Pasar de Evernote a Google Keep notas y Docs: Mi experiencia

El mes pasado, escribí un post detallado explicando por qué moví todos mis datos y archivos de Dropbox a Google Drive. Esto es parte de mi esfuerzo continuo para mover todo a una sola plataforma. Mi idea es usar menos aplicaciones y extensiones/adiciones en favor de la consistencia, uniformidad y una mejor integración entre las plataformas y la interfaz de usuario.

Hoy, voy a compartir mi experiencia de cambiar de Evernote a Google Keep (ahora llamado Keep notas) y Docs. ¿Por qué elegí Google? La mayoría de los productos de Google son gratuitos o más baratos que los de la competencia. Además, Google es compatible con casi todas las plataformas principales.

Yo era un gran fan de la aplicación de calendario Sunrise antes de que Microsoft la comprara y la apagara. Usé la aplicación Newton para correos electrónicos, y ahora también se está cerrando. El destino de Evernote también está en juego, ya que la empresa ya ha perdido su CTO y CFO y se rumorea que se encuentra en una espiral descendente sin crecimiento en los últimos meses.

En tal escenario, tiene sentido actuar rápidamente y pasar a un conjunto de alternativas fiables. Así es como empecé.

1. Evernote para Google Keep

Mientras que Evernote ofrece la posibilidad de ver todos sus portátiles y notas claramente en la barra lateral, Google Keep adopta un enfoque diferente.

Keep ofrece una interfaz sencilla. Sin embargo, no hay ningún cuaderno o sistema de jerarquía de archivos en él. En su lugar, puede crear notas que pueden ser codificadas por colores para una mejor presentación y organización.

Siempre me han gustado las aplicaciones visualmente atractivas y me alegró saber que ahora podía asignar un color a cada Note. Hace que la búsqueda de información sobre un proyecto o tema en particular sea mucho más rápida.

También me gusta la idea de que puedo convertir Keep en Google Docs desde la interfaz.

Google Keep se basa en las etiquetas y en la potente función de búsqueda de Google para ayudarte a encontrar lo que buscas en tus notas. Si buscas una estructura de carpetas para dar sentido a tus notas e ideas, tendrás que buscar en Google Docs, pero más adelante encontrarás más información al respecto.

Keep permite que varios usuarios colaboren en una soNote de forma gratuita, a diferencia de Evernote. Necesitas el plan Evernote s Plus para eso. Ahora puedo invitar a mis amigos a contribuir con una lista de actividades en las que podemos participar en nuestros viajes por carretera.

Evernote me permitió aNoter imágenes sobre la marcha. En la Torre de Google, puedo dibujar. Ya sea que se trate de una nueva Note en blanco o de una ya existente con una foto, puedo ser creativo aquí.

¿Qué pasa con los usuarios empresariales que utilizan el chat de trabajo y la presentación de Evernote? Creo que Hangouts funcionará perfectamente en estas situaciones. Puede utilizarlo para chatear o hacer videollamadas durante las reuniones. En lugar de utilizar cuadernos y notas, ahora utilizará carpetas y archivos en la unidad y notas en la memoria.

En mi escritorio de Windows, estaba usando notas adhesivas para crear notas cortas que podía borrar más tarde en unos pocos días. No había ninguna función de sincronización disponible. Google Keep también lo reemplazó.

Tiendo a olvidar cosas que se supone que debo hacer cuando estoy fuera de casa. Keep me ayuda a aNoterlas rápidamente. Creé una Note para imprimir tarjetas de visita en una imprenta local y añadí un recordatorio de ubicación. Cuando esté cerca, la Fortaleza me lo recordará. Con Evernote, sólo podía crear recordatorios basados en el tiempo.

Una de las áreas en las que Keep brilla sobre Evernote son las listas. En Mantener, cuando creo una lista con varios elementos y los tacho como hechos, cada entrada se mueve al final de la lista. Cuando comencé a escribir un artículo, Keep me recordó que ya estaba presente en la lista y me ayudó a evitar la duplicación. Esta función está disponible en muchas aplicaciones de listas de tareas como Todoist.

