El correo electrónico sigue siendo la principal fuente de comunicación entre las empresas, los pequeños negocios, los consumidores y los comerciantes. Hay veces en las que es necesario enviar el mismo correo electrónico a un grupo de personas con frecuencia. En lugar de añadir contactos cada vez en el menú de composición de correo, puede crear un grupo de correo electrónico en Outlook y ahorrarse la molestia.
Después de crear un grupo, puedes introducirlo en el correo electrónico y enviar un único mensaje a varias personas a la vez. Para que quede claro, todos los términos como Grupo de contactos, Lista de contactos, Grupo de correo electrónico o Lista de distribución son iguales. Así que no te confundas entre ellos.
Es importante para todo usuario de Outlook cuando planea enviar un correo electrónico masivo a un grupo de destinatarios, incluyendo empleados, compañeros de trabajo o amigos. Un correo electrónico grupal ayuda a cada usuario a enviar un solo correo electrónico a varios destinatarios de una sola vez en lugar de una tediosa actividad de copiar y pegar.
Después de todo, casi 400 millones de usuarios de correo electrónico confían activamente en Outlook como su principal medio de correo electrónico y se enfrentan a este problema con mucha frecuencia. Esta publicación le mostrará cómo crear un grupo de correo electrónico en Outlook utilizando el método predeterminado. Comencemos.
¿Qué es un grupo de correo electrónico
Un grupo de correo electrónico (grupo de contacto) es una colección de identificaciones de correo electrónico para enviar correos electrónicos con frecuencia. Cuando un administrador envía un correo electrónico a un grupo de correo electrónico, todos los contactos de esa etiqueta de grupo reciben el mismo correo electrónico.
Es similar a WhatsApp Broadcast, donde un administrador envía un mensaje a la lista de emisión, y todos los miembros del grupo reciben el mensaje.
Usar contactos de Outlook para crear un grupo de correo electrónico
En el siguiente ejemplo, vamos a utilizar la web de Outlook para crear un grupo de contactos. El truco funcionará en todas las plataformas como Chrome OS, Windows, Mac, e incluso Linux.
Aquí hay una guía paso a paso sobre cómo crear un grupo de Outlook para enviar correos electrónicos masivos.
Paso 1: Abrir Outlook en la web e iniciar sesión usando las credenciales de la cuenta de Microsoft.
Paso 2: La web de Outlook está recolectando pequeñas aplicaciones como el Calendario de Outlook, Contactos de Outlook, Microsoft To-Do, y Notas Adhesivas. Toca el icono de Contactos de Outlook.
Paso 3: La siguiente pantalla mostrará todos los contactos de Outlook que tengas almacenados en Outlook.
Paso 4: Pase el cursor sobre el contacto que desea agregar a la lista de correo y luego haga clic en la casilla de verificación para seleccionarlo. Repite para cada contacto que quieras poner en la lista.
Paso 5: Asegúrate de que cada contacto que añadas tenga un correo electrónico asociado. De lo contrario, no aparecerán en la etiqueta cuando vayas a enviarles un correo electrónico más tarde.
Paso 6: Después de seleccionar todos los contactos, haga clic en la lista Añadir a la lista y luego seleccione Nueva lista de contactos.
Paso 7: Dé a la lista un nombre relevante y pulse Enter.
Puedes crear tantas etiquetas como quieras en Outlook. No te olvides de darles un nombre relevante como Familia, Oficina, Negocio, Clientes, y más.
Enviar un correo electrónico usando el grupo de correo electrónico en Outlook
Ahora que has creado una lista con Outlook, es hora de enviar el correo electrónico con Outlook. Sigue los pasos de la lista de contactos de Outlook.
Paso 1: Abrir Outlook en la web.
Paso 2: Pulse el botón Componer en la esquina superior izquierda.
Paso 3: Desde la ventana de Correo Nuevo, comienza a escribir el nombre que le diste a la lista de contactos y luego haz clic en la sugerencia cuando aparezca debajo del campo de texto.
Paso 4: Después de seleccionar la lista de contactos, rellene el correo electrónico, y luego haga clic en el botón Enviar para enviarlo a todos los de la lista del grupo.
A diferencia de Gmail, la web de Outlook no muestra las direcciones de correo electrónico añadidas en el menú de composición de correo. Simplemente muestra el nombre del grupo de contactos. Esto es un fastidio, ya que es posible que tengas que comprobar los nombres de los contactos y las identificaciones de los correos electrónicos antes de pulsar el botón de envío.
Editar un grupo de correo electrónico en Outlook
Si recientemente ha ampliado su grupo familiar o de oficina con nuevos miembros, le convendría añadirlos al grupo de Contactos de Outlook. Sigue los pasos que se indican a continuación en el grupo de edición de correo electrónico.
Paso 1: Abrir Outlook Contact en la web.
Paso 2: Seleccione todas las listas de contactos del menú de la hamburguesa.
Paso 3: Selecciona la lista de contactos que quieres editar.
Paso 4: Pulse el botón Editar en la Lista de contactos.
Paso 5: Aquí, puedes escribir el nombre o la dirección de correo electrónico del contacto para agregarlo al grupo de contacto de correo electrónico.
Paso 6: Si quieres quitar cualquier contacto existente, toca la marca de la x al lado.
Pro Tip: Si quieres tener menos confusión entre los grupos creados, entonces añade una descripción para el grupo de correo electrónico.
Limitaciones del Grupo Outlook
Antes de empezar a hacer grupos de correo electrónico de Outlook, tienes que entender algunas de las limitaciones de este método.
- Aunque se pueden enviar fácilmente correos electrónicos de grupo en Outlook, la creación de un grupo de correo electrónico es un proceso manual y que requiere mucho tiempo. Además, debes asegurarte de que has añadido las identificaciones de correo electrónico de todos los contactos que piensas añadir a ese grupo.
- El seguimiento por correo electrónico es difícil. Digamos que has enviado un correo electrónico a un grupo de personas. Algunos de ellos respondieron y otros no. Tendrás que redactar un correo electrónico de seguimiento individual para cada dirección de correo electrónico y enviar varios correos electrónicos manualmente.
- Un grupo de Outlook carece de personalización. No puede personalizar los mensajes de correo electrónico del grupo para destinatarios individuales. Recuerda que estás escribiendo un correo electrónico para un grupo y no para una sola persona. Un correo electrónico genérico no causará una buena impresión comparado con uno detallado y personalizado.
Envía un correo electrónico masivo sobre la marcha
Los grupos de correo electrónico pueden ser una bendición para alguien que maneja el mismo correo electrónico a un grupo de personas. Es un complemento imprescindible para las pequeñas y medianas empresas también. A nivel individual, desclasifica el proceso de correo electrónico y le ahorra recursos y tiempo.
