Las 13 razones principales para utilizar Google Docs (y Ditch Word)

He estado usando Word durante más de una década y todavía no me siento 100% cómodo con el procesador de texto insignia de Microsoft. Sin embargo, hace unos meses que está en Google Docs y me encanta. Ahora, ¿por qué es eso?

Bueno, Word tiene mucho a su favor en términos de características, pero no todo el mundo las utiliza. Y ahí es donde Docs brilla. Obtendrá un paquete de características cotidianas que se optimizan casi a la perfección y son un placer para trabajar con ellas.

Sin embargo, hay muchos conceptos erróneos negativos con respecto a Google Docs simplemente debido a su naturaleza basada en la nube, pero aquí mismo, vas a descubrir por qué ese no es el caso en absoluto. Y si usted es inflexible sobre el uso de Word, entonces usted podría estar en una sorpresa!

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1. Es gratis

Sí, lo has leído bien. Google Docs es completamente gratuito. Además, también puede obtener hasta 15 GB de almacenamiento gratuito basado en la nube. Debería ocupar un montón de documentos para llenar todo ese espacio, ¿verdad?

Con Word, los distintos niveles de suscripción son tediosamente adormecedores, por no mencionar que todo es bastante caro. Espere desembolsar cerca de – o muy por encima de – cien dólares por lo que sea que usted finalmente se conforme. No, gracias, Microsoft.

2. No se guarda manualmente

Google Docs guarda todo lo que escribas o modifiques en cuestión de segundos y ni siquiera te darás cuenta de ello. Incluso el pegado directo en contenido que incluye imágenes de alta resolución y otros objetos de gran tamaño no tiene un impacto importante en la rapidez con la que se ahorra automáticamente. Eso sí que es optimización.

Sin embargo, no es el caso de Word, donde debe presionar Guardar incluso cuando está conectado a OneDrive. E incluso entonces, los cambios a menudo tardan siglos en sincronizarse. Peor aún, todo el programa puede atascarse mientras lo hace. Qué demonios, Microsoft!

3. Los nombres de archivo no son una preocupación

Word es muy inflexible cuando se trata de nombres de archivos. No puede insertar ningún carácter especial, y también debe tener mucho cuidado de no hacer coincidir un nombre de archivo existente dentro del mismo directorio. ¡Al diablo con eso!

Con Docs, ni siquiera necesitas añadir un nombre de archivo antes de empezar a trabajar en el documento. Y cuando te apetezca, puedes ponerle nombre a lo que quieras. Lo cual es muy fácil de hacer también – simplemente escriba cualquier cosa en el campo en la parte superior de la ventana del navegador y ¡listo!

Ya no hay que jugar con menús y cuadros de diálogo torpes como en Word, lo que en realidad ahorra una tonelada de tiempo que de otra manera se gastaría en tratar con restricciones estúpidas a largo plazo.

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4. Fácilmente accesible en cualquier lugar

Trabajar con Google Docs puede ocurrir prácticamente en cualquier lugar. Sólo tienes que acceder a Google Drive desde cualquier ordenador con conexión a Internet y podrás empezar a utilizarlo inmediatamente.

No hace falta decir que Word requiere una instalación considerable antes de que se le ocurra abrir un documento, por no mencionar que sólo tiene que usar Windows o Mac.

Incluso cuando se trata de móviles, Google Docs te permite empezar mucho más rápido. Los dispositivos Android tienen Docs instalados de forma predeterminada, y la aplicación iOS es muy ligera en términos de tamaño de descarga.

5. Cero archivos dañados

Dado que los documentos de Google Docs siempre se guardan en la nube, las posibilidades de que se dañen los archivos son bastante escasas. No es el caso de Word, donde los archivos que almacena localmente son fácilmente corruptibles debido a problemas técnicos o fallos de hardware.

Guardar en OneDrive es una opción, pero con los horrendos problemas de sincronización presentes, no vale la pena. Incluso pensar en esas molestas ventanas emergentes de autenticación que aparecen sin una buena razón me dan escalofríos.

6. Toneladas de Increíbles Complementos

Es cierto que Google Docs no dispone de todas las funciones que Microsoft Word pone sobre la mesa. Pero ahí es donde los complementos entran en escena. De hecho, hay toda una tienda dedicada a los complementos que puedes utilizar fácilmente para adquirir cualquier funcionalidad que te estés perdiendo.

Simplemente accede al panel de complementos y podrás buscar lo que quieras: fuentes, temas, mapas mentales, diccionarios, etc.Incluso si desea realizar algo tan poco común como la eliminación de saltos de página, usted está obligado a encontrar un complemento para ayudarle!

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7. Altamente compatible

Con Google Docs, tus documentos no sólo están bloqueados en la nube. De hecho, puede elegir entre varios formatos de archivo para descargarlos a su ordenador en cualquier momento.

La compatibilidad con formatos populares como DOCX, ODT y PDF significa que puede empezar a trabajar fácilmente en un documento en Word, OpenOffice o Adobe Acrobat en caso de que sea necesario, por no mencionar el hecho de compartir archivos con cualquier usuario de Word que pueda encontrar.

