Cómo obtener respuestas de Google Forms en tu correo electrónico

Aunque Google Forms ofrece a los usuarios la libertad de personalizar el contenido de cualquier tipo de formulario, el control sobre las notificaciones de las respuestas recibidas es limitado. De forma predeterminada, Google Forms no envía automáticamente notificaciones por correo electrónico para las nuevas respuestas de los formularios a menos que lo habilites en la configuración del formulario.

Y cuando lo haces, la notificación por correo electrónico no contiene las respuestas del formulario. Esto significa que tendrás que visitar el panel de control de Google Forms para ver las respuestas del encuestado a tu formulario.


Correo electrónico de notificación de respuesta predeterminada de Google Forms

¿Por qué perder tiempo y ancho de banda de Internet dejando tu bandeja de entrada en el panel de Google Forms cuando puedes hacer que las respuestas aparezcan en el correo de notificación?

Hay un complemento de Google Forms que te permite conseguirlo, y todo lo que necesitas saber sobre cómo hacerlo en esta entrada a continuación.

Instalando el Add-On

Paso 1: Abre el formulario cuya respuesta quieres ver directamente en tu correo electrónico. Toca el icono de menú de tres puntos en la esquina superior izquierda.

Paso 2: Seleccionar complementos.

Esto abre el G Suite Marketplace (una tienda online para aplicaciones web compatibles con Google Apps) en una nueva ventana.

Ahora, instalaríamos el complemento que le permitiría obtener el contenido de las respuestas del formulario directamente en su buzón de correo electrónico.

Paso 3: Escriba Notificación de correo electrónico para los formularios de Google en el cuadro de búsqueda y seleccione la aplicación correspondiente en la página de resultados.

Paso 4: Pulse el botón Instalar.

Paso 5: Pulsa Continuar para conceder el acceso al complemento «Notificación de correo electrónico para el formulario de Google» a tu cuenta.

Si lo hace, aparecerá una nueva ventana que le pedirá que acceda a su cuenta de Google.

Paso 6: Proporcione las credenciales de su cuenta e inicie sesión.

Una vez que haya iniciado sesión con éxito en su cuenta, los permisos necesarios del complemento aparecerán en la lista y la interfaz le pedirá que le permita acceder a su cuenta una vez más.

Paso 7: Pulse Allow para conceder al complemento los permisos necesarios.

Se enviará a su correo electrónico una notificación de alerta de seguridad que dice que «Notificaciones de correo electrónico para formularios» tiene el acceso necesario.

Ahora puede proceder a utilizar el complemento para personalizar su respuesta del formulario de modo que contenga el contenido de las respuestas del encuestado.

Envío de respuestas a su correo electrónico

Paso 1: Cuando hayas terminado de crear o editar tu formulario en el panel de control de Google Forms, toca el icono del complemento en la esquina superior izquierda de la página.

Paso 2: Toca la opción «Notificaciones de correo electrónico para los formularios de Google».

Paso 3: En la nueva ventana que aparece, selecciona la opción Create Email Notification .

Esto trae una nueva sección en la esquina inferior izquierda de la página de Google Forms. Allí es donde personalizarás el contenido de las respuestas del formulario que se enviarán a tu correo electrónico.

Paso 4: Escriba un nombre en la sección Nombre de la Regla. El nombre de la regla podría ser el mismo que el título/nombre de su formulario. De esta manera, la regla sería fácilmente identificable en caso de que necesites editarla más tarde.

S tep 5: A continuación, introduzca la dirección de correo electrónico a la que desea que se envíen las respuestas del formulario. Puede ser la misma dirección de correo electrónico conectada a su cuenta del formulario de Google o una totalmente diferente.

Paso 6: Desplácese hasta la parte inferior de la ventana y pulse el botón Guardar regla para finalizar todos los cambios.

Y eso es todo. Cuando haya una nueva respuesta a su formulario, se le notificará con las respuestas/respuestas de los demandados, que también aparecerán directamente en el correo.

Ya no tendrá que visitar el panel de formularios de Google para ver las respuestas a sus formularios, a menos que quiera hacerlo.

Personalización de la selección y la plantilla de respuesta

Otra cosa que me gustó de este complemento es que permite a los usuarios personalizar la plantilla de sus respuestas a los formularios.

Eso significa que puedes elegir qué pregunta(s) quieres ver sus respuestas en tu bandeja de entrada.

Paso 1: Toca el botón Editar junto a la opción Usar un editor visual .

Eso abre una nueva ventana de «Diseñador de Plantillas de Correo Electrónico».

Paso 2: Si sólo necesitas ver las respuestas a una pregunta en particular, borra el {{Todas las respuestas}} del cuerpo del mensaje y toca el botón desplegable Agregar campo de formulario .

Paso 3: En la sección «Respuesta a…», selecciona una pregunta cuya respuesta quieras ver en el correo electrónico de respuesta.

Puedes seleccionar varias preguntas una tras otra.

Paso 4: En la sección Genérica del campo del formulario, también puedes elegir añadir otros detalles opcionales como la dirección URL del formulario, la fecha de respuesta, la identificación de la respuesta, etc.

Simplemente toca en cualquiera de ellos para añadirlos a tu plantilla.

Paso 5: Cuando termines de personalizar tu plantilla de formulario, toca el botón Guardar.

Ahorre tiempo con los complementos

Los complementos de Google Forms te permiten ser creativo con tus formularios. Este complemento de Notificaciones por correo electrónico te ahorra tiempo, ya que proporciona todas las respuestas de los encuestados en el correo electrónico de notificación. Sin salir de tu bandeja de entrada, tienes toda la información que necesitas. Incluso te permite personalizar la plantilla del correo electrónico de notificación. Sin duda, deberías probarlo si eres un usuario entusiasta de Google Forms.

Siguiente: ¿Sabe que puede colaborar y gestionar eficazmente las encuestas enviando automáticamente las respuestas de Google Forms a varias direcciones de correo electrónico? Consulta el siguiente tutorial para saber cómo hacerlo.

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