Explicación de los permisos de uso compartido de Google Drive: Una guía detallada

Google Drive, el servicio de almacenamiento en nube, es una herramienta excepcional. Le permite guardar varios tipos de archivos en la nube, y también compartir estos archivos y carpetas con otros. Esto significa que puede colaborar fácilmente con otros usuarios de Drive.

Sin embargo, la unidad contiene varios tipos de archivos como documentos, formularios, hojas de cálculo, etc., y la forma en que compartimos estos archivos también varía. Por ejemplo, uno le daría permisos de edición de un archivo a un amigo, pero usted lo pensaría dos veces antes de dárselo a una persona desconocida.

Para facilitarle un poco el proceso de compartición, le presentamos una guía detallada sobre el proceso de compartición de Google Drive y sus permisos. Vamos a comprobarlo.

Tipos de uso compartido de archivos y carpetas en la unidad de Google

Hay tres maneras de compartir archivos y carpetas en la unidad.

1. Compartir con contactos

Si la persona está en tus contactos de Google, simplemente introduce su nombre en la opción disponible y se le notificará por correo electrónico. El método funciona también para los contactos que no son de Google si están en tu lista de contactos.

2. Compartir a través de Link

A veces, queremos compartir un archivo con una persona que no está en nuestra lista de contactos, como el nuevo cliente. En tales situaciones, puede generar el enlace y luego compartirlo con otros. Cualquier persona con el enlace puede tener acceso al archivo compartido.

3. Publicar archivos en Internet

Los archivos de herramientas como Google Docs, Hojas, Diapositivas y Formularios se pueden incrustar en los sitios web para que cualquiera los vea. Este es el tercer tipo de uso compartido permitido por Google Drive que se llama Public on the web.

Note : Todos los métodos pueden utilizarse para compartir archivos con cuentas ajenas a Google.

Tipo de permisos

Hay tres tipos de permisos ofrecidos por Drive.

1. Puede editar

Este permiso se establece de forma predeterminada cuando comparte archivos con sus contactos utilizando el primer método mencionado anteriormente. Con este permiso, otras personas que tengan acceso a los archivos pueden editarlos, es decir, hacer cambios en ellos. Además, una cosa muy importante a tener en cuenta es que también pueden compartir el archivo con otros.

En el caso de las carpetas, encontrará el permiso Puede organizar, añadir y editar . Es decir, otros pueden realizar todas las tareas de edición y organización de los archivos presentes dentro de la carpeta, como añadir, editar, eliminar y mover archivos.

Note: Cuando se comparte con contactos que no son de Google, el permiso predeterminado se establece en Sólo vista.

Utilice este permiso cuando desee colaborar con otros y cuando confíe en las personas con las que comparte los archivos. Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto universitario con tus amigos.

2. Vista de la lata

Como es obvio, con este permiso, otros no tendrán el derecho de editar ningún archivo individual. Sólo pueden abrir y ver los archivos dentro de la carpeta y no hacer ningún cambio en ellos. Tampoco pueden compartir los archivos con otros.

Utilice esta opción cuando sólo desee que otros vean los datos. Por ejemplo, se puede utilizar para compartir una carpeta que contiene imágenes. De esta manera otros pueden ver fácilmente las fotos sin borrarlas o modificarlas de ninguna manera.

Note: Cuando comparte carpetas con los permisos de vista o edición, lo mismo se aplica a todos los archivos que contiene. Pero, si lo desea, puede cambiar los permisos de los archivos individuales.

3. Comentario de la lata

Disponible sólo para archivos, este permiso es una versión modificada de los permisos de Vista de lata, ya que permite a otros añadir comentarios y sugerencias. Sin embargo, no pueden editar el archivo ni compartirlo con otros. Puede decir que tiene más derechos que Can View pero menos que Can Edit.

Cómo compartir archivos de unidad de Google en aplicaciones de ordenador y móviles

Empecemos con el escritorio primero.

Ordenador

Los pasos varían según los diferentes tipos de uso compartido.

Compartir con contactos

En el escritorio, abra Unidad y haga clic con el botón secundario en el archivo que desea compartir. A continuación, seleccione Compartir en el menú.

En el cuadro emergente, escriba las iniciales del contacto con el que desea compartir el archivo. Google mostrará automáticamente los contactos similares. Seleccione el que desee. Encontrará la casilla de permiso justo al lado de la casilla de correo electrónico. Haga clic en él para elegir el permiso necesario.

