8 mejores consejos y trucos para manejar mejor los archivos y las carpetas.

Dropbox es una de las plataformas de almacenamiento en la nube más populares, con un fiel seguidor y compite con pesos pesados de la industria como Google y Microsoft. Es alabado por ofrecer una estelar capacidad de gestión de archivos y carpetas. En este post, compartiré algunos consejos y trucos de Dropbox que te ayudarán a administrar mejor los archivos/carpetas.

Otra parte de la administración de archivos y carpetas son los permisos. Le permitirán controlar quién puede acceder a qué archivos/carpetas y cómo. A continuación los trataremos con más detalle.

Comencemos.

1. Cómo borrar archivos en el Dropbox

Simplemente seleccione los archivos/carpetas que desea eliminar y pulse la tecla de eliminación del teclado en Windows y MacOS para eliminarlo.

En el caso del navegador, haga clic en el menú de tres puntos que se encuentra junto al archivo/carpeta que desea borrar y seleccione la opción Borrar. Lo mismo ocurre con las aplicaciones para móviles.

Para eliminar el archivo de forma permanente, haga clic en la opción Archivos eliminados de la barra lateral derecha, seleccione el archivo/carpeta que desea eliminar y haga clic en Eliminar permanentemente a la derecha. Tienes hasta 30 días para restaurar el archivo eliminado, pero ese número depende de tu plan. No puede eliminar archivos de una carpeta compartida que hayan sido añadidos por otra persona.

2. Cómo recuperar archivos borrados en el buzón

Los archivos/carpetas borrados en el Dropbox se mueven al área de archivos borrados, como vimos arriba. Allí hay una opción de búsqueda y filtro para localizar el archivo que está tratando de recuperar a la derecha.

Puedes buscar por fecha, nombre, correo electrónico y carpeta. Selecciona los archivos/carpetas que quieras recuperar y haz clic en el botón Restaurar de la derecha. Estará visible una vez que hayas seleccionado algo.

El plan Profesional ofrece hasta 180 días para restaurar o recuperar archivos eliminados en lugar de los 30 habituales que se obtienen en el plan gratuito.

3. Cómo recuperar archivos borrados, perdidos o restaurados

Dropbox viene con dos características muy importantes. Una es el Rebobinado de Dropbox donde puedes restaurar toda tu cuenta de Dropbox o una carpeta en particular a un estado o punto en el tiempo anterior. Es útil en caso de un ataque de hacking o de rescate.

La segunda característica es el historial de versiones, que registra cada cambio que has hecho en un archivo. Puedes usarlo para restaurar el archivo a como estaba antes de que se hicieran las ediciones. Es útil cuando alguien con acceso al archivo hace algunos cambios que no apruebas.

4. Cómo compartir archivos/enlace en el buzón

Dropbox permite a los usuarios compartir archivos y carpetas con otros, incluso si no tienen una cuenta de Dropbox. Ahí es donde entran los permisos. Pase el cursor sobre el archivo o carpeta que desea compartir y haga clic en el botón Compartir que debería estar visible ahora.

Puedes ver opciones adicionales basadas en las aplicaciones con las que has conectado tu cuenta de Dropbox. Veo Trello (gestión de proyectos) y Slack (comunicación de equipo). Haz clic en Compartir con Dropbox.

Introduce el nombre o el ID de correo electrónico de la persona con la que quieres compartirlo y elige si él/ella también puede ver o editar los documentos. Puede añadir instrucciones o un mensaje justo debajo.

Puedes crear un enlace en la parte inferior de la ventana emergente que puedes compartir a través de las redes sociales o aplicaciones de mensajería. Haz clic en Configuración de enlaces para la configuración de uso compartido de enlaces en Dropbox.

Puede elegir quién puede acceder al archivo, ver o editar también, descargar el archivo (o no), necesitar una contraseña y establecer la fecha de caducidad. Esta última le devolverá automáticamente el acceso al archivo compartido a través del enlace una vez que haya transcurrido el tiempo. Por lo tanto, ya no tendrás que volver a jugar con la configuración ni a dejar de compartir más tarde.

5. Cómo deshacerse de los archivos/carpetas en el buzón

Pase el cursor por encima del archivo/carpeta que quiere des-compartir en Dropbox y haga clic en el botón Compartir. Verás una lista de todos los miembros. Haz clic en el botón de permiso que está al lado del miembro y selecciona Eliminarlo para des-compartirlo con él.

Verá una ventana emergente en la que puede elegir permitir que el miembro continúe usando una copia de la carpeta si lo desea. La sincronización se detendrá inmediatamente, lo que significa que no se compartirá ni se sincronizará ningún contenido nuevo.

6. Cómo ver el tamaño de la carpeta/archivo en el buzón

Haz clic en el icono del menú de tres puntos y selecciona Historial de versiones.

Sí, la información del tamaño del archivo está escondida ahí.

En el caso de las carpetas, seleccione la columna Modificado y ordénela por Tamaño.

Selecciona la carpeta de la que quieres saber el tamaño, haz clic en el icono del menú que aparece al lado para compartir en la barra lateral derecha y selecciona Calcular tamaño.

Puede que no sea la forma más fácil de usar, pero funciona.

7. Cómo descargar archivos/carpetas en el Dropbox

Selecciona el archivo o la carpeta que quieras descargar, haz clic en el icono del menú de la derecha y selecciona Descargar.

Eso es fácil.

8. Cómo activar la sincronización selectiva en el buzón

Dropbox sincronizará todo a través de todos los dispositivos. Esa es la configuración por defecto, pero no todo el mundo quiere que esto suceda. Las razones podrían ser el espacio o la seguridad o cualquier otra cosa. Haz clic con el botón derecho del ratón en el icono de Dropbox en la Bandeja de sistema y selecciona Preferencias bajo el icono de tu perfil.

Haz clic en el botón de sincronización selectiva bajo la pestaña de sincronización.

Ahora puedes elegir las carpetas que quieras sincronizar selectivamente en el siguiente pop-up.

Piensa fuera de la caja

Dropbox es una plataforma de almacenamiento en nube muy robusta con algunas opciones útiles de administración de archivos y carpetas. Puedes manejar fácilmente diferentes aspectos de estos archivos sin tener que preocuparte de perder o comprometer nada. Mientras que la mayoría de las características están disponibles en el plan gratuito, algunas son pagadas y por todas las razones correctas.

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