Expense vs. Expensify vs. Shoeboxed: ¿Qué Expense Manager es el adecuado para usted?

Ya sea que usted sea un individuo, parte de una organización o dueño de una tienda, está incurriendo en gastos y necesita ser responsable por ellos. Es tan fácil olvidar una entrada y tan difícil recordar dónde desapareció su cheque de pago.

Esto parece ser un problema universal y casi todo el mundo que conozco está buscando un sistema para registrar los gastos. Si bien es necesario registrar todos los gastos en los que incurrimos, también es necesario que el proceso sea fácil y rápido. Cuanto más engorroso es registrar los gastos, más posibilidades hay de que se evite hacerlo.

Esta es la razón por la que vamos a echar un vistazo a dos de las aplicaciones de seguimiento de gastos y gestión más populares disponibles en el mercado. Nuestra misión, si optamos por aceptarlo, será llegar a una conclusión al final de este puesto. Con suerte, con un ganador.

Los contendientes son Expensify y Shoeboxed. Veamos qué administrador de gastos es el adecuado para usted.

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1. Compatibilidad entre plataformas

Esta es una de las primeras cosas que compruebo cada vez que busco una nueva herramienta o una aplicación. Diferentes personas tienen diferentes necesidades. Algunos adoran Android mientras que otros juran por iOS. Hay usuarios de Windows y también hay personas a las que les gusta acceder a cosas en un navegador. Esta situación es especialmente cierta cuando se trabaja como parte de un equipo.

Tanto Shoeboxed como Expensify están disponibles en plataformas Android e iOS. También puede utilizarlos en cualquier navegador de su elección sin ningún problema. Esto le ayudará a mantener sus recibos sincronizados en todo momento.

2. Resumen de precios

Otro factor importante a considerar, especialmente si está buscando una solución escalable, es el precio. Con cientos y miles de empleados, el número de entradas y gastos puede aumentar rápidamente.

Shoeboxed ofrece tres planes principales. Existe un plan de freelance (usuario único) que comienza en $15/mes que permite escanear y almacenar hasta 50 documentos/mes. Si usted es una pequeña empresa o un joven emprendedor, opte por el plan Clásico a $39 para dos usuarios y obtenga hasta 150 documentos al mes.

Finalmente, hay un plan de negocios por $69/mes en el que se obtienen 500 documentos/mes con 3 usuarios. También hay un plan de equipo que comienza en $9.95/usuario.

Por otro lado, Expensify adopta un enfoque más simple que limita el número de planes disponibles. El plan individual comienza en $4.99/mes sin límite en los recibos que pueden ser escaneados. Para los equipos, tienen un plan de $10/usuario y luego hay un plan corporativo que comienza en $18/usuario. También existe una solución empresarial para la que tendrá que enviar un correo electrónico o hablar con un representante del cliente.

Expensify tiene una versión gratuita con 10 escaneos al mes mientras que Shoeboxed ofrece 5 documentos al mes con la cuenta gratuita. No está mal probar el servicio.

3. Experiencia del usuario

Como la mayoría de nosotros usaremos teléfonos inteligentes para escanear recibos de gastos, ahí es donde empecé. La aplicación Shoeboxed no es muy fácil de usar. La interfaz era un poco complicada, y sin características y guías. Expensify, por otro lado, tiene una interfaz limpia e intuitiva con un enfoque en la simplicidad y la velocidad.

Aunque no experimenté retrasos en ninguna de las dos aplicaciones, estaba más contento de jugar con Expensify que con Shoeboxed. En este último caso, las opciones eran limitadas y no había forma de gestionar o cambiar de moneda.
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Algunas personas necesitan viajar al extranjero de vez en cuando para asistir a reuniones y otras cosas. Con la localización habilitada, Expensify identificará y cambiará monedas sobre la marcha.

4. Características

La funcionalidad básica sigue siendo la misma. Usted escanea un recibo de gastos y la aplicación recopilará todos los detalles importantes como precio, artículos y cantidad para crear una versión digitalizada del recibo que se sincronizará con su cuenta en la nube.

Mientras que ambas aplicaciones tenían opciones para organizar los recibos por viajes, Expensify tenía una pestaña de informes que será muy útil. ¿Cómo? Reúna todos los recibos mientras se encuentra en un viaje de negocios, cree un informe y envíelo para su aprobación. Cuando se autorice (depósito directo o PayPal) y se le pague, se le notificará. Eso es poderoso y fácil al mismo tiempo.

Expensify me permitió crear categorías para clasificar aún más mis gastos como comida, transporte y alojamiento. Usualmente usamos nuestras tarjetas de crédito para hacer pagos porque es sin dinero en efectivo, rápido y conveniente. Expensify también me permitió importar directamente el extracto de mi tarjeta de crédito.

Shoeboxed le permitirá realizar un seguimiento del kilometraje, pero Expensify también le permitirá realizar un seguimiento del tiempo, lo que puede ser útil si está negociando horas por dólares. Además, Expensify viene con una función de dieta en la que se le da una dieta diaria a un individuo y usted puede usar la aplicación para hacer un seguimiento diario de la misma.

Shoeboxed tiene una característica que le falta a Expensify. Si tienes un montón de recibos y no tienes tiempo para escanearlos, envíalos todos en un sobre a Shoeboxed y ellos los escanearán y los cargarán en tu cuenta. Esto le ayudará a despejar los atrasos y a ponerse al día.

5. Integración con terceros

Tanto Shoeboxed como Expensify se integran con una serie de aplicaciones y software de terceros, pero Expensify está liderando la carrera aquí. Ambos se integran con programas de contabilidad como Quickbooks, Intuit y Xero, pero Expensify también se conecta con Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber y otros servicios populares.

Costoso vs. En caja de zapatos: Veredicto

Por ahora parece que Shoeboxed se está quedando muy atrás cuando se trata de la mejor aplicación de gestión de gastos. Encontré que Expensify no sólo es bueno para los trabajadores independientes, sino también para las nuevas empresas, compañías y corporaciones que buscan una solución empresarial escalable.

Sin límite en el número de recibos que se pueden escanear, soporte offline, más integración de terceros y mejor experiencia de usuario, Expensify ha ganado esta batalla. Pero hay otros contendientes en la industria que cubriré en una guía posterior.

El siguiente: ¿Te vas de viaje? ¿Busca aplicaciones de gestor de gastos de viaje antes de emprender el viaje? A continuación se encuentra un artículo sobre aplicaciones de gastos de viaje para la plataforma Android.

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