He migrado de Dropbox a Google Drive. Esto es lo que aprendí

Paso la mayor parte del tiempo frente a un PC, probando diferentes aplicaciones y servicios durante todo el día. Esto es lo que hago para ganarme la vida. Como tal, paso mucho tiempo jugando con archivos y datos, buscando nuevas formas de ser más productivo y manteniendo mi vida sincronizada. El problema es que empecé a usar más aplicaciones de las necesarias, lo que resultó ser contraproducente. Irónico, ¿eh?

Por ejemplo, Google Drive y Dropbox. He estado usando ambos por un tiempo, pero recientemente decidí dejar Dropbox por Google Drive. De hecho, estoy moviendo todo a Google, comenzando con el almacenamiento en la nube, y estaré cubriendo mi viaje aquí.

¿Por qué Google? Quiero usar el menor número posible de aplicaciones y consolidar todo bajo un mismo techo. Básicamente, estoy buscando menos aplicaciones, extensiones y funciones para lograr consistencia, uniformidad e integración entre plataformas.

Permítanme compartir por qué elegí Google Drive y cómo afecta a mi equilibrio entre el trabajo y la vida privada.

1. Integración con Google Apps

Google ha integrado recientemente un montón de sus productos en Google Drive. Al abrir Google Docs, ahora verás enlaces a la aplicación Calendario, Guardar y Tareas en la barra lateral derecha. Esto también es válido para Gmail.

Esta fue una de las razones principales por las que me mudé a Drive. Ahora puedo crear borradores en Google Docs. También puedo crear notas y enviarlas a Guardar o crear un recordatorio en Calendario desde una única interfaz. Para mí, Google Drive ya no es sólo una plataforma de almacenamiento en la nube, sino una suite de productividad.

Es un verdadero ahorro de tiempo y reemplaza completamente a Microsoft Office. Crecí usando Word, Excel y PowerPoint, pero no estaba muy contento con él. Google Drive cambia la forma en que trabajo con datos y documentos.

Lo más parecido a Dropbox es el papel, una herramienta de edición de documentos para colaborar con otros. Paper ofrece una mejor interfaz de usuario que Docs y te permitirá incrustar vídeos de YouTube, Google Maps, enlaces, imágenes e incluso clips de SoundCloud. Pero no hay opción de adjuntar hojas o presentaciones en PowerPoint.
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Dropbox confía en la Office 365 de Microsoft para ello. Pero si tengo que usar Office 365, ¿para qué necesito Dropbox? Simplemente puedo usar OneDrive. Tiene más sentido, ¿verdad?

2. Almacenamiento gratuito

Dropbox ofrece 2 GB de almacenamiento gratuito en comparación con los 15 GB que ofrece Google. Aunque puedes recomendar a tus amigos para que aumenten tu capacidad de almacenamiento gratuito hasta 16 GB, es demasiado esfuerzo, y la mayoría de las personas no logran alcanzar esos números.

Usted puede argumentar que 15 GB podría ser menos, ya que se dividirá entre todos los productos de Google como Gmail y Drive. Pero, es aún más de lo que la mayoría de la gente necesitará. No tengo que referir amigos para almacenamiento extra. Confía en mí, es engorroso enviar enlaces de invitación y explicar por qué deberían hacer el cambio. Ninguno de mis amigos se unió, y algunos de ellos me regañaron por enviar enlaces de invitación!

3. Planes Premium para individuos

Si estás usando Dropbox, te quedarás rápidamente sin espacio y tendrás que actualizarte. Para los individuos, hay dos planes disponibles para usted. Usted recibe 1 TB de espacio por $9.99/mes bajo el plan Plus. El plan Profesional le costará $19.99/mes por 2TB de almacenamiento en nube.

