Cómo usar el control de cambios en Google Docs

Google Docs es una gran herramienta para colaborar en proyectos en los que participan varias personas. Por ejemplo, los usuarios pueden identificar y modificar fácilmente los cambios realizados en un documento mediante el uso de una función similar a la conocida función de control de cambios en Word.

Sin embargo, en lugar de llamarlo Seguimiento de cambios, Google Docs lo llama Edición y sugerencia. En este artículo, echamos un vistazo a cómo puede realizar un seguimiento de los cambios con facilidad cuando utiliza Google Docs.

Seguimiento de cambios: Microsoft Word frente a Google Docs

En Google Docs, puede crear un documento para compartirlo con otros para que puedan colaborar y agregar recomendaciones o sugerencias sin eliminar el texto original. Más tarde, puede aceptar, rechazar o modificar esas modificaciones y sugerencias. Este modo funciona de manera bastante similar al control de cambios en Microsoft Word, pero en Google Docs se llama Sugerencias. Las dos funciones funcionan de la misma manera, con la excepción de que Google Docs guarda los cambios en tiempo real, a diferencia de Word, donde los usuarios tienen que guardar y compartir repetidamente los documentos modificados.

Cómo habilitar el modo de sugerencia en Google Docs

Ya sea que esté editando un documento o buscando sugerir cambios en el archivo de otra persona, deberá habilitar el modo de sugerencia. Así es como puedes hacerlo en un escritorio:

Paso 1: Abra el documento relevante en Google Docs en un navegador.

Paso 2: toque el icono del lápiz en la esquina superior derecha de la cinta y seleccione «Sugerencias» en el menú.

Paso 3: Con este modo habilitado, puede editar el texto. Haz clic en una palabra y cámbiala como mejor te parezca. Incluso puede eliminar la palabra completa o reemplazarla por otra. Cada edición creará un comentario con instrucciones como «Reemplazar X con Y». Los comentarios pueden ser aceptados o eliminados. Los demás también pueden responder fácilmente a sus comentarios a través de la sección Responder junto al área de diseño del documento y solicitar aclaraciones, si es necesario. Los cambios serán visibles en el texto, también escritos en un color diferente (verde).

Si no tiene permisos de comentarista o editor, debe hacer clic en «Solicitar acceso de edición» para informar al propietario del archivo que deberá cambiar los permisos del archivo.

Alternativamente, puede dejar sugerencias incluso desde el modo de edición. Resalte el texto para el que desea dejar una sugerencia y toque el ícono verde para ‘Sugerir ediciones’ a la derecha.

Si está trabajando con una aplicación de Google Docs en un dispositivo móvil, toque los tres puntos en la esquina superior derecha de la pantalla. A continuación, active ‘Sugerir cambios’ para alternar la opción y comenzar con las sugerencias.

Cómo compartir su documento con otros

Cuando se trata de colaborar con otras personas, deberá invitarlas a trabajar en un documento. Para eso, primero deberá compartir su documento con ellos. Así es cómo.

Paso 1: Abra Google Docs en un navegador en su computadora, haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.

Paso 2: cuando se abre un menú para compartir, puede agregar las direcciones de correo electrónico de las personas para compartir su documento con ellas.

Paso 3: Después de agregar correos electrónicos, agregue el permiso apropiado a los colaboradores para editar el documento. Haga clic en el menú desplegable junto al campo de direcciones para elegir los permisos relevantes: Visor, Comentarista o Editor.

Paso 5: cuando esté agregando personas y asignándoles permisos relevantes, puede hacer clic en el botón Enviar en la esquina inferior derecha.

Paso 6: Alternativamente, puedes generar un enlace único para compartir con tus colaboradores. Haga clic en la opción ‘Copiar enlace’, ajuste los permisos para ello. Como en cualquier persona con el enlace, solo puede ver, comentar o editar. O puede restringir a personas seleccionadas.

Si está buscando compartir su documento desde la aplicación Google Docs en dispositivos móviles, toque el menú de tres puntos una vez más y luego seleccione ‘Compartir y exportar’. Siga los pasos descritos anteriormente para continuar con el proceso.

Cómo aceptar/rechazar todas las ediciones sugeridas

Es posible aceptar o rechazar todas las ediciones sugeridas. Esta opción lo ayuda a ahorrar algo de tiempo, ya que no necesitará aprobar o rechazar manualmente cada comentario individualmente.

Paso 1: Abra su documento de Google Docs en un navegador en su computadora y haga clic en la pestaña Herramientas en la parte superior.

Paso 2: Seleccione ‘Revisar ediciones sugeridas’.

Paso 3: Aparecerá un cuadro en la esquina superior derecha de la pantalla. Desde allí, puede seleccionar Aceptar o Rechazar todas las ediciones. También existen opciones para aceptar o rechazar ediciones sugeridas individuales.

En las aplicaciones de Google Docs para dispositivos móviles, solo puede aceptar o rechazar comentarios individualmente. En el documento de Google Docs, toca la sugerencia y luego ‘Ver sugerencia’ en la barra flotante. Toca la marca de verificación o la cruz rechazarlo o aceptarlo, respectivamente.

Cómo agregar comentarios a Google Docs

Los comentarios le permiten comunicar fácilmente cambios y actualizaciones a sus colaboradores en Google Docs. Así es como puede agregarlos en la versión de escritorio.

Paso 1: Abra su documento en Google Docs en un navegador.

Paso 2: Resalte el texto que desea comentar y haga clic en el icono de color azul ‘Agregar comentario’ que aparece en el lado derecho del documento.

Paso 3: Escriba su comentario y luego haga clic en ‘Comentar’.

A diferencia de las sugerencias que modifican el texto, los comentarios simplemente resaltan la(s) palabra(s) en cuestión. Cuando otro editor ve el documento, simplemente puede presionar el botón de marca de verificación para borrarlo.

En la aplicación Google Docs para dispositivos móviles, mantenga presionado el fragmento de texto al que desea agregar un comentario y aparecerá un pequeño menú. Luego toque los tres puntos al final y seleccione ‘Agregar comentario’.

Cómo utilizar el historial de revisiones para realizar un seguimiento de los cambios

Google Docs le permite volver a versiones anteriores de su proyecto a través de una función llamada «Historial de revisión», ya que Google realiza un seguimiento de todos los cambios que ha realizado. Esta es una característica bastante útil si tiene curiosidad por ver cómo evolucionó un proyecto con el tiempo.

Paso 1: abre el documento en Google Docs en el navegador del escritorio.

Paso 2: Haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda, seleccione ‘Historial de versiones’ y elija ‘Ver historial de versiones’ en el menú.

Paso 3: Elija la versión que desea traer de vuelta desde el panel Historial de versiones.

Paso 4: Presione el menú de tres puntos al lado de cada versión para cambiarle el nombre y haga clic en la opción ‘Nombrar esta versión’.

Colaboraciones más fluidas

Las colaboraciones pueden funcionar mucho mejor con Google Docs para realizar un seguimiento de los cambios. Entonces, si usted también está involucrado en un proyecto con varias personas, puede hacer que las cosas sean realmente más fáciles para todos. Además, también puede ponerse al día sobre cómo usar sangrías para párrafos en Google Docs.

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