Google Drive proporciona un fantástico conjunto de opciones de almacenamiento basadas en la nube y herramientas de productividad, pero lo que hace que el servicio sea aún mejor es el conjunto de funciones de colaboración incluidas en él.
Ya no tiene que trabajar solo en un documento cuando sus colegas pueden hacer ediciones y comentarios simultáneamente – sí, todo en tiempo real.
Sin embargo, las funciones de uso compartido de archivos de Google Drive pueden resultar abrumadoras al principio. Así que vamos a respirar hondo y sumergirnos en algunas de las preguntas que pueden surgir cuando se trata de toda esta maravilla!
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Q. ¿Cómo puedo compartir un archivo?
A. La unidad Google Drive facilita enormemente el uso compartido de archivos privados. Sólo tienes que hacer clic con el botón secundario en un archivo y, a continuación, hacer clic en Compartir para abrir la ventana emergente Compartir con otros.
En el campo Personas, introduzca las direcciones de correo electrónico de cualquier persona con la que desee compartir el archivo. Google Drive debería sugerir inmediatamente cualquier contacto existente a medida que lo rellenas, haciendo que todo el proceso sea muy sencillo.
Usted está listo para comenzar a compartir ahora.
Oh, espera! ¿Estás de acuerdo con los permisos?
Q. ¿Cómo se modifican los permisos?
A. Sólo pregúntese qué es lo que quiere lograr exactamente compartiendo el archivo y debería tener una idea clara de los permisos requeridos para cada colaborador.
De forma predeterminada, Google Drive concede permisos de edición completos a todo el mundo. Sin embargo, puede cambiar esto instantáneamente haciendo clic en la flecha hacia abajo junto al campo Personas.
Seleccione Can Edit para conceder derechos de edición completos, Can Comment para restringir a los colaboradores a los comentarios, o Can View para bloquear completamente el documento en el modo de sólo lectura.
Note: Ciertos formatos de archivos – video o audio, por ejemplo – no tendrán la opción de Comentario de lata disponible para su selección, lo cual es comprensible.
Q. ¿Puedo cambiar los permisos después de compartir?
A. Compartir un documento con otra persona no es definitivo. Google Drive te permite tener un control total, incluso después de haber concedido el permiso completo. Haga clic en Avanzado en el cuadro emergente Compartir con otros para ver una lista de personas con las que ha compartido el documento.
Los permisos de cada persona se pueden modificar mediante el icono de flecha abajo situado convenientemente junto a cada nombre. También puede eliminar por completo el acceso a una persona haciendo clic en x.
Q. ¿Puedo compartir un archivo públicamente?
A. El uso compartido privado está bien, pero ¿qué pasa si desea que un archivo esté disponible para casi todo el mundo? Bueno, tú también puedes hacerlo.
Utilice la opción Obtener enlace para compartir para generar un enlace público; también puede elegir compartir el enlace directamente a través de Gmail, Google Plus, Facebook o Twitter desde la propia unidad de Google.
Si es necesario, puede cambiar los permisos de las personas que acceden al archivo a través del enlace.
Haga clic en Cambiar en Quién tiene acceso y utilice el menú desplegable junto a Acceso para seleccionar entre Editar, Comentario o Ver.
Puedes cambiar aún más la forma en que funciona el enlace una vez que lo publiques en algún sitio. Seleccione On – Public On The Web para que cualquiera pueda encontrar y acceder al archivo, o On – Anyone With the Link para restringir el acceso sólo a las personas que tengan el enlace.
Si desea desactivar el enlace, sólo tiene que seleccionar Desactivar – Personas específicas. Las configuraciones de uso compartido privado deben permanecer intactas.
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Q. ¿Puedo compartir toda una carpeta?
A. Por supuesto que puedes. Simplemente haga clic con el botón secundario en la carpeta que desea compartir y haga clic en la opción Compartir. Todo funciona igual que con el uso compartido de archivos individuales. Lo mismo ocurre con el uso compartido de enlaces públicos.
Note: En lugar de compartir una carpeta completa, también puede optar por compartir varios archivos desde dentro. Mantenga pulsada la tecla Ctrl para facilitar el proceso de selección.
Q. ¿Qué pasa con el uso compartido de toda una unidad de Google?
A. No, no puedes hacer eso. Es un problema común, especialmente cuando se desea compartir una unidad completa con un empleador o un compañero de trabajo. Desafortunadamente, Google no es tan complaciente.
Antes de seguir adelante y tomar medidas extremas – como compartir su correo electrónico y contraseña – simplemente espere!
>Hay una solución y eso implica la creación de una carpeta maestra – nada de miedo, sólo otra carpeta. Haga clic con el botón derecho del ratón en la unidad, seleccione Nueva carpeta para crear una carpeta y, a continuación, mueva todo lo que haya en ella.