¿Qué sucede si no necesita 1 TB de almacenamiento? Los planes de Dropbox no son muy flexibles. El plan de Google Drive comienza con $1.99/mes por 100GB de espacio. Por $2.99/mes, usted obtendrá 200GB de espacio que es lo que uso actualmente. Espera, hay más. Por $9.99 al mes, recibirás 2TB de almacenamiento contra 1TB ofrecido por Dropbox.

No sólo Google Drive ofrece más flexibilidad a la hora de elegir un plan de almacenamiento adecuado, sino que también es más generoso de los dos con capacidad de almacenamiento.

Note: Los planes de Google Drive se cambiarán pronto a Google One. Los clientes que actualmente pagan $9.99 por 1 TB serán automáticamente actualizados a 2 TB sin ningún costo adicional.

4. Planes Premium para equipos

¿Qué pasa con las empresas y las pequeñas empresas con equipos? Tanto Google como Dropbox ofrecen planes separados, pero una vez más Google gana aquí.

Dropbox tiene tres planes para negocios a partir de $12.5 por 3TB de almacenamiento. Entre las funciones adicionales se incluyen la integración con Office 365, el soporte de chat en vivo y los grupos gestionados por la empresa. Tenga en cuenta que $12.5 es por usuario y el plan Estándar comienza con tres usuarios.

El plan Avanzado comienza en $20, también para tres usuarios. Ofrece espacio ilimitado, SSO, mejor administración de archivos, soporte telefónico y controles de administración avanzados.

Lo que no entiendo es la integración de Office 365. Si Dropbox quiere competir con Microsoft y Google, creo que necesitarán algo más que una solución de almacenamiento.

Google Suite (GSuite) comienza con $5 por usuario y ofrece 30 GB de almacenamiento por usuario. Como usuario de Google Suite, tienes acceso a Keep, Forms, Docs, Sheets, Slides, Sites, Gmail con soporte para IMAP y Hangouts. Google también tiene un plan de $10 por usuario que ofrece almacenamiento ilimitado, plataforma de desarrollo de aplicaciones, teléfono 24/7, así como soporte por correo electrónico e informes de auditoría.

Básicamente, GSuite saca a Dropbox del agua con sus precios competitivos y una avanzada suite de aplicaciones para la mayoría de los individuos y empresas. Estoy considerando seriamente el plan de $5, y como individuo, debería ser suficiente para mí. Como blogger, considero que Gmail, Docs, Sheets y Slides son herramientas inestimables.

Google Keep ofrece almacenamiento ilimitado y no se tendrá en cuenta para la unidad Google Drive. Incluso las copias de seguridad de WhatsApp no se tendrán en cuenta para el almacenamiento de su unidad. Lo mismo ocurre con Google Photos.

Note: Google Photos ofrece almacenamiento ilimitado si subes imágenes a 16MP y vídeos a 1080p. Por lo tanto, las fotos o los vídeos con una calidad superior a esta se suman a su almacenamiento en la unidad.

5. Reemplaza un escáner Doc

Estaba usando CamScanner para escanear y guardar mis documentos en la nube hasta que descubrí un widget de Google Drive. Google Drive ofrece un widget 1×1 Scan en Android para escanear documentos y guardarlos en la nube como archivos JPEG o PDF.

Dropbox también ofrece widgets, pero no tienen funciones de escaneo. Si desea escanear un archivo, deberá abrir la aplicación Dropbox. No es gran cosa, pero la comodidad es algo en lo que hay que pensar.

Si utilizo Drive, no tengo que utilizar CamScanner ni ninguna otra aplicación de escaneo. Es una aplicación menos de la que preocuparse.

6. Seguridad

Muchos gigantes de la tecnología se han enfrentado a filtraciones de datos y hackeos en los últimos años. Tanto Dropbox como Google se toman la seguridad muy en serio. Dropbox utiliza cifrado AES SSL/TLS de 128 bits cuando los archivos se mueven y AES de 256 bits cuando se almacenan.

Google Drive hace todo lo contrario: utiliza SSL/TLS AES de 256 bits cuando se mueven y cifrado AES de 128 bits cuando se almacenan los archivos.

