Cómo comparar documentos en Google Docs

Google Docs está subiendo rápidamente la escalera para ofrecer una dura competencia a Microsoft Word al introducir constantemente nuevas funciones. Una de esas adiciones recientes es la capacidad de comparar documentos. Esta función es útil si está trabajando en colaboración con otros en un documento.

La función de comparación representará los cambios realizados como sugerencias, lo que facilitará la creación de un documento final. Es una herramienta útil para que los profesores y editores vean qué cambió comparando versiones anteriores y posteriores.

Entonces, sin más preámbulos, veamos cómo comparar documentos en Google Docs.

Comparar documentos en Google Docs

A modo de comparación, necesitará dos documentos separados en Google Docs. Si desea compararlo con un documento de Word, deberá convertir el documento DOCX al formato GDOC.

Nota: La conversión de DOCX a GDOC puede provocar problemas de formato.

Paso 1: Abra el documento que desea comparar en Google Docs. Ahora, haga clic en Herramientas en la barra de menú en la parte superior y seleccione ‘Comparar documentos’.

Comparar documento en Google Docs

Paso 2: En la ventana emergente que aparece, haga clic en la opción ‘Mi unidad’ para obtener el documento de comparación.

Paso 3: Busque el documento de comparación utilizando las cuatro pestañas (Mi unidad, Compartido conmigo, Destacados o Recientes) en la parte superior. Alternativamente, use la barra de búsqueda para localizar el archivo rápidamente. Una vez que encuentre el documento preferido, selecciónelo y haga clic en Abrir.

Seleccione un documento para comparar

Paso 4: Ahora, también tendrá la opción de atribuir diferencias a un usuario específico. Es conveniente colaborar en un documento o si el autor original del documento es alguien distinto a ti. Para importar el documento con comentarios, marque la casilla de verificación que dice ‘Incluir comentarios de los documentos seleccionados’ y haga clic en Comparar. Luego haga clic en Abrir cuando la comparación esté lista.

Ventana emergente Comparar documento

Nota: El tiempo de comparación variará según el tamaño del documento. Si se trata de un conjunto de contratos o informes que contienen cientos de páginas, la comparación puede llevar un poco más de tiempo.

Luego, se abrirá un nuevo documento en una pestaña separada que le mostrará las diferencias entre los dos. Además, Google Docs lo guardará automáticamente con el nombre «Comparación de» seguido de los nombres de dos documentos.

Ver la comparación

En el documento comparado, verá que todas las diferencias entre los documentos aparecen como texto resaltado. Para el texto que se ha eliminado del documento, verá tachados de color magenta.

En el panel derecho, podrá ver los cambios y el nombre de la persona que los hizo. Cada cambio aparece como una sugerencia en el documento. Convenientemente, puede optar por aceptar o rechazar esa edición haciendo clic en la marca de verificación o la marca ‘X’ en el panel derecho.

Ver su comparación

Además de eso, también puede ver o agregar comentarios sobre una sugerencia en particular en el panel derecho. Para agregar un comentario, seleccione la sugerencia y el cuadro «Responder o agregar otros con @». Esto es útil para agregar razones para el cambio.

Agregar comentarios sobre sugerencias en Google Docs

Bonificación: Cómo ver el historial de versiones de Google Docs

Además de la función de comparación, Google Docs también tiene una función de «Historial de versiones» similar a la función «Historial de revisiones» en Microsoft Word. Le permite encontrar las versiones anteriores del documento en caso de que desee volver a visitarlas.

A continuación, se explica cómo volver a la versión anterior de un documento.

Paso 1: Abra su documento de Google Docs. Ahora haga clic en la opción Archivo de la barra de menú en la parte superior. Vaya a ‘Historial de versiones’ y luego haga clic en ‘Ver historial de versiones’.

O bien, use el atajo Ctrl + Alt + Shift + H para abrir el historial de versiones rápidamente.

Historial de versiones en Google Docs

Paso 2: En el panel derecho, verá la lista de versiones de documentos disponibles con fecha, hora y el nombre del autor. Puede hacer clic en una versión en particular para verla. Si desea volver a una versión de su elección, haga clic en el ícono de menú de tres puntos y seleccione ‘Restaurar esta versión’ de la lista.

Restaurar una versión en Google Docs

Nuevamente, los cambios entre las versiones se muestran como texto resaltado y tachado. Para eliminarlos, desmarque la casilla ‘Mostrar cambios’. Además, puede cambiar el nombre de una versión haciendo clic en el ícono de menú de tres puntos y seleccionando la opción ‘Nombrar esta versión’ de la lista.

Descubra la diferencia

Si bien puede ver las diferencias entre varias versiones utilizando el historial de versiones, Google Docs va un paso más allá con la capacidad de comparar documentos. Y como la mayoría de las funciones de Google Docs, es bastante sencillo de usar incluso si lo usa por primera vez.

¿Le resultó útil esta función? Si es así, echa un vistazo a estos fantásticos consejos y trucos de Google Docs para usarlo como un profesional.