso de archivos sin conexión en Google Drive. En esta publicación hemos tratado los archivos sin conexión, cómo funcionan, cómo hacer que los archivos estén sin conexión en los móviles y en los equipos de escritorio, y la diferencia entre sin conexión y la descarga en Drive.

Saltemos ahora mismo.

¬ŅQu√© significa archivos fuera de l√≠nea en el disco de Google

Normalmente, Google Drive y sus componentes como Google Docs, Hojas y Diapositivas necesitan la conectividad a Internet para abrir y realizar acciones como editar, guardar, etc. Para facilitar a la gente el trabajo en cualquier momento con estos archivos, se puede acceder a ellos sin conexión, sin Wi-Fi ni datos de móviles.

Nota: Los archivos sin conexión funcionan sólo en el navegador Google Chrome (Computer) y en las aplicaciones móviles Google Drive, Docs, Sheets y Slides (Android e iOS).

Una vez que un archivo está disponible para su uso fuera de línea, puede abrirlo y editarlo sin necesidad de una conexión a Internet. Dicho esto, cualquier cambio realizado en el archivo se guardará localmente. Más tarde, cuando acceda a Internet, Google comprobará si hay cambios en el archivo y actualizará su versión online en consecuencia. La nueva versión se sincronizará con tu dispositivo y estará disponible también sin conexión.

Nota: Los archivos de Google como Docs, Diapositivas y Hojas no cuentan en el almacenamiento de Google, pero si los haces disponibles sin conexión, ocuparán espacio en tu dispositivo (móvil o PC).

Cuando se trata de archivos compartidos, los colaboradores no verán ninguna edición inmediatamente. Sólo cuando conectes tu dispositivo a Internet, tus ediciones fuera de línea se sincronizarán. En la mayoría de los casos, los cambios realizados en línea por otros colaboradores reemplazarán o sucederán a sus cambios fuera de línea, si los hubiera.

Cómo funcionan los archivos offline en el disco duro de Google

Tienes dos formas de hacer que tus Google Docs, hojas de cálculo o diapositivas estén disponibles sin conexión. En primer lugar, puedes habilitar la disponibilidad sin conexión para la mayoría de los archivos editados recientemente en la unidad. De este modo, cualquier archivo editado recientemente en ese dispositivo aparecerá automáticamente sin conexión.

En el segundo método, si no desea que todos los archivos estén disponibles sin conexión, puede seleccionar manualmente los archivos que deben funcionar sin conexión mediante la función Hacer disponible sin conexión. Este método también funciona si desea que un archivo antiguo pueda utilizarse sin conexión o si desea asegurarse de que un archivo esté disponible sin conexión. Esto se debe a que los archivos creados fuera de línea con este método mostrarán un símbolo de fuera de línea.

Nota: La disponibilidad de archivos fuera de línea debe activarse en cada dispositivo por separado.

Para ambos métodos, debes estar primero conectado a Internet. Es decir, si estás desconectado y luego activas la función de desconexión, no funcionará. Así que la función de disponibilidad offline debe ser activada antes de estar fuera de línea.

Cómo habilitar y utilizar archivos sin conexión en Google Drive en el móvil y en la web

Los pasos son diferentes para las aplicaciones móviles (Android e iOS) y la versión de escritorio. Así que vamos a comprobarlo por separado.

Activar la visualización sin conexión de los archivos de la unidad de Google en la Web

Para ver los archivos de Google Docs, Hojas o Diapositivas sin conexión desde tu ordenador (Windows o macOS), sigue estos pasos:

Nota: Debes estar conectado a Internet para activar el modo sin conexión.

Paso 1: Los archivos de la unidad sin conexión necesitan necesariamente el navegador Google Chrome para funcionar. Descarga el navegador Chrome en tu ordenador.

Descargar Google Chrome

Paso 2: A continuación, debes instalar la extensión Google Docs sin conexión.

Descargar la extensión sin conexión de Google Docs

En la mayoría de los casos, ya estará instalado y habilitado para Chrome. Puedes comprobarlo en chrome://extensiones/. Si está desactivado, habilita la extensión con el botón de encendido.

Paso 3: Una vez que la extensi√≥n est√© habilitada, abre drive.google.com. Haz clic en el icono de configuraci√≥n de la parte superior y selecciona Configuraci√≥n en el men√ļ.

Habilita la casilla de verificaci√≥n de Sin conexi√≥n o la opci√≥n que dice “Crear, abrir y editar tus archivos recientes de Google Docs, Hojas y Diapositivas en este dispositivo cuando est√©s desconectado”.

Nota: Si la extensión de Google Docs sin conexión está inhabilitada o no está instalada, se te pedirá que la habilites.

También puedes visitar docs.google.com y pulsar el icono de las tres barras de la parte superior. Selecciona Configuración.

Habilite la opción de la función de desconexión.

Nota: Puedes habilitar esta función en Drive o en Docs. Se reflejará en todos los archivos admitidos, como Hojas y Diapositivas.

Despu√©s de habilitar el modo sin conexi√≥n, Google sincronizar√° todos los documentos, diapositivas y hojas de Google Docs con el ordenador. Aseg√ļrate de tener suficiente almacenamiento en tu ordenador.

Para ver los archivos disponibles sin conexión, abra el sitio web de Google Drive y haga clic en el icono de vista previa sin conexión en la parte superior. Habilita la opción de vista previa sin conexión.

