Cómo subir archivos en formularios de Google

Tanto si se trata de una pequeña encuesta como de una tarea escolar, Google Forms es el destino cuando tienes que recopilar información de varias personas. Lo mejor de los formularios es su simplicidad y su interfaz fácil de entender (¿no es así en todos los servicios de Google?). Básicamente, cualquier persona con un ID de correo electrónico puede crear un formulario en cuestión de minutos.

Hasta hace unos años, la carga de archivos en Google Forms requería muchas soluciones que implicaban scripts complicados y otros métodos. Afortunadamente, ahora tenemos la muy necesaria opción de subir archivos, gracias a la última actualización de Formularios.

Por lo tanto, en este artículo, veremos cómo subir archivos a Google Forms y otros trucos y consultas relacionados con él.

Vamos a empezar.

Paso 1: Crear un formulario como de costumbre e introducir los datos necesarios como nombre y descripción.

Lo bueno de la nueva opción de carga de archivos es que puede habilitarla desde el menú desplegable como cualquiera de las otras opciones como casillas de verificación, desplegables, etc.

Paso 2: Todo lo que tiene que hacer es seleccionar la opción del menú desplegable. A continuación, active la opción «Permitir sólo tipos de archivo específicos».

En cuanto a los formatos y el tamaño de los archivos, Google te ofrece un montón de opciones para jugar.
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Paso 3: Una vez hecho esto, seleccione el tamaño del archivo. Si no desea que la unidad de Google se llene de archivos de gran tamaño, también puede especificar el tamaño de archivo acumulativo. Haga clic en el icono Configuración en la parte superior, desplácese hacia abajo y seleccione un tamaño en la opción Tamaño máximo de todos los archivos cargados .

Añada los otros elementos a su formulario, y eso es todo. Los remitentes de formularios podrán ver una opción Añadir archivo.

¿No está seguro de cómo se ve el formulario? Haga clic en el icono de vista previa en forma de ojo en la esquina superior derecha.

Los archivos cargados se almacenarán en la unidad Google Drive. Afortunadamente, se ha creado un enlace único que se puede compartir para todos los documentos subidos. Estos enlaces resultan ser muy útiles para el seguimiento de los mismos. Después de todo, no querrá seguir renombrando los archivos según el nombre del remitente, ¿verdad?
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Para crear la Hoja de cálculo, vaya a la pestaña Respuestas y puntee en el icono de hojas en forma de más.

Dado que los usuarios también pueden cargar archivos desde su cuenta de Google Drive, la propiedad del archivo se transferirá al propietario del archivo.

Limitaciones de la carga de archivos

Aunque Forms le permite subir múltiples archivos en un solo formulario, no está exento de limitaciones. Por un lado, no puedes subir una carpeta. Tendrías que subir los archivos uno por uno. Y por supuesto, los nombres de los archivos tienen que ser diferentes entre sí.

Note: ¿Sabía que puede agregar saltos de página a sus formularios? Simplemente haga clic en el icono Agregar sección de la barra de herramientas flotante.

¿Por qué veo el mensaje «Falta de carpetas de carga de archivos»?

De forma predeterminada, los formularios crean una carpeta en la unidad de Google para almacenar todos los archivos cargados. Por lo tanto, si esta carpeta en particular se elimina por accidente y alguien intenta subir un archivo, obtendrá el mensaje Missing File Upload folders.

Para restablecer el formulario, todo lo que tiene que hacer es abrirlo y pulsar sobre Restaurar.

Además, asegúrese de vincular una hoja de cálculo cuando cree un formulario. Esta hoja tendrá todas las respuestas de los encuestados junto con un enlace a los archivos subidos.Además, se actualiza en tiempo real junto con la marca de tiempo, lo que facilita la visualización de las respuestas y el seguimiento de las mismas.

Botón Upload Grayed Out

Aunque hasta el año pasado era una cuestión grave, ahora se ha abordado. Anteriormente, sólo los usuarios de G Suite del mismo dominio podían subir archivos o ver un botón Upload File activo.

Sin embargo, si aún no lo ves, te recomiendo que intentes actualizar la página o que vuelvas a iniciar sesión.

¿Pueden los usuarios subir archivos sin tener que iniciar sesión?

Desafortunadamente, si su formulario tiene una opción de carga de archivos, los usuarios tendrán que iniciar sesión con su cuenta de Google, lo que significa que las personas que no sean de Google no podrán responder.

Esto se debe a que Forms utiliza Google Drive para almacenar archivos. Afortunadamente, la misma regla no se aplica a otros tipos de opciones.

Y oye, antes de hacer que el formulario esté listo para enviar, no te olvides de darle vida usando temas, colores e imágenes. Pulse sobre el icono Paleta y vea cómo se desarrolla la magia.
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Archivo Away

Tanto si se trata de crear un simple cuestionario como de recopilar respuestas para encuestas de marketing, los formularios de Google proporcionan un conjunto interminable de funciones. Y con la nueva opción de subir archivos, el alcance se amplía.

¿Cuáles son sus funciones favoritas de Google Forms? Háganoslo saber en la sección de comentarios a continuación.

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