Un ejemplo excelente para usar las listas es crear una Note de lista de compras para su casa y compartirla con su cónyuge. Hace que sea fácil comprar comestibles y marcar los artículos. Mi única queja es que no recibo una notificación cuando algo está marcado en la lista.

Evernote y Keep me permiten capturar ideas mientras estoy en movimiento usando texto, imágenes y voz. Hablando de voz, Keep lo hace mejor que Evernote. Todos los memos de voz serán convertidos a texto y guardados en la misma Note para su posterior lectura.

Deficiencias de la Guarda

Pero no todo es sol. Lo que no me gusta de Keep es cómo trata las notas y las listas por separado. Una Note puede ser una lista con casillas de verificación o una Note con texto, imagen y voz. No puede ser una mezcla de ambos. Eso es frustrante.

Aunque notas es potente y sorprendente, no se integra con Google Calendar. Google Docs lo hace, ¿por qué no puede Google Keep? Envié un tweet al equipo y me pidieron que enviara una solicitud de características. Google también tiene una aplicación de tareas que no integra Keep.

En el lado positivo, pude instalarlo en todos los dispositivos que tengo, a diferencia de Evernote, donde en mi cuenta gratuita, estaba restringido a 2 dispositivos.

Al ser un producto de Google, Keep auto-sugiere frases cuando empieces a escribir, y si la entrada ya está en tu lista, te recordará lo mismo. A continuación, puede desmarcarla.

Keep no soporta texto enriquecido, lo que significa que no puedo usar negrita, cursiva o cualquier otro signo visual para ayudarme a organizar mis Conclusiones dentro de una Note como lo hice en Evernote.

Una vez creé una Note muy larga pensando que sería fácil buscar texto en su interior, pero me equivoqué. Aunque existe una función de búsqueda para buscar texto dentro de las notas, no hay forma de buscar dentro de una Note.

Durante mi investigación, descubrí que hay un límite de 99 en Keep. Esto puede ser tan limitante si ha estado usando Keep por mucho tiempo. La buena noticia es que el límite anterior de la etiqueta era de 50 y parecía haber sido incrementado recientemente. A medida que la popularidad de la herramienta aumenta, tal vez Google revise su decisión. Por otro lado, Evernote permite hasta 100.000 etiquetas!

Evernote también tiene algunos defectos. Como usuario gratuito, descubrí que no podía añadir varias imágenes en una soNote debido a un límite de 25MB/Note.

Aquí hay una lista completa de todos los límites, en cuanto a cuentas, para Evernote. Google necesita hacer una lista similar.

2. Evernote en Google Docs

Sinceramente, voy a echar de menos la función de portátil de Evernote, pero he encontrado una solución: Google Docs. En Google Drive, pude crear subcarpetas dentro de las carpetas para almacenar mis documentos y archivos. Ahora puedo usar Drive and Docs para imitar la función de archivo de Evernote.

Mientras que Evernote me permite ir sólo dos niveles de profundidad con su estructura de carpetas, no hay límite a la profundidad que puedo ir con las carpetas de Google Drive.

Todavía estoy en el proceso de transferir notas, pero así es como se ve en este momento. Tomará mejor forma con el tiempo. Lo estoy haciendo uno a la vez, pero hay maneras de automatizar el proceso. Más sobre eso más adelante.

Google Drive también me permite buscar dentro de documentos y archivos PDF de forma gratuita. Tanto Drive como Evernote soportan OCR, y usted no necesita pagar por el primero como lo hace para Evernote.

Estoy utilizando Docs como archivador para almacenar notas y archivos adjuntos a largo plazo. Mientras tanto, utilizo Google Keep para notas a corto plazo que borro a menudo. Guardar es mejor para las notas de texto, imagen y sonido.