Generar Enlace Compartible

Para generar un enlace que se pueda compartir, existen dos métodos.

En el primer método, haga clic en la opción Obtener enlace para compartir en el cuadro emergente de arriba.

En la siguiente pantalla, verá el enlace con la capacidad de establecer permisos. Copie el enlace y péguelo donde sea necesario. Haga clic en la casilla de permiso para cambiar el permiso.

En el segundo método, haga clic con el botón derecho en el archivo de la unidad y seleccione Obtener enlace para compartir. Se abrirá una caja. Haga clic en Configuración de uso compartido para modificar los permisos.

Hacer públicos los archivos

Para incrustar archivos, siga cualquiera de los dos métodos mencionados anteriormente para generar un enlace para compartir. En el cuadro Compartir con otros, haga clic en el cuadro de permiso y seleccione Más.

En la siguiente pantalla, seleccione la opción Publicar en la Web.

Aplicaciones móviles

A continuación se explica cómo compartir archivos en Android e iPhone.

Compartir con contactos

Paso 1: Abra el archivo que desea compartir y puntee en el icono de tres puntos en la esquina superior derecha. Seleccione Compartir y exportar en el menú.

Paso 2: Pulse sobre Compartir y escriba el nombre del contacto. Luego presione el botón de enviar en la parte superior.

Obtener enlace para compartir

Para generar un enlace compartible, siga el paso 1 y seleccione Compartir enlace en el menú. El enlace se copiará en el portapapeles. Una vez que tenga el enlace, péguelo donde sea necesario, por ejemplo, en WhatsApp. Para copiar el enlace en el futuro, siga el paso 1 y seleccione Copiar enlace en el menú.

Alternativamente, pulse sobre el icono de tres puntos que se encuentra debajo del nombre del archivo en la pantalla de inicio de la aplicación y seleccione la opción deseada.

Cambiar y revocar permisos de uso compartido

Una vez que haya compartido los archivos o carpetas con otros, no significa que no pueda cambiar su permiso.

Aquí está cómo hacerlo.

Ordenador

Paso 1: Haga clic con el botón derecho en el archivo o carpeta compartido y seleccione Compartir en el menú.

Paso 2: Para desactivar el uso compartido de enlaces o cambiar el permiso, haga clic en la casilla `Cualquiera que tenga el enlace . Ahora, cambie el permiso o desactive el uso compartido de enlaces.

Paso 3: Para revocar el permiso de un individuo, haga clic en Avanzado en el cuadro emergente de arriba.

Paso 4: Utilice las opciones disponibles para revocar o cambiar el permiso.

Aplicaciones móviles

Paso 1: Abra el archivo compartido y pulse sobre el icono de tres puntos en la parte superior. Seleccione Compartir y exportar en el menú.

Paso 2: Si desea desactivar el uso compartido de enlaces, puntee en el botón situado junto a Uso compartido de enlaces. Para ver quién tiene acceso a los archivos y para cambiar el permiso, pulse Compartir.

Paso 3: Pulse sobre los iconos disponibles en `Quién tiene acceso en la parte inferior.

¿Compartir un archivo o una carpeta permite el acceso a todos los demás archivos y carpetas

?

No. Otros sólo pueden acceder al archivo o carpeta que usted comparte. En el caso de una carpeta, todos los archivos dentro de ella serán compartidos también.

Identificar archivos compartidos

Aunque no hay una pantalla dedicada para ver todos los archivos que ha compartido con otros, puede identificarlos mediante el icono compartido que aparece junto a ellos.

Buscar archivos compartidos conmigo

Afortunadamente, usted obtiene un lugar dedicado para ver todos los archivos compartidos con usted. En el escritorio, haga clic en la opción Compartido conmigo en el lado izquierdo.

En aplicaciones para móviles, pulse sobre el icono Compartir en la parte inferior.

El permiso correcto

Al combinar diferentes configuraciones y permisos de uso compartido, puedes utilizar Google Drive de varias formas. Sin embargo, tenga cuidado al conceder permisos y compartir derechos, ya que cualquiera puede hacer un mal uso de los datos. Para reiterar, cualquier persona con permiso de edición puede compartir los archivos con otros. Por lo tanto, limítese a las personas de confianza únicamente.

El siguiente: ¿Se pregunta qué utilizar para almacenar fotos – Google Drive o Photos? Encuentra la respuesta en el post de comparación.

Deja un comentario