Por otro lado, también puedes abrir y editar documentos de Word fácilmente en Google Docs. Si te preocupaban los problemas de compatibilidad, es hora de que lo olvides.

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8. Hable, no escriba a máquina

Las capacidades de voz a texto de Word son inexistentes, a menos que desee descargar el complemento Dictate, que está bastante roto para empezar. Sin embargo, no hay ningún problema con Google Docs.

Todo lo que se necesita es un par de clics, y puedes empezar a hablar mientras Docs escribe por ti. No hay tiempo perdido en calibraciones y toda esa mierda. También es bastante bueno para captar varios acentos, y también puedes cambiar entre diferentes idiomas.

9. Colaborar es una brisa

Cuando se trata de compartir y colaborar con otros, Google Docs supera a Word. No sólo puede compartir sus documentos con cientos de usuarios, sino que también puede publicarlos en la web para que todos los vean.

Además, hasta un centenar de personas pueden reunirse y trabajar en un documento en tiempo real, una funcionalidad fenomenal para algo que es totalmente gratuito.Y el hecho de que sus colaboradores sólo necesiten una cuenta de Google para trabajar con usted dice mucho acerca de lo asombroso que es.

Con Word, sin embargo, cada persona necesita una suscripción a Office 365 antes de poder soñar con colaborar – sí, incluso en las llamadas aplicaciones móviles “gratuitas” de Word.

10. Investigar y vincular directamente

Si quieres investigar mientras escribes, puedes utilizar todo el poder de Google Search desde el propio Google Docs. Sólo tiene que resaltar y hacer clic con el botón derecho del ratón en cualquier palabra o frase y hacer clic en Explorar, y un panel lateral se cargará automáticamente, lo que le permitirá comprobar y citar información útil sin problemas.Supera a la herramienta de investigación de Word en términos de intuición y resultados relevantes por millas.

Y lo que es mejor, también puedes utilizar la pestaña Imágenes del panel Explorar para añadir fácilmente imágenes con licencia Creative Commons a tus documentos.

Eso no es todo. Cuando se trata de vincular cosas, Google Docs te permite buscar e insertar enlaces directamente desde la propia aplicación web, sin tener que copiar y pegar largas direcciones URL. Además, también puedes enlazar con otros archivos y documentos dentro de Google Drive.

11. ¿No hay Internet? No es un problema

Siempre que haya una discusión sobre Word y Docs, lo más probable es que encuentres a alguien que te hable de la capacidad del primero para trabajar sin conexión. Es cierto, después de todo, es una aplicación de escritorio.

Pero eso no significa que no puedas hacer lo mismo con Google Docs: con la preparación adecuada de antemano, es más que posible. Simplemente especifique que desea que un archivo esté disponible sin conexión, y podrá acceder a él y trabajar en él incluso si no tiene una conexión activa.

Las ediciones que realice se sincronizarán automáticamente cada vez que vuelva a conectarse a Internet. Impresionante, ¿verdad?

12: Fácilmente accesible a través de Chrome

Si utilizas Chrome para tu navegación web, y lo más probable es que así sea, entonces ya deberías haber accedido a tu cuenta de Google. Y eso significa acceso inmediato a Google Docs, a través de la unidad de Google Drive, en un abrir y cerrar de ojos. No hay que dedicar tiempo a las inscripciones ni a los carteles.

Además, Chrome también enumera un arsenal de otras aplicaciones web de Google, como Gmail, Hojas y Diapositivas, todas las cuales complementan a Docs. Además, también puedes esperar que los documentos funcionen mejor en Chrome, ya que ambos están diseñados por Google.

13: Los cambios se sincronizan en todas partes

Por último, todas las modificaciones que realices en las preferencias y otros ajustes se guardan en línea, lo que significa que tendrás acceso a una experiencia similar de Docs en cualquier equipo o navegador en el que lo inicies.

Y sí, eso incluye cualquier complemento que hayas aplicado también. Espere que sus cambios y complementos instalados estén presentes en todos sus escritorios en cuestión de segundos!

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Pero ¿qué pasa con Word Online?

Al final del día, ser una aplicación web realmente funciona a favor de Google Docs – funciona rápido y tiene un mínimo de problemas técnicos en comparación con Word. Y el hecho de que puedas mejorar la funcionalidad de los documentos a través de una enorme biblioteca de complementos significa que el argumento repleto de funciones de Word se convierte en discutible.

Y no, no me olvidé de Word Online, que también es gratuito. Pero en realidad, es sólo una versión drásticamente reducida de su contraparte de escritorio.

Word Online tiene varias similitudes con Google Docs, como, por ejemplo, el ahorro automático. Sin embargo, es lento para realizar casi todo, admite menos formatos de archivo y tiene cero complementos útiles. En resumen, es una lata para usar.

Entonces, ¿estás preparado para darle una oportunidad a Google Docs? Háganoslo saber en los comentarios.

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