Google Drive es el destino preferido de quienes desean guardar y compartir contenido. Este servicio en la nube le permite guardar y crear todo con facilidad, ya sea un archivo de video grande, un álbum de fotos o un documento crítico. Y eso no es todo. También puede compartir un enlace a estos elementos guardados con su asociado para que puedan ver o descargar el archivo requerido.
Con todas las diferentes opciones disponibles para compartir, seguro que se vuelve un poco confuso cuando se trata de la visibilidad de los archivos y carpetas. ¿Pueden otras personas ver lo que hay en tu Google Drive? En caso afirmativo, ¿pueden tener acceso para editarlo?
Bueno, eso es lo que exploraremos en esta publicación a medida que exploramos todo lo relacionado con el uso compartido y la visibilidad en Google Drive.
Empecemos, ¿de acuerdo?
¿Cómo funciona Google Drive?
Antes de comenzar, veamos cómo funciona Google Drive. Bueno, Google Drive es su solución de almacenamiento basada en la nube de al lado. Como se señaló anteriormente, puede almacenar todo, desde imágenes JPG normales o archivos de audio hasta documentos, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas.
Siempre que haya iniciado sesión con la cuenta de Google adecuada, puede acceder a estos archivos desde prácticamente cualquier lugar. Además de eso, el almacenamiento en la nube significa que puede guardar almacenamiento en su dispositivo físico.
Opciones de visibilidad en Google Drive
Como se señaló anteriormente, Google Drive le permite compartir sus archivos. Pero lo bueno es que Drive te da la opción de cómo te gustaría que se compartieran los archivos.
Por ahora, hay tres opciones: Privado, Compartido y Cualquiera con el enlace. Si no ha compartido sus archivos y carpetas con nadie, nadie podrá ver ese archivo o carpeta en particular. Eres la única persona que puede ver eso. Esta es la configuración ideal si tiene una tonelada de documentos personales en Google Drive.
En su lugar, puede compartir su archivo con un número específico de usuarios a través de la opción ‘Compartir con personas …’. Dependiendo del privilegio que les haya asignado, verán o editarán el documento.
Pero de ninguna manera podrán ver las otras cosas dentro de su Google Drive.
Lo mismo se aplica también a la tercera opción. Si comparte un enlace, solo los usuarios con el enlace obtendrán el archivo / carpeta. Nuevamente, se aplican las reglas habituales: deberá tener cuidado con la información que comparte en el documento. Al mismo tiempo, querrá tener un poco de cuidado con el rol que les asigna.
Finalmente, los usuarios de Google Apps tienen la opción de compartir sus archivos solo con personas dentro de su organización. Y si ha elegido esa opción, las personas dentro de su dominio podrán ver y acceder al archivo.
Entonces, la conclusión es que nadie tiene acceso a sus archivos y carpetas dentro de su almacenamiento de Google Drive a menos que les haya otorgado acceso explícito. Pero al final del día, ¿cómo ve las carpetas de archivos compartidos?
Quién puede acceder a sus archivos
Desafortunadamente, Google no ofrece una solución sencilla para ver quién tiene acceso a todos sus archivos de una sola vez. Deberá comprobar los archivos uno por uno. Aquí, la idea es comprobar los archivos más recientes.
Para hacerlo, abra uno de los archivos y haga clic en la opción Compartir en la esquina superior derecha. Si es un archivo privado, solo su ID de correo electrónico estará presente en la lista. De lo contrario, verá una lista de los usuarios con los que se comparte el archivo actualmente. Al mismo tiempo, también puede ver sus privilegios.
Todo lo que necesita hacer es hacer clic en la opción Eliminar para eliminar a la persona de la lista. O también puedes jugar con los privilegios del usuario. Nuevamente, vale la pena señalar que si otorga privilegios de editor a alguien, también puede agregar a otros y compartir el archivo o documento más.
Alternativamente, puede seleccionar un archivo de Mi unidad y hacer clic en el pequeño ícono de I en la esquina superior derecha. Este es un método más rápido y le permite tener una descripción general rápida del estado actual de uso compartido. Aparte de eso, también puede ver cuándo se realizó la última modificación y quién la realizó.
Las paredes tienen ojos y oídos
Entonces, ¿alguien más puede ver lo que hay en tu Google Drive? Una respuesta clara sería un No. Los asociados que elijas solo pueden ver los archivos y documentos que se comparten con ellos.
Nuevamente, también tendrá que considerar el estado de uso compartido de las carpetas. Si una carpeta se comparte con otras personas, los archivos que se encuentran debajo pueden heredar el mismo acceso.