Cómo enviar respuestas de Google Forms a varias direcciones de correo electrónico

Google Forms es una de las mejores herramientas de recopilación de datos en línea del mundo. Con una cuenta de Google, puede crear fácilmente encuestas, RSVP y otros formularios y administrar sus respuestas de la misma manera.

Sin embargo, por cada respuesta a su(s) formulario(s), Google envía una notificación sólo a la dirección de correo electrónico del creador del formulario o del propietario de la cuenta.

Esto es genial. Sin embargo, ¬Ņqu√© pasa si quieres que varias personas tengan acceso a la respuesta de un formulario sin tener que darles acceso a tu cuenta de Google?

Digamos, por ejemplo, que el equipo de marketing de su empresa est√° realizando una encuesta con Google Forms. Y como l√≠der del equipo, querr√° que todos los miembros del equipo tengan acceso completo a todas las respuestas del formulario en su bandeja de entrada de correo electr√≥nico. ¬ŅC√≥mo se hace eso?

O decir que estás planeando una fiesta y quieres que todos los miembros del comité de planificación de la fiesta reciban respuestas a la confirmación en línea en su buzón de correo electrónico. Sigue los pasos que se indican a continuación para saber cómo hacerlo.

Enviar respuestas a m√ļltiples correos electr√≥nicos

Para enviar respuestas de Google Forms a varias direcciones de correo electrónico, necesitarías utilizar un complemento de terceros, al menos por ahora.

Siga los pasos siguientes para instalar un complemento que haga el trabajo. Lo he usado en numerosas ocasiones, y ha resultado ser fiable.

Instalando el Add-On

Paso 1: Accede al panel de control de Google Forms y abre el formulario cuyas respuestas quieras enviar a varias direcciones de correo electrónico.

Paso 2: Toca el icono del men√ļ de tres puntos en la esquina superior derecha.

Paso 3: Seleccionar complementos.

Eso abrir√° el G Suite Marketplace, donde podr√°s instalar f√°cilmente complementos para dar m√°s sabor a tus formularios.

Instalaremos un complemento denominado ¬ęNotificaci√≥n por correo electr√≥nico para los formularios de Google¬Ľ que permite a los usuarios personalizar las respuestas de sus formularios y enviarlas a varias direcciones de correo electr√≥nico.

Paso 4: Escriba el nombre del complemento ¬ęNotificaci√≥n por correo electr√≥nico para los formularios de Google¬Ľ en la barra de b√ļsqueda. Toca la opci√≥n correspondiente, como se muestra en la imagen siguiente.

Paso 5: Pulsa el botón Instalar para instalar el complemento en tus Google Forms.

Paso 6: Se abrir√° una nueva pesta√Īa en tu navegador. En ella se te pedir√° que accedas a tu cuenta de Google. Introduce las credenciales de tu cuenta de Google en las casillas correspondientes.

Paso 7: Una vez que haya accedido correctamente a su cuenta de Google, lo siguiente que debe hacer es conceder el acceso al complemento ¬ęNotificaci√≥n por correo electr√≥nico para formularios¬Ľ a su cuenta.

Despl√°cese hasta la parte inferior de la p√°gina de acceso a la cuenta y pulse Permitir.

Paso 8: Aparece en la pantalla una ventana emergente que confirma que el complemento se ha instalado con éxito. Pulse Siguiente para concluir la instalación.

Google tambi√©n enviar√° un mensaje de notificaci√≥n a tu direcci√≥n de correo electr√≥nico, inform√°ndote sobre la instalaci√≥n del complemento ¬ęNotificaci√≥n por correo electr√≥nico para formularios¬Ľ.

Ahora que ha instalado el complemento necesario, profundicemos en c√≥mo usarlo para enviar respuestas de formulario a m√ļltiples direcciones de correo electr√≥nico.

Configuración y uso del complemento

Paso 1: En la página de creación del formulario, toca el icono Add-on en la esquina superior derecha.

Paso 2: Pulsa la opción Notificaciones de correo electrónico para los formularios de Google .

Paso 3: En la nueva ventana emergente, selecciona la opción Create Email Notification .

Otra ventana aparece en la esquina inferior derecha de la pantalla. A continuación, puede proceder a establecer algunas reglas, hacer la personalización e introducir las direcciones de correo electrónico que desea que se envíen las respuestas del formulario.

Paso 4: Introduzca un nombre para la notificaci√≥n en la secci√≥n ¬ęNombre de la regla¬Ľ. El nombre puede ser cualquier cosa; puede ser el mismo que el t√≠tulo/nombre del formulario.

Paso 5: En el espacio llamado Dirección(es) de correo electrónico para notificar , introduzca todas las direcciones de correo electrónico a las que le gustaría enviar las respuestas del formulario.

Separa cada dirección de correo electrónico con una coma.

Paso 6: Después de agregar las direcciones de correo electrónico, desplácese hasta la parte inferior de la ventana y pulse el botón Guardar regla.

Paso 7: Una notificación de éxito que le informa de que se ha creado la regla del formulario. Y eso es todo. Ahora puede proceder a compartir su formulario con los encuestados.

Cada vez que alguien rellene el formulario, las respuestas de todos los encuestados se enviarán a todas las direcciones de correo electrónico especificadas en la regla del formulario.

Administrar las respuestas del formulario con m√ļltiples correos electr√≥nicos

Ahora que ya sabes c√≥mo enviar respuestas de un formulario de Google a varias personas (l√©ase: direcciones de correo electr√≥nico), echemos un vistazo a la gesti√≥n de las mismas si necesitas modificarlas. Digamos que quieres a√Īadir o eliminar una direcci√≥n de correo electr√≥nico m√°s adelante. ¬ŅC√≥mo lo haces?

Bueno, es bastante fácil. Siga los pasos que se indican a continuación.

Paso 1: Abre el formulario que quieras administrar en el panel de Google Forms. Toca el icono del complemento.

Paso 2: Selecciona ¬ęNotificaciones de correo electr√≥nico para los formularios de Google¬Ľ.

Paso 3: Pulse Manage Form Settings .

Paso 4: Justo debajo de la regla que has creado, pulsa Edit.

Paso 5: A continuación, puede proceder a alimentar una dirección de correo electrónico adicional, eliminar una, y hacer cualquier otra modificación a la configuración de la respuesta.


Nota: Recuerda separar las direcciones de correo electr√≥nico m√ļltiples con una coma.

Llevar a todo el mundo

Poder compartir autom√°ticamente las respuestas de una encuesta, de una confirmaci√≥n de asistencia u otros eventos con varias personas (compa√Īeros de equipo, de trabajo, etc.) es una forma eficiente de mantener a todos informados sobre las nuevas actualizaciones de un formulario. Sigue la gu√≠a paso a paso que aparece arriba y podr√°s enviar las respuestas de Google Forms a varias direcciones de correo electr√≥nico en un abrir y cerrar de ojos.

Siguiente: La l√≥gica condicional ayuda a darle sabor a tus formularios de Google. Lee el art√≠culo que aparece a continuaci√≥n para aprender a hacer que tus formularios sean m√°s inteligentes y concisos a√Īadi√©ndoles l√≥gica condicional.

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