¿Cómo funcionan las copias de seguridad y la sincronización de Google? Una guía completa

Inicialmente, Google tenía dos aplicaciones separadas para Google Drive y Google Photos en un ordenador. Todo iba bien hasta que Google decidió cambiar las cosas, para bien o para mal.

Gracias a la obsesión de Google por matar a sus empleados, en 2017, Google retiró la aplicación Drive original para ordenadores Windows y Mac y la sustituyó por una nueva aplicación conocida como Backup and Sync (para uso personal y Drive File Stream para empresas). La herramienta también ofrecía la funcionalidad de añadir imágenes y vídeos a Google Photos. Como era obvio, Google mató más tarde a la aplicación de escritorio Google Photos.

Ahora la aplicación de copia de seguridad y sincronización se utiliza en ordenadores Windows y Mac para añadir archivos a la unidad de Google y a las fotos. Entonces, ¿cómo funciona esta aplicación y cuáles son todas las características que obtienes aquí? Explorémoslo en esta guía.

Diferencia entre unidad de Google y copia de seguridad y sincronización

Google Drive es una plataforma para almacenar y sincronizar contenido en varios dispositivos. Tiene una versión web y su aplicación móvil es descargable en dispositivos Android e iOS.

Backup and Sync es la aplicación de Google Drive para ordenadores Windows y Mac que te permite acceder a los archivos de Google Drives en tu ordenador y también crea una copia de seguridad de los archivos locales seleccionados en Google Drive. También ofrece la posibilidad de añadir fotos a Google Photos.

Cómo funciona la aplicación de copia de seguridad y sincronización

Como su nombre indica, la aplicación ofrece dos funcionalidades: copia de seguridad y sincronización. En el primer caso, la aplicación te permite crear una copia de seguridad de todo tu equipo o de las carpetas seleccionadas en Google Drive. También puede realizar copias de seguridad de archivos desde una unidad USB o una tarjeta SD.

El término copia de seguridad es engañoso, ya que las carpetas también se sincronizan constantemente. Es decir, cualquier cambio que hagas en los archivos sincronizados de tu ordenador o en la unidad de Google se reflejará también en el otro lado.

Cuando se trata de sincronizar, puedes sincronizar todas las carpetas de Google Drive o las carpetas seleccionadas con tu equipo. Esto le permite acceder al contenido de su unidad en su PC incluso cuando está desconectado.

En pocas palabras, la aplicación se sincroniza desde y hacia una computadora. Ahora que sabes cómo funciona, es el momento de descargar la aplicación.

Dónde descargar la copia de seguridad y la sincronización

Dado que la aplicación de copia de seguridad y sincronización funciona tanto con Google Drive como con Google Photos, se puede descargar desde cualquier sitio web.

Descarga de copias de seguridad y sincronización desde la unidad de Google

Descarga de copias de seguridad y sincronización desde Google Photos

Iniciar la aplicación de copia de seguridad y sincronización

Una vez que instale la aplicación, querrá una interfaz similar a Drive o Photos. Sin embargo, ese no es el caso. La aplicación Backup and Sync carece de una interfaz particular, ya que no le permite ver los archivos. Es sólo un medio para seleccionar los archivos.

Cuando instale y configure la aplicación, encontrará el icono Copia de seguridad y sincronización en la barra de tareas. Al hacer clic en él se abrirá la barra de monitorización que contiene varios accesos directos y configuraciones. Eso es todo lo que obtienes con la aplicación.

Consejo : Si falta el acceso directo, abra el menú Inicio y busque Copia de seguridad y sincronización.

La primera vez los usuarios serán llevados directamente a la pantalla de Preferencias, donde tendrá dos opciones en la barra lateral izquierda: Mi portátil y Google Drive.

Para los usuarios existentes, haga clic en el icono de acceso directo Copia de seguridad y sincronización de la barra de tareas y pulse el icono de tres puntos. A continuación, seleccione Preferencias en el menú.

