Cómo guardar fácilmente las respuestas de los formularios de Google en diferentes hojas

Google Forms es quiz√°s uno de los servicios m√°s populares para recopilar encuestas, y es f√°cil ver por qu√©. Desde a√Īadir l√≥gica condicional a la carga de archivos, Forms es una gran ayuda tanto para los top√≥grafos como para los profesores. Pero como debe saber el usuario experto, es un dolor clasificar y analizar cada respuesta en la hoja, especialmente si tiene una horda de respuestas.
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¬ŅNo ser√≠a m√°s f√°cil si pudieras guardar cada respuesta de Google Form en diferentes hojas autom√°ticamente en funci√≥n de la respuesta?

Bueno, es casi 2020, y sería un fastidio si tuvieras que hacer toda la clasificación y análisis manualmente. Gracias a las sencillas fórmulas y funciones de Google Sheets, es una tarea sencilla guardar todas las respuestas de los formularios en hojas individuales.

Todo lo que tiene que hacer es averiguar c√≥mo le gustar√≠a que se separaran las respuestas. Una vez que haya calculado las condiciones (una sola condici√≥n o m√ļltiples condiciones), los siguientes pasos son muy sencillos.

Vamos a empezar.

Método 1: Uso de Query

Este m√©todo utiliza la funci√≥n de consulta de las hojas de Google. Para aquellos que no lo saben, esta funci√≥n utiliza simples consultas tipo SQL para ordenar los datos de la tabla seg√ļn sus preferencias.

Desde fórmulas matemáticas como Sum y Avg hasta el uso de cláusulas como Contiene y Como, puedes experimentar con mucho. Y, por supuesto, puede seleccionar el rango de datos en el que desea que se cumplan estas condiciones.

Una vez hecho esto, puede poner las respuestas en diferentes hojas.

Por lo tanto, si tenemos que encontrar el promedio de la columna A, la consulta será algo así como,

=Query(A1:A12, "select avg(A)")

A continuación, se detallan algunas de las condiciones que deben cumplirse

  • La consulta debe estar entre comillas.
  • Si no es as√≠, la consulta debe contener una referencia a los valores de celda.
  • Los valores de columna deben ser booleanos, string o num√©ricos.

Este m√©todo s√≥lo requiere una configuraci√≥n inicial basada en los valores de su formulario. Una vez que est√© satisfecho con los resultados iniciales de sus pruebas, puede compartir el formulario con el p√ļblico.
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Cómo utilizar la función de consulta de hojas para guardar las respuestas de los formularios de Google

Paso 1: Abre Google Forms y crea tu formulario. En nuestro caso, hemos creado un formulario con preguntas de opci√≥n m√ļltiple (MCQ) ya que queremos separar los datos seg√ļn el nombre de la ciudad.

Una vez hecho esto, dir√≠jase a la pesta√Īa Respuestas y haga clic en el men√ļ de tres puntos al lado del peque√Īo icono Hojas.

Seleccione Seleccionar destino de respuesta en el men√ļ y haga clic en Crear una nueva hoja de c√°lculo. D√© a la hoja un nombre f√°cil de recordar.

Una vez establecido el enlace a dicha hoja de cálculo, ábrelo a través de Google Sheets. En este punto, Noterá que el nombre de la primera hoja ha cambiado a Form Responses 1.

Paso 2 : Ahora, abrir una segunda hoja, y pegar la siguiente fórmula en la primera celda,

Como puede ver, el nombre de la hoja va primero, luego el rango de celdas, y luego su consulta condicional. Una vez modificada la condición en la consulta, repita lo mismo para todas las demás fichas.

En nuestro caso, la tercera y cuarta hoja se veían como,

=query( Form Responses 1 !A:E, "Select * Where D= Kolkata ")

>re>=query( Form Responses 1 !A:E, ¬ęSelect * Where D= Kolkata ¬ę)

Paso 4: Ahora, todo lo que tienes que hacer es enviar un par de respuestas de prueba y ver cómo se desarrolla la magia.


Punta Pro: Si sólo desea elegir el valor de una columna, sustituya * por el nombre de la columna.

C√≥mo ajustar a√ļn m√°s la consulta

Lo bueno es que la hoja se encarga de nombrar las cabeceras y usted no tiene que preocuparse por ellas.
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También puede modificar más la consulta para que se adapte a las condiciones de su formulario. Por ejemplo, si desea hacer coincidir la respuesta de un encuestado con un valor de cadena, la cláusula Where será reemplazada por la cláusula `Contains o ` Like . Y si está comparando valores de cadena, siempre es aconsejable convertir la cadena utilizando la función Superior.

Adem√°s, las consultas de Google Sheet no son tan avanzadas como las sentencias SQL. Por un lado, no puede utilizar el par√°metro % para hacer coincidir las respuestas con el valor de cadena dado. S√≥lo funciona para una coincidencia exacta. Por lo tanto, incluso si alguien ha respondido ¬ębien¬Ľ en la respuesta, la consulta anterior no lo recoger√°.

Del mismo modo, también puede jugar con las fechas.
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Note: Usted tendrá que desplazarse a la derecha para ver o seleccionar la fórmula completa que se ofrece a continuación.

Sheets sólo entiende el formato de fecha yyyyy-mm-dd , por lo que puede que tenga que establecer el formato de la columna inicialmente para obtener mejores resultados.

fecha ¬ę&TEXT(DATEVALUE(¬ę1/1/2000¬Ľ)), ¬ęaaaaa-mm-dd¬Ľ)&¬Ľ¬Ľ,1)¬ę.

También puede agregar más de una condición en sus hojas. Todo lo que tienes que recordar es separar las dos condiciones con O o Y .

Método 2: Filtro

Otra función alternativa que puede utilizar es Filter, para condiciones simples y son utilizables para obtener resultados específicos.

Por ejemplo, lo siguiente se filtrará a través de la Fila 1 a la fila 7 cuando el valor de la columna D1 a D2 tenga el nombre Mumbai.

=filtro( Form Responses 1 !A1:E7, Form Responses 1 !D1:D7="Mumbai")

Sin embargo, esta f√≥rmula podr√≠a fallar si est√° buscando el env√≠o autom√°tico de formularios donde el n√ļmero de filas pueda superar sus expectativas.

Trabajo inteligente

Por lo tanto, así es como puedes separar fácilmente las respuestas de Google Forms de las diferentes hojas. Lo mejor es que los datos maestros siempre estarán en la primera hoja para que los pueda consultar más tarde.

La √ļnica limitaci√≥n es que no podr√° copiar el contenido de una hoja a trav√©s de la funci√≥n ¬ęCopiar en¬Ľ directamente. En este caso, Hojas copia la f√≥rmula en lugar del contenido en la nueva hoja de c√°lculo, lo que a su vez, hace que la nueva hoja de c√°lculo sea in√ļtil.

La buena noticia es que todavía puede copiar y pegar el contenido manualmente.

El siguiente: ¬ŅDeber√≠a deshacerse de Google Forms en lugar de Jot Forms? Lea el siguiente art√≠culo para saber qu√© servicio est√° hecho para usted.

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