Por último, sólo tienes que compartir la carpeta como lo harías con cualquier otra carpeta y ¡voilá! No es bonito, pero hace el trabajo.
Punta Pro: Es bastante fácil mover todo, incluso cuando hay docenas de elementos en la raíz de la unidad. Simplemente presione Ctrl+A para seleccionar todo. Ahora, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en la carpeta principal para deseleccionarla del resto. Finalmente, arrastre y suelte los elementos seleccionados en la carpeta principal.
Q. ¿Puedo compartir archivos con usuarios que no sean de Gmail?
A. Usted puede. Sin embargo, sus colaboradores deben disponer de una cuenta de Google antes de poder editar o comentar un documento; de lo contrario, sólo podrán ver el material.
Si no lo sabías, para crear una cuenta de Google no es necesario tener una cuenta de Gmail, ya que cualquier dirección de correo electrónico funciona. Esto debería facilitar aún más la tarea de convencer a los usuarios de que creen una cuenta de Google.
Q. ¿Cómo puedo evitar las descargas de archivos?
A. Desea compartir un archivo o una carpeta. También quieres evitar que la gente lo descargue. A menos que la persona tenga permisos de edición, puede evitar que esto ocurra.
En la sección Configuración avanzada de recursos compartidos, hay una ingeniosa opción llamada Desactivar opciones para descargar, imprimir y copiar para comentaristas y espectadores. Esta opción impide que los usuarios descarguen, impriman o muevan archivos a unidades de Google personales.
Q. ¿Puedo transferir la propiedad de un archivo o carpeta?
A. ¿Se está cansando de tratar con un archivo? Simplemente transfiera la propiedad del archivo a otro colaborador y relájese. En la lista de personas que tienen acceso a un archivo, haga clic en la flecha abajo y seleccione Es propietario.
Note: Sin embargo, tenga cuidado. El nuevo propietario puede eliminar su acceso al documento si así lo desea. Ahora, eso no será bonito.
Transferir la propiedad de la carpeta es un poco complicado. Cualquier archivo dentro de la carpeta aún le pertenece. Por lo tanto, puede que tenga que transferir manualmente la propiedad de todo dentro de la carpeta en masa después.
Q. ¿Existe algún límite de almacenamiento para compartir?
A. Como propietario de un archivo o carpeta, la cantidad de datos utilizados sólo cuenta para su total, y no para el de sus colaboradores. Sin embargo, cuando alguien añade un nuevo elemento a una carpeta compartida, el espacio de almacenamiento cuenta para el creador original del elemento y no para usted.
Además, sus colaboradores pueden, si tienen permisos de edición, optar por copiar los archivos en su unidad. En ese caso, el almacenamiento cuenta para su cuota.
Si se está quedando sin espacio en su cuenta pero un colaborador tiene un mejor plan de almacenamiento, transferir la propiedad de los artículos es una opción, a menos que desee actualizar su unidad.
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Q. ¿Qué más debo tener en mente?
Hay una serie de limitaciones que no deberían importar a la mayoría de los usuarios. Por ejemplo, sólo un máximo de 100 personas pueden editar o comentar un documento en un momento dado, aunque un número ilimitado puede ver el archivo.
Sólo un máximo de 100 personas pueden editar o comentar un documento.
Además, sólo se puede añadir un máximo de 200 personas a través del uso compartido de enlaces privados. Sin embargo, es posible superar esta limitación creando un grupo de Google.
Además, existen restricciones en cuanto al tamaño de los distintos tipos de archivos: un tope de 50 MB en los documentos de texto, un tope de 200 MB en las presentaciones, etc. Google Drive no sincronizará ningún cambio si usted o sus colaboradores superan estos límites.
Una lista completa de los tipos de archivos soportados y los límites de tamaño de archivo se puede encontrar aquí.
Compartir archivos de manera fácil
Google Drive hace que el uso compartido y la gestión de archivos sea muy sencillo. Sólo asegúrate de mantener los permisos de los archivos bajo control para evitar que la gente se vuelva corrupta contigo y las cosas estarán bien. Además, compruebe el almacenamiento cuando trate con archivos de gran tamaño para evitar que las cosas se salgan de control.
Punta fría: Utilice esta herramienta para comprobar el almacenamiento de Google Drive en un formato fácilmente digerible.
Si tienes más preguntas sobre el uso compartido de archivos con Google Drive, sólo tienes que escribir una línea en la sección de comentarios que aparece a continuación.
Véase Siguiente: Cómo realizar copias de seguridad y sincronizar fotos de Google y unidades desde el ordenador