Copia de seguridad de carpetas de PC en la unidad de Google

Después de configurar la aplicación, lo primero que se te pedirá es que selecciones las carpetas de tu ordenador que quieras sincronizar con Google.

Las carpetas Escritorio, Documentos e Imágenes se seleccionarán de forma predeterminada en un equipo con Windows. Desmarque las casillas si desea desmarcarlas. Para elegir una nueva carpeta, haga clic en Elegir carpeta y navegue hasta la carpeta de la que desea realizar la copia de seguridad. Puede seleccionar varias carpetas presentes en diferentes ubicaciones de su PC.

Note: El almacenamiento utilizado para sincronizar estos archivos en la unidad de Google se deducirá de la cuota de almacenamiento de Google Drive.

Puede personalizar los archivos que desea cargar pulsando el icono Cambiar. Incluso puede excluir ciertos formatos de archivo utilizando la opción Avanzado.

Ver archivos de PC en la unidad de Google

Para facilitar la identificación de las carpetas del PC frente a las carpetas nativas de Google Drive, éstas se almacenan en una sección separada de Google Drive. Los encontrará en la sección de Ordenadores.

Puede crear una copia de seguridad desde varios equipos a la misma cuenta de Google. Cada uno de ellos se enumerará por separado en Ordenadores. Haga clic en el nombre de su equipo para ver la copia de seguridad de las carpetas que eligió anteriormente.

Consejo Para cambiar el nombre del equipo en la unidad de Google, abra Preferencias de copia de seguridad y sincronización. Haga clic en My Laptop para cambiar su nombre. Se reflejará inmediatamente en Google Drive.

Acceso a los archivos de la unidad de Google en el equipo

Para ello, abre las Preferencias de copia de seguridad y sincronización y accede a la unidad de Google desde la barra lateral izquierda. Aquí marque la opción Sync My Drive to this computer (Sincronizar mi unidad con este ordenador). Ahora, si quieres sincronizar todo, desde tu unidad de Google hasta tu ordenador, selecciona «Sincronizar todo en Mi unidad». Alternativamente, encontrará sus carpetas de unidad en la lista de la opción Sincronizar sólo estas carpetas . Seleccione las carpetas que desea sincronizar.

Note: Los archivos que no forman parte de ninguna carpeta de la unidad de Google se sincronizarán automáticamente.

Al sincronizar archivos desde la unidad, se crea una nueva carpeta en el equipo con el nombre Google Drive donde se almacena el contenido de la unidad. La ubicación de la carpeta es visible en Preferencias de copia de seguridad y sincronización> Google Drive> Ubicación de la carpeta.

La carpeta Google Drive es una carpeta normal del explorador de archivos que permite abrir y editar archivos. También puede agregar archivos de su disco duro a esta carpeta. Se sincronizarán automáticamente con tu cuenta de Google Drive y podrás acceder a ellos desde otros dispositivos compartidos.

Tenga en cuenta que el contenido sincronizado de la unidad Google Drive ocupará espacio en su ordenador, ya que los datos están disponibles sin conexión. Así que si está eligiendo todas las carpetas, asegúrese de tener suficiente espacio en su disco duro. La herramienta Copia de seguridad y sincronización muestra el almacenamiento disponible en el equipo.

Note : No es necesario usar ambas características de la aplicación. Puede crear una copia de seguridad de las carpetas locales en la unidad o sincronizar la unidad con su ordenador solamente.

Sincronización de archivos

Cualquier cambio en un archivo sincronizado en el PC o en Google Drive se reflejará en todas las plataformas. Por ejemplo, si editas una foto sincronizada en tu ordenador, el cambio se reflejará inmediatamente en todos los dispositivos vinculados a Google Drive.

Monitorizar la actividad de sincronización

Puede ver y realizar un seguimiento del estado de sincronización de varios archivos directamente desde la barra de tareas. Sólo tienes que hacer clic en el icono de la aplicación Backup and Sync para ver el estado. Si la aplicación no está sincronizando los archivos, prueba estas correcciones.