Cuando la vista previa sin conexión está activada, los archivos a los que no se puede acceder sin conexión aparecen en gris. Así que puedes encontrar fácilmente los archivos que se pueden usar sin conexión sin Internet.

Habilitar el modo sin conexión sólo para los archivos seleccionados

Si no quieres sincronizar todos los archivos para la necesidad de estar fuera de línea, puedes seleccionar manualmente los archivos que deben hacerse fuera de línea. En primer lugar, desactiva la tecla junto a Desconectado, ya sea desde el sitio web de Google Drive o de Google Docs.

Entonces abre la página web de Drive o Docs. En el caso de Drive, abre el documento requerido. Haga clic en Archivo en la parte superior y presione Hacer disponible sin conexión. Se le pedirá que habilite el acceso sin conexión. Vaya a Configuración de la unidad y habilite el acceso sin conexión. Si ya está habilitado, otros archivos también se sincronizarán para su uso sin conexión.

Cuando estés en el sitio web de Docs, Sheets o Slides, haz clic en el icono de tres puntos del archivo y habilita la opción de Disponible sin conexión. Repite esto para todos los documentos que quieras ver y editar sin conexión.

Pro Tip: Alternativamente, abre el archivo y haz clic en la opción Archivo y elige Poner a disposición sin conexión.

Al utilizar este método, un nuevo icono aparecerá junto a los archivos fuera de línea representado por un icono circular con una marca de verificación dentro de él.

Cómo ver y acceder a los archivos sin conexión de Google Drive en la Web

Debe preguntarse, ahora que ha preparado los archivos para su uso fuera de l√≠nea, ¬Ņc√≥mo se accede a ellos cuando se est√° fuera de l√≠nea? Para ello, abre el sitio web de la unidad, los documentos, las hojas o las diapositivas en el navegador Chrome. Esos sitios web se abrir√°n para mostrar los archivos habituales y mostrar√°n los archivos no disponibles en gris.

Abre cualquier archivo para editarlo. Ver√° un nuevo icono junto a los archivos editados fuera de l√≠nea que indica que se han realizado cambios en el archivo que a√ļn no se han sincronizado con la versi√≥n en l√≠nea.

Pocas cosas de las que ocuparse mientras se usa la función de offline de Google Drive

  • Utiliza el navegador Google Chrome en tu PC.
  • Aseg√ļrate de que hayas accedido a Chrome con la misma cuenta de Google que tenga habilitado el acceso sin conexi√≥n.
  • S√≥lo una cuenta de Google puede tener acceso sin conexi√≥n por cada perfil de Chrome. Salga de la cuenta y inhabilite el acceso sin conexi√≥n desde la otra cuenta o utilice un perfil de Chrome diferente para disponer de la funci√≥n sin conexi√≥n en su otra cuenta de Google.
  • Tendr√° que configurar el acceso fuera de l√≠nea por separado para cada computadora.
  • El modo desconectado no funcionar√° en el modo de inc√≥gnito.

Activar la visualización sin conexión de los archivos de Google Drive en el móvil

En iOS, puedes ver y editar sólo los archivos de Google Docs, Hojas y Diapositivas sin conexión. Pero en Android, además de los archivos de Docs, Hojas y Diapositivas, también puedes habilitar el modo sin conexión para videos, imágenes y PDF.

Al igual que en la web, puedes habilitar el acceso sin conexión a todos los archivos recientes o elegir manualmente. En el primer caso, abre la aplicación Google Docs, Sheets o Slides. Toca el icono de las tres barras en la parte superior y elige Configuración.

Activar Hacer que los archivos recientes estén disponibles sin conexión.

Si no confías en Google, puedes forzar la disponibilidad fuera de línea. Para ello, abre la aplicación que contiene tu archivo, como Drive, Docs, Sheets o Slides. Toca el icono de tres puntos que aparece junto al nombre del archivo y selecciona Poner a disposición del usuario sin conexión.

Cuando se hace un archivo fuera de línea con el método anterior, el icono de fuera de línea aparecerá con el nombre del archivo.

Para ver todos los archivos sin conexión, toca el icono de tres barras de cualquiera de las tres aplicaciones de Google (Docs, Diapositivas, Hojas) y selecciona Sin conexión. Abre el archivo para editarlo.

Diferencia entre Offline y Download

Muchos de ustedes deben estar preguntándose cuál es la diferencia entre offline y descarga en Drive. Bueno, la descarga de un archivo crea una copia separada del archivo independiente del archivo original en Google Drive. Puedes cambiar su ubicación en tu dispositivo, modificarlo o borrarlo. Nada de esto se reflejará en el archivo online. Los archivos descargados suelen estar disponibles en la carpeta de descargas de tu dispositivo.

Por el contrario, cuando haces un archivo disponible para su uso fuera de línea, es sólo una versión fuera de línea de tu archivo real. No puedes acceder a él a través del administrador de archivos de tu dispositivo, ya que sólo se puede acceder a él a través de las aplicaciones o del sitio web de Google Drive. Cualquier cambio que realices en el archivo sin conexión se sincronizará con el archivo principal siempre que la conectividad de los datos esté disponible en el dispositivo. Ambos tipos de archivos se almacenarán en el dispositivo.

¬ŅQu√© opinas de la funci√≥n de offline de Google Drive? H√°ganoslo saber en los comentarios de abajo.

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