Es fácil convertir un Google Doc en Keep y viceversa. Útil para los momentos en los que quiero guardar una Note de forma permanente. Esta característica no existe en las versiones iOS de estas aplicaciones. No estoy seguro de por qué iOS fue excluido ya que hay tantas aplicaciones de Google disponibles en esa plataforma.

Evernote funciona como un archivador. Puedes obtener resultados similares con Keep y Docs con la ayuda de la extensión Guardar en la unidad de Google. Usando esto, puede recortar páginas web en formato HTML o PDF. Al igual que Evernote, Google es compatible con OCR y también puede buscar texto en las imágenes.

Las páginas web que sólo necesito para referencia rápida, las guardo en Keep using this Chrome extension.

Google Docs también es compatible con el texto enriquecido que falta en Keep. Puede crear vínculos a otros documentos y archivos dentro de la unidad, de forma similar a como enlaza otras notas/notebooks en Evernote, pero lo mismo no es posible en Keep. Eso hace que Docs sea aún más indispensable.

Tengo que estar de acuerdo en que el uso de una combinación de Google Docs y Keep puede ponerme en un aprieto de vez en cuando. La búsqueda de Google funciona de forma independiente en Drive y Keep. Esto se debe a que Keep no forma parte de Google Drive. Sin embargo, las aplicaciones como las diapositivas y las hojas son parte de la unidad y enlazan con Keep también, que puede ser útil para las tablas y presentaciones.

Aunque no estoy contento con este arreglo, Keep es gratis y viene con almacenamiento ilimitado no se cuenta para su almacenamiento gratuito en Google de 15 GB. Consulta nuestra guía de almacenamiento de Google Drive para saber lo que cuenta y lo que no cuenta.

3. Cómo transferir

Este es el mayor problema al que me he enfrentado hasta ahora. No hay forma de importar notas y archivos adjuntos desde Evernote a Keep directamente. Les pido a todos que abran Keep y usen la opción de retroalimentación para enviar una solicitud de la función Evernote to Keep. Puede hacerlo sólo en la versión web, no en la aplicación de escritorio o móvil.

Hay algunas soluciones que discutiré más adelante. Vea cuál se adapta a sus necesidades.

Cloud HQ ofrece un servicio gratuito que hará una copia de seguridad de todas sus notas de Evernote en Google Drive de forma gratuita. Crearán un archivo HTML para cada Note. Ya sabemos que Drive integra Keep.

Ahora puede crear notas en Guardar de Docs. La última parte puede ser un proceso tedioso, pero esa es la única alternativa disponible en este momento.

La segunda opción es copiar todo manualmente, una Note a la vez. Eso es lo que estoy haciendo, ya que me da más control sobre cada aspecto del proceso, y me permite hacer algo de limpieza de la casa.

He borrado notas viejas, incluso cuadernos enteros, que ya no necesitaba. Durante el proceso de transferencia manual, que consumía mucho tiempo, me topé con notas olvidadas, pero esenciales, con trozos y piezas de información que ni siquiera recordaba.

Evernote para Google Keep & Docs

Tengo más de 1000 billetes en Evernote, pero ya no necesito más de la mitad de ellos. El proceso de cambiar notas de Evernote a Docs y Keep llevará tiempo, pero consolidará aún más mis datos, y tendré dos lugares menos donde buscar ideas, notas y archivos.

La combinación de Google Docs y Keep puede sustituir a Evernote e incluso a una aplicación de lista de tareas pendientes, pero al precio de menos funciones. Así que la pregunta es: ¿qué necesitas? Más funciones y más aplicaciones con archivos y datos dispersos por la web?

O, ¿puede hacerlo con menos funciones que ofrezcan aplicaciones pero con más estabilidad, consistencia entre plataformas y mejor integración? Claro, puede que tenga que hacer recortes en algún lugar, y depende de usted cuál es el que va a recortar.

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