Eliminar archivos y carpetas

Debe tener cuidado al quitar los archivos de las carpetas sincronizadas locales de un equipo. Normalmente, si eliminas un archivo sincronizado de tu ordenador o de la unidad de Google, desaparecerá de todos los dispositivos que compartan la misma cuenta de Google.

Afortunadamente, Google ofrece dos configuraciones adicionales que evitarán que los archivos se eliminen de todas partes. Para ello, vaya a Preferencias de copia de seguridad y sincronización y, a continuación, a su ordenador/portátil. Aquí encontrará la configuración de Quitar elementos. Haga clic en él para ver las otras dos opciones: No quite los artículos en todas partes y pregúnteme antes de quitarlos en todas partes.

Si eliges la primera, los elementos eliminados de tu ordenador seguirán siendo accesibles en el sitio web de Google Drive o en las aplicaciones para móviles. Pero si los quita del disco directamente, una copia estará disponible en nuestro ordenador (siempre que no lo haya quitado), y verá un icono con una cruz roja en el archivo indicando que no está sincronizado.

Consejo Puedes recuperar los archivos que elimines de la carpeta Papelera de la unidad de Google. Sin embargo, debe restaurarlos dentro de los 30 días de haberlos movido a la Papelera.

Si elige la segunda opción, obtendrá un aviso que le notificará que el elemento ha sido eliminado junto con las opciones para restaurarlo o eliminarlo de la plataforma. La configuración también es válida para las fotos vinculadas en Google Photos.

La configuración anterior es válida sólo para la carpeta local, ya que las cosas son diferentes para los archivos de la unidad de Google sincronizados con el equipo. Borrándolos de su computadora o directamente de la unidad de disco los quitará de todas partes.

Cambiar la calidad de las fotos y el vídeo

Si está familiarizado con Google Photos, debe ser consciente de sus dos modos de calidad: alta calidad y calidad original. El primero ofrece almacenamiento ilimitado donde se puede añadir cualquier número de fotos y vídeos. En el modo de alta calidad, si subes una foto de alta resolución, Google la comprime automáticamente a 16 megapíxeles. Del mismo modo, un vídeo de 2K o 4K se comprime a una resolución de vídeo de 1080p. Sin embargo, Google no mejora nada, ya que pretende ahorrar espacio.

Este último modo carga fotos y vídeos en su respectiva calidad original, y el espacio que ocupan esos archivos se deduce de la cuota de Google Drive.

Dado que la aplicación Backup and Sync es ahora la aplicación predeterminada para subir fotos a Google Photos, también aquí tienes estas dos opciones de calidad. Está presente en Preferencias de copia de seguridad y sincronización> Mi portátil> Tamaño de carga de fotos y vídeos. Los dos modos son válidos sólo para imágenes/vídeos (y no para cualquier otro tipo de archivo) cargados en la carpeta local sincronizada con Google Drive.

Note: Estos modos no se aplican a la carpeta Google Drive sincronizada con el equipo. Cualquier archivo que se añada a esa carpeta de Google Drive se cargará en su calidad original y se descontará de la cuota de almacenamiento de la unidad.

Ver fotos en Google Photos

Las fotos y los vídeos sincronizados desde las carpetas locales a la unidad Google Drive no son visibles directamente en Google Photos. Debes habilitar la opción «Cargar fotos y vídeos recién añadidos a Google Photos» en «Preferencias de copia de seguridad y sincronización»>»Mi portátil».

Si decide añadir imágenes a la carpeta Unidad de Google de su portátil, éstas no aparecerán automáticamente en Google Photos. Para mostrar todas las fotos y vídeos de la unidad en Google Photos, debe habilitar la configuración de Google Drive en Google Photos mediante su sitio web o aplicaciones para móviles.