Ambos soportan 2FA (2 Factor Authentication). Sin embargo, la propia aplicación Authenticator de Google se ha convertido en un estándar de la industria.

Tanto Dropbox como Google ofrecen eliminación remota en caso de que su smartphone se vea comprometido o sea robado.

Dropbox se opone a las órdenes de la NSL (Cartas de Seguridad Nacional) emitidas por el gobierno de los Estados Unidos. Esto significa que Dropbox le informará si sus datos han sido solicitados por las autoridades. Sin embargo, Google Drive no lo hará. Esto no es algo que pueda afectar a usuarios individuales como usted y yo, pero es crucial para las grandes empresas y conglomerados. No creo que sea lo suficientemente importante como para preocuparme por eso.

7. Plataforma de soporte

Tanto Dropbox como Google Drive son compatibles con todas las plataformas populares como Windows, MacOS, Android e iOS. Desafortunadamente, Drive no tiene ningún cliente nativo para Linux, pero Dropbox sí.

Utilizo Linux ocasionalmente por lo que me afecta de forma limitada. Afortunadamente, Drive funciona en el navegador, al igual que otras aplicaciones de productividad de oficina que vienen con él. No es una ruptura para mí.

8. Sincronización de archivos

No estoy satisfecho con el hecho de que no haya ninguna función de sincronización inteligente en Google Drive. Dropbox lo tiene y hace un trabajo increíble. Verás, Dropbox mostrará todos tus archivos y carpetas en tu escritorio, pero sólo los descargará cuando lo desees. Esto ahorra mucho espacio en su disco duro local.

Aunque esto no es un problema en Windows y Android, ya que la mayoría de los dispositivos suelen disponer de mucho espacio de almacenamiento. Sólo los usuarios de macOS e iOS sentirán el calor. Apple cobra una prima por un dispositivo con mayor capacidad de almacenamiento. Si eres usuario de Mac y tienes muchos datos en la nube, es posible que necesites una unidad más grande que te deje un hueco en el bolsillo.

Otra característica que la unidad falla es la sincronización a nivel de bloque. Dropbox sólo sincronizará los cambios que hayas realizado en un archivo en lugar de recargar el archivo completo. La unidad no tiene esta característica, lo que resulta en un mayor consumo de ancho de banda y tiempos de sincronización más largos. Tengo un plan de datos ilimitado en mi oficina, pero en el móvil, resultará ser un problema.

Una vez más, tengo que elegir entre características adicionales frente a los beneficios de vivir en una sola plataforma. He tomado mi decisión. Ninguna plataforma es perfecta como se desprende de esta guía.

9. Compartir archivos

Tanto Dropbox como Google Drive te permitirán compartir archivos y carpetas mediante enlaces compartibles que se pueden enviar por correo o mensaje. Si tienes un plan de negocios con Dropbox, puedes compartir enlaces protegidos por contraseña junto con una fecha de expiración.

Google Drive no tiene esa opción que me dejó en un aprieto. Me hubiera gustado esa función en Drive para poder compartir mi trabajo de forma más segura.

Menos es más

Sí, sigo prefiriendo Google Drive a Dropbox. Déjame explicarte. Dropbox tiene más funciones como la sincronización inteligente y el uso compartido seguro de archivos, pero Google ofrece un conjunto completo de aplicaciones de oficina que son fundamentales para mi uso. Google también gana cuando se trata de planes de almacenamiento. Son más baratos y más flexibles, así que no tengo que pagar $9.99 cuando puedo obtener 200GB a $2.99.

Ya he hecho el cambio, y hasta ahora estoy contento con él. Google Drive ofrece lo que más importa: precios y aplicaciones.

El siguiente: Ahora que sabes por qué elegí Google Drive en lugar de Dropbox, ¿estás listo para hacer un movimiento? Haga clic en el siguiente enlace para aprender a mover datos desde Dropbox a Google Drive.

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