Agregar varias cuentas a la copia de seguridad y sincronización

Puedes utilizar hasta tres cuentas de Google Drive simultáneamente en la herramienta Copia de seguridad y sincronización. Asegúrese de mantener carpetas separadas para ellos. Para añadir cuentas, haga clic en el icono Copia de seguridad y sincronización de la barra de tareas y pulse el icono de tres puntos. A continuación, seleccione Añadir nueva cuenta en el menú.

Pausar y reanudar la sincronización

En cualquier momento, si se está quedando sin datos, puede detener el proceso de sincronización en el equipo. Para ello, haga clic en el acceso directo Copia de seguridad y sincronización y, a continuación, pulse el icono de tres puntos. Luego seleccione Pausa y la opción será reemplazada por Reanudar. Haga clic en él para reanudar la sincronización.

Iconos de copia de seguridad y sincronización

Cuando desconectas o desinstalas Backup and Sync de tu ordenador, verás un icono de nube azul con una barra oblicua junto a la carpeta Google Drive, lo que indica que la carpeta no se está sincronizando con tu PC.

Todos los archivos sincronizados tendrán un icono verde junto a ellos, y si eliminas un archivo de las aplicaciones web o móviles de Google Drive, el mismo archivo tendrá una cruz roja en tu ordenador.

Desinstalará el contenido de la aplicación Eliminar contenido de la unidad de Google

No. Si desinstala la aplicación de copia de seguridad y sincronización del equipo o desconecta la cuenta de la aplicación, no se eliminará el contenido de las carpetas locales de la unidad de Google. Todavía podrás acceder a los archivos sincronizados existentes en Google Drive> Computers on the web and mobile apps. Sin embargo, los archivos nuevos de su ordenador no se añadirán a la unidad.

Del mismo modo, seguirás teniendo acceso a los archivos sincronizados de Google Drive existentes en tu ordenador. Cualquier cambio en cualquiera de las dos partes no se reflejará en otras plataformas.

Archivos de Google frente a archivos de Microsoft

Google ofrece alternativas de Office para crear hojas de cálculo, documentos y presentaciones. Si sincroniza un archivo de Microsoft Office con Google Drive, al abrirlo dentro de Google Drive se abrirá sólo su copia legible. Si desea realizar cambios en él, ese archivo se convertirá a uno compatible con Google App.

Por ejemplo, si sincroniza un documento de Microsoft Word con Drive, tendrá que abrirlo en Google Docs para editarlo, lo que creará una versión de Google Docs del mismo documento de Word.

Del mismo modo, los archivos de Google en su ordenador son simplemente accesos directos de archivos. Al hacer clic en ellos se abrirán los archivos en la web. Para convertirlos al tipo de archivo MS Office, abra el documento de Google en la web y seleccione Archivo> Descargar como, luego seleccione el tipo de archivo MS Office. Esto creará una segunda versión del documento en formato Microsoft Office.

¿Está todo bien?

Aunque la aplicación es increíble para añadir varios archivos a la unidad de Google, no me gusta cómo Google fusionó Google Photos dentro de la aplicación. No es intuitivo en absoluto en cuanto a lo que sucede con las fotos. También, usted tiene que tratar con dos copias de fotos – una en la unidad y otra en fotos. Al eliminarlo de cualquier lugar, se elimina de otro. Es sólo un desastre.

Prefiero subir imágenes personales a Google Photos directamente desde el navegador en lugar de utilizar la aplicación Backup and Sync. De esta manera, mis imágenes se limitan estrictamente a la aplicación Google Photos. Para las fotos en las que necesito una organización adecuada, como los documentos escaneados, utilizo la aplicación Copia de seguridad y sincronización.

¿Qué opinas de la aplicación Backup and Sync? Háganoslo saber en los comentarios de abajo.

El siguiente: ¿Le molesta el acceso rápido a Google Drive? Escóndelo con estos sencillos